Чрезвычайное планирование

Один из самых игнорируемых управленческих инструментов, имеющих особенно большое применение в управлении сильными системами распределения – это чрезвычайное планирование. Чрезвычайное планирование – это оборонительный инструмент, используемый для защиты от непредсказуемых будущих изменений в требованиях к распределению. Как правило, в чрезвычайном планировании приходится отвечать на вопросы "А что, если…?». Например, что произойдет, если у основного поставщика будет забастовка, или что произойдет, если продукция будет возвращена? Подготовленный управляющий использует чрезвычайное планирование как помощь при принятии решений при возникновении многих чрезвычайных ситуаций с потенциально разрушительными последствиями, которые могут напрямую касаться распределения. Он/она заблаговременно определит необходимые действия при непредвиденных изменениях в требованиях или обстоятельствах. Чрезвычайное планирование отличается от обычного отсутствия планирования или кризисного управления (тушения пожаров), когда план разрабатывается после того, как изменения в требованиях или обстоятельствах произошли. Смысл чрезвычайного планирования в том, чтобы значительно уменьшить период времени, необходимый для воплощения плана действий. Вы ведь не ждете пожара, чтобы начать устанавливать огнетушители на складе. Огнетушители устанавливаются задолго до возможного пожара.

Вот некоторые события, которые могут повлиять на систему распределения:

• Недостаток энергии может повлиять и на складское хранение и на систему транспортировки. О транспортировке говорят больше всего, как о сегменте распределения, страдающем из-за недостатка энергии, но и складское хранение также испытывает это воздействие. В том, что касается транспортировки, как вы будете обеспечивать обслуживание? Предложите ли вы меньше наименований продукции, или будете упаковывать максимально возможными грузами? Недостаток энергии на складе повлияет не только на освещение и отопление, но, возможно, и на оборудование для обработки материалов.

• Забастовки могут происходить в вашей фирме или у ключевого поставщика материалов или обслуживания. Нужно определить цели плана на случай забастовки. Нужно обдумать такие вопросы как защита персонала и собственности; поддержание хороших отношений с заказчиками, общественностью и работниками; и возобновление работы в кратчайшие сроки. Нужно принять решения о том, накапливать ли товарные запасы, передать ли заказы другому предприятию, заключать ли контракт на работу с третьим лицом, увольнять ли временно не участвующих в забастовке работников или продолжать работать с ними, нанимать ли временных работников и т.д.

• Природные катастрофы, такие как лесные пожары, ураганы или наводнения могут привести к таким проблемам как расчистка территории, возобновление операций, восстановление порядка, оплата труда работников во время бедствия и дублирование информации на компьютерах.

• Возврат продукции может дорого стоить и занимать много времени. Важно должным образом организовать его, чтобы минимизировать расходы и минимизировать вред имиджу компании. Нужно рассмотреть такие вопросы как идентификация партий груза, процедуры разделения и возврата товара, юридические обязательства, непредвиденные расходы на продукцию и связи с общественностью.