Точность товарных запасов

Точность товарных запасов – это ключевой показатель того, насколько управляемы или неуправляемы складские операции. Точность товарных запасов "очень важна, потому что качество записей компании о товарных запасах может иметь значительное влияние и на затраты, и на обслуживание потребителей. Производительность сокращается, когда товарные запасы не находятся там, где они должны быть или ожидаемое количество не может быть найдено".⁷

Тема точности товарных запасов является сложной, т.к. есть множество способов измерения точности. Один из обычных методов измерения состоит в сравнении общей стоимости в долларах записей о товарных запасах с общей стоимостью, подсчитанной во время физической инвентаризации. Эта модель, на самом деле, не измеряет точность, потому что излишки и нехватки могут уравновесить друг друга, давая общую приемлемую цифру точности. Вместо этого, точность товарных запасов должна измеряться как процент единиц хранения, у которых фактический подсчет соответствует ожидаемому подсчету. При этом определении соответствия используются небольшие погрешности на основе стоимости изделия.

Любые усилия по повышению точности товарных запасов окажутся тщетными, если нет спланированной программы поддержания установленного уровня точности. Циклический подсчет является наилучшим методом для поддержания точности товарных запасов. Зарекомендовавший себя подход к применению программы циклического подсчета предлагается ниже. Методы управления сокращением товарных запасов предлагаются после циклического подсчета.

Циклический подсчет

Каждый знаком с процессом проведения физической инвентаризации. Раз в год закрываем склад на несколько дней, собираем всех, кто есть в компании, и подсчитываем каждое изделие на складе. Этот процесс был непременным атрибутом, необходимым для бухгалтерского учета затрат и налогообложения. Это больше не так, ведь и цена физической инвентаризации достаточно высока. Прежде всего, склад закрывается, чтобы уровень товарных запасов был статичным во время подсчета. Во-вторых, подсчет часто выполняют неопытные люди. Это может привести к неверному подсчету из-за изменений в упаковке и незнанию продукции. Даже опытный персонал может допускать ошибки из-за продолжительных часов и большого количества пересчитываемых изделий. После завершения подсчетов, они должны быть зарегистрированы и внесены изменения в систему (здесь снова вероятны ошибки и опечатки при вводе через клавиатуру). Не проводится никаких исследований, чтобы определить, почему есть расхождения. Физические инвентаризации могут, на самом деле, стать причиной неточности товарных запасов.

Очевидной альтернативой здесь будет циклический подсчет. "Циклический подсчет – это подсчет небольшого процента товарных запасов на регулярной, циклической основе – это безболезненный способ обеспечения точности товарных запасов. Одно пояснение: цель циклического подсчета состоит не в точности товарных запасов. Цель в том, чтобы выявлять и устранять ошибки; побочным продуктом процесса будет точность товарных запасов".⁸ Раннее обнаружение ошибок позволяет складу приблизиться к 100% точности товарных запасов.

Ключевые моменты успешного применения циклического подсчета:

• Определяем, что подсчитывать.

• Определяем, когда подсчитывать.

• Решаем, кто должен подсчитывать.

• Определяем документацию подсчета.

• Определяем границы допуска при подсчете.

• Определяем текущую ситуацию.

• Внедряем небольшую контрольную группу.

• Внедряем систему полного циклического подсчета.

• Непрерывное совершенствование.