16.44 Продвинутый уровень: Использование сметы и состав­ление отчетов о показателях работы

2 января открылась новая частная больница на 100 коек, хотя многие старшие менеджеры, включая менеджера прачечной, уже работали на своих должностях до этой даты. Ожидалось, что пер­вые три месяца будут вводным периодом и больница заработает на полную мощность только во втором и последующих кварталах. В мае руководитель прачечной получил отчет от руководства больницы о ее работе в первом квартале, а также пояснения к нему. Ниже представлены копии обоих документов.

6 1 2 Раздел четвертый. Информация для планирования, управления и измерения показателей функционирования

Этот руководитель никогда не видел первоначальной сметы и не был проинформирован о том, что будут составляться кварталь­ные отчеты о работе сотрудников. Но он знал, что именно он отве­чает за деятельность прачечной и делал все возможное, чтобы прачечная работала максимально эффективно. Для него было понятно, что число пациентов будет нарастать постепенно и что ему потребуются только три работника, однако из-за дополнитель­ного объема работы пришлось взять четвертого человека. Этот четвертый, как предполагалось ранее, должен быть нанят в мае, но его пришлось брать уже в феврале.

Rockingham Private Patiens Hospital Ltd

ПАМЯТНАЯ ЗАПИСКА 30 апреля

ДЛЯ: всем руководителям подразделений

ОТ: администрации больницы

Прилагается квартальный отчет работы вашего подразделе­ния. В больнице используется система учета ответственности, и поэтому вы будете получать такие отчеты ежеквартально. Учет ответственности означает, что лично вы отвечаете за расходы вашего подразделения и за то, чтобы они соответствовали смет­ным показателям. В каждом отчете сравниваются фактические расходы по управлению вами подразделением за квартал со сметными показателями за тот же самый период. Разница между фактическими и прогнозными показателями будет показываться для того, чтобы вы могли обратить внимание на них и принять соответствующие меры для возвращения к бюджетным показате­лям. Любое отклонение, превышающее смету на 5%, должно рас­следоваться, а объяснительная записка присылаться мне с причи­нами возникновения указанных отклонений и предложениями по корректирующим действиям.

Отчет о работе прачечной за 3 месяца по			31 марта
	Фактичес-	Сметные	Отклоне-	Отклоне-
	кие пока-	показате-	ние (выше	ние,%
	затели	ли	/ ниже)
Принятые пациенты, дни	8000	6500	(1500)	(23)
Вес обработанного белья, кг	101 170	81250	(19 920)	(24,5)
	(£)	й	(£)
Расходы подразделения:
заработная плата	4125	3450	(675)	(19,5)
вознаграждение руководителя	1490	1495	5	—
Чистящие средства	920	770	(150)	(19,5)
Обогрев и энергия	560	510	(50)	(10)
Амортизация оборудования	250	250	-	-
Начисленные административные расходы	2460	2000	(460)	(23)
Техническое обслуживание обору­дования	10	45	35	7.8
	9815	8520	(1295)	115)

Комментарии: нам необходимо обсудить с вами причины перерасхода по вашему подразделению.

Необходимо выполнить следующее.

А. Подробно высказать мнение о возможном влиянии на по­ведение руководителя прачечной способа подготовки сметы, фор­мы и содержании отчета о деятельности прачечной с учетом по­следних опубликованных результатов по проведенным специали­стами исследованиям в этой области.

Б. Переписать отчет о деятельности прачечной с соответст­вующими пояснениями и составить дополнительную памятную

записку, в которой обосновать, какими могут быть более эффек­тивные средства управления подразделением.