Внедряем небольшую контрольную группу

Для подсчетов, выполненных во время предыдущей фазы, уточняем записи в соответствии с циклическим подсчетом. Причины этих ошибок выявлять очень трудно, поэтому просто изменяем записи о товарных запасах, создавая точный базовый уровень. Это дает сбалансированные товарные запасы с моментом времени, которые будут отправной точкой для будущих сверки и изменений.

Каждое изделие подсчитывается каждую пару недель или, по крайней мере, с достаточно коротким интервалом, обеспечивающим, что только несколько транзакций были выполнены. Благодаря этому, проверяются только недавние записи, чтобы обнаружить причины ошибок.

После каждого подсчета ошибки должны быть исправлены. Во время сверки и изменений определяются расхождения и вносятся уточнения в записи о товарных запасах. Во-первых, сравниваем циклический подсчет с записанным балансом товарных запасов. Если расхождение в рамках указанных допусков, то записи изменяются в соответствии с подсчетом. Если расхождения превышают допуски, то эта ошибка требует дополнительного исследования. Это исследование может включать в себя пересчет, проверку процедур «среза», проверку заказов, приемку и пополнение запасов или исследование любой другой складской деятельности.

Сверка и изменения – это наиболее важный этап. Найденные причины ошибок помогут избежать их в будущем с помощью осведомленности, подготовки и улучшения методов. Когда причины ошибок выявлены и устранены, точность приблизится к 100% в этой тестовой или контрольной группе изделий. Когда 100% точность поддерживается для этой тестовой группы, можно переходить к полномасштабной программе циклического подсчета.

Внедряем систему полного циклического подсчета

Теперь, когда все факторы, имеющие отношение к программе циклического подсчета, определены, пришло время использовать его на полную мощность. На основе планирования, какие изделия подсчитывать и когда, начинаем ежедневный циклический подсчет. Ведем постоянные записи и обеспечиваем наглядное отслеживание с помощью графиков и дисплеев. Система управления складом помогает в обеспечении этого отслеживания и отображении результатов.

Непрерывное совершенствование

Важно акцентировать внимание, что сверка и изменения должны всегда проходить с выявлением и устранением причин расхождения в записях о товарных запасах. Точность товарных запасов должна быть на первом месте для управляющего складом. Циклический подсчет может повышать точность работы склада — непрерывно.

Краткие выводы о циклическом подсчете

Часто задаются вопросы о приемлемости циклического подсчета. Дело в том, что циклический подсчет был разработан из-за частых проблем с точностью ежегодных физических инвентаризаций. Когда циклический подсчет стал широко применяться, аудиторы увидели, что его процедуры обычно значительно лучше традиционной физической инвентаризации. Всегда, когда система циклического подсчета проверяется группой аудиторов, циклический подсчет признается превосходным средством проверки товарных запасов.

Циклический подсчет стал отраслевым стандартом обеспечения точности товарных запасов. Программа по внедрению циклического подсчета – это единственный способ уйти от знания, насколько плохо обстоят дела, и перейти к изменению ситуации к лучшему.