3.5. Применение в малом бизнесе

3.5.1. Практический подход

Из-за отсутствия пользы от работы аналитиков или (во многих случаях) менед­жеров по персоналу, большое количество владельцев малого бизнеса сталкивается с двумя препятствиями при проведении анализа работы и составлении ее описания. Во-первых (они часто концентрируются на других неотложных вопросах), они часто нуждаются в результатах более детального подхода, чем анкетирование. Во-вторых, всегда имеются разумные опасения, что при составлении описания работы они не­осторожно пропустят обязанности, которые должны вменяться подчиненным, или обязанности, соответствующие определенным должностям, которые обычно ассо­циируются с этими должностями. Владельцы малого бизнеса нуждаются в чем-то вроде энциклопедии, содержащей все возможные ситуации, с которыми они могли бы столкнуться, включая детальный список обязанностей, обычно соответствующих этим должностям. Такая “энциклопедия” существует, это—словарь “Наименования Профессий” (Dictionary of Occupational Titles (DOT)), упоминавшийся ранее. Прак­тический подход к анализу работы для малого бизнеса представляет, из себя следующие действия (шаги).

65

66

Данные для подготовки описания работы Название работы Отдел Номер работы Кем написано Сегодняшняя дата Применяемые DOT коды I. Применяемое в словаре наименований профессий (DOT) определение (я): II. Описание работы: (Список наиболее важных или регулярных задач) III. Подотчетен: IV. Контролирует: V. Обязанности по работе: (Кратко опишите каждую обязанность служащего и, если возможно, как служащий выполняет ее. Укажите в круглых скобках в конце каждой обязанности приблизительное время, отпущенное на нее) А. Ежедневные обязанности: Б. Периодически выполняемые обязанности: (Указать еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, и т. д.) В. Обязанности, выполняемые нерегулярно:

Рис. 3.5. Анкета описания работы

Пример названия работы: Клерк по обслуживанию заказчика.

Пример описания работы: Отвечает на вопросы и дает рекомендации заказчикам, отвечает за получение наличных заказчиком по чеку, ведет учет и восстановление потерянных кредитных карточек, рассматривает новые заявления на выдачу кредита, работает по обслуживанию заказчика в универмаге.

Пример одной обязанности служащего: Разрешает получение наличных по чекам; Разре­шает получение наличных от персонала или оплату чеком по платежной ведомости (до ука­занной суммы) заказчиками, желающими расплачиваться чеком. Запрашивает документы, удостоверяющие личность, типа водительских прав, и исследует чек, проверяя дату, сумму, подпись, и индоссамент. Подписывает чек и посылает заказчика к кассиру.

Рис. 3.6. Пример данных для подготовки

66

67

Шаг 1. Решения относительно плана

Разработка по крайней мере основных руководящих принципов плана должна предшествовать составлению структуры организации или описанию работы. Что Вы ожидаете от Вашего дохода в следующем году и в следующие несколько лет? Какой продукции Вы отдаете предпочтение? Какие направления или отделы Вашей ком­пании, по Вашему мнению, должны быть расширены, сокращены или объединены для планируемой Вами работы фирмы в течение следующих нескольких лет? Какие новые должности и, соответственно, специалисты Вам могут понадобиться для вы­полнения Ваших стратегических планов? Вопросы такого типа Вы должны задать перед началом работы.

Шаг 2. Разработайте структуру организации

Вашим следующим шагом должна стать разработка организационной структу­ры Вашей фирмы. Делая это, составьте схему, показывающую, кто подотчетен пре­зиденту и каждому из его подчиненных. Закончите схему, показав, кто подчиняется каждому из менеджеров и наблюдателей фирмы. Сначала составьте схему органи­зации в настоящий момент. Затем, в зависимости от того, на сколь длительный срок Вы планируете, сделайте схему, показывающую, какой Вы хотели бы ее видеть в ближайшем будущем (скажем, через два месяца), и, возможно, две или три другие диаграммы, показывающие, каким Вы видите развитие Вашей организации в течение двух-трех лет.

Шаг 3. Используйте анализ работы/описывающую анкету

Целесообразно использование анкетного опроса, анализирующего работу для того, чтобы определить ее суть. Для сбора данных Вы можете использовать один из полных анкетных опросов. Наиболее простая и вполне удовлетворительная анкета опроса для составления описания представлена на рис. 3.5. Вы можете заполнять анкету на основании заранее затребованных данных, либо попросив Ваших наблю­дателей или самих работников перечислить их обязанности (в нижней части анкеты), выполняемые ежедневно, периодически или нерегулярно. Пример того, как некото­рые из этих обязанностей должны быть описаны наблюдателем и/или служащим, приведен на рисунке 3.6.