3.4.6. Стандарты исполнения

Некоторые описания работ содержат перечень стандартов исполнения. Они представляют собой стандарты, которых служащий, как ожидается, достигает, вы­полняя основные обязанности и неся определенную ответственность.

Создание стандартов — нелегкая задача. Однако большинство менеджеров скоро узнают, что говоря подчиненным “Старайтесь”, Вы не обеспечиваете необхо­димого руководства для достижения наилучшего качества исполнения. Один из пря­мых путей установки стандартов состоит в том, чтобы закончить утверждение: “Я буду полностью удовлетворен Вашей работой, когда...”. Это предложение в закон­ченном виде, за что установлена ответственность, внесенная в описание работы, должно обеспечивать создание стандартов исполнения. Например:

Обязанность: своевременное и безошибочное отправление по почте счетов, подлежащих оплате

1. Все полученные счета будут отправляться по почте в течение того же рабо­чего дня.

2. Все счета, для которых необходимо одобрение менеджеров отдела, будут получены не позже чем на следующий день.

3. Среднее количество ошибок отправления не будет превышать трех в месяц.

4. Отправление бухгалтерских отчетов будет произведено к концу третьего рабочего дня каждого месяца.

Обязанность: соответствие ежедневному производственному календарному плану

1. Рабочая группа производит не меньше 426 единиц продукции за рабочий день.

2. На каждом рабочем месте среднее число отклонений не превышает 2%.

3. При завершении работ среднее число сверхурочных работ не будет превы­шать 5% в неделю.

64

65

3.4.7. Условия труда и окружающая среда

Описание работы будет также включать в себя общие условия труда, соответ­ствующие работе. Они могут включать в себя такие факторы, как уровень шума, опасные условия или высокая температура.

3.4.8. Основные принципы описания работ

Здесь представлены некоторые подсказки для создания Вами описания работы.

Ясность. Описание работы должно отражать этапы работы так хорошо, чтобы все обязанности были ясны.

Указание возможностей. Убедитесь, что указали возможности и характер (при­роду) работы, используя фразы типа “для отдела” или “как требует менеджер”. Вклю­чите все важные отношения.

Определенность. Выберите наиболее определенные слова, чтобы показать:

1) вид работы;

2) степень сложности;

3) требуемые навыки;

4) степень стандартизированности проблемы;

5) степень ответственности рабочего за каждую стадию работы;

6) степень и тип материальной ответственности. Используйте действенные слова типа “анализируют”, “собирают”, “подбира­ют”, “планируют”, “изобретают”, “выводят”, “поставляют”, “передают”, “обслужи­вают”, “поддерживают”, “контролируют” и “рекомендуют”. Работники более низких уровней организации имеют детально расписанные обязанности или задачи, в то время как работники более высокого уровня имеют более обширные обязанности.

Краткость. Точная краткая формулировка обычно лучше всего описывает цель.

Перепроверка. Наконец, чтобы проверить, соответствует ли описание основным требованиям, спросите себя: “Поймет ли новый служащий суть работы, если прочтет ее описание?”