Ведение записей

Один из наиболее важных аспектов отслеживания запасов и управления запасами – это отслеживание информации. Сюда входит отслеживание кода продукции, местонахождения, количества, заказов на покупку, заказов потребителей и т.д. Есть различные уровни отслеживания, которые могут применяться на основе нужд любого конкретного склада. Общая цель – это ведение в реальном времени точных записей обо всех товарных запасах или местах хранения, влияющих на транзакции (торговые операции).

На очень простом уровне, рассмотрим небольшой склад, где мало единиц хранения. Здесь может быть очень легким и действенным ведение записей о товарных запасах и их местонахождении вручную. "Физический" склад (продукция, места хранения и количество) должен всегда соответствовать "бумажному" складу (ведущимся записям). Может использоваться любое количество бланков для отслеживания товарных запасов и мест хранения. В этих записях должна быть информация о месте хранения, коде продукции, описание изделия, данные о дате, отобранных заказах, полученном количестве, перемещенном количестве, балансе места хранения и т.д. На Рис. 34.1 предлагается пример бланка для ведения записей.

Точная ручная система ведения записей требует огромных усилий. Например: высокие ожидаемые результаты, премии за достижения, частый аудит точности записей, использование информации, полученной при аудите, для выявления и устранения любых причин ошибок, создание формальных процедур для ведения записей, подготовка персонала по этим процедурам, стандартизация и упрощение всех бумаг, и информирование персонала о влиянии ошибок.

Если все это кажется слишком сложным, потребляющим слишком много времени и/или если склад крупнее и с большим количеством мест хранения и единиц хранения, то тогда "система" может несколько облегчить эту работу. "Система" – это смутный термин, который может описывать много различных уровней управления или отслеживания.

Ручная или карточная система может быть компьютеризована, и требовать ввода данных в базу данных. Это может помочь благодаря созданию центрального пункта сбора данных и возможности легкого доступа к данным. В этого типа системе будет задержка информации от момента, когда действие произошло до момента, пока данные обновлены в системе. В этой модели также требуется, чтобы данные вводились в систему через клавиатуру, что может привести к неточностям.

Управление запасами может также осуществляться с помощью бесчисленных систем, которые создают и отслеживают закупки, поступление заказов, выполнение заказов, бухгалтерский учет, возвраты и т.д. Эти системы часто называются системами на уровне предприятия. В общем, они не предназначены для управления складскими видами деятельности и не могут даже оказывать какого-либо содействия в сфере отслеживания мест хранения. Эти системы могут отслеживать баланс товарных запасов, как если бы вся продукция размещалась в одном месте хранения (специальное или основное место хранения). Места хранения с излишками не могут систематически отслеживаться, и поэтому может потребоваться какая-нибудь форма отслеживания вручную.

ПРИМЕЧАНИЯ: 1. Одна карточка для каждого места хранения (основное и навалом), занимаемого данным изделием

2. Записи размещены в порядке инвентарных номеров.

3. Новая карточка для места хранения навалом вставляется для каждого нового места хранения.

4. Карточка для места хранения навалом перемещается из папки, когда место хранения становится пустым.

5. Баланс изделия ведется только в записях об основном месте хранения.

Рис. 34.1 Типовой бланк для отслеживания мест хранения вручную

Из-за стремления устранить ручное отслеживание, может применяться система поиска или излишков запасов. Использование одной из этих систем предоставит баланс товарных запасов во всех местах хранения. Это еще один шаг к увеличению управления. С этими системами могут применяться технологии автоматического сбора данных (штрих-коды, сканеры — радиотерминалы и терминалы сбора данных партиями и т.д.). Технологии автоматического сбора данных могут привести складские операции к коммуникациям в реальном времени и обновлению данных о товарных запасах. Эти системы могут быть очень полезными в управлении товарными запасами и обеспечении точности, наряду с сокращением ручной деятельности.

Следующий шаг – это применение системы, которая управляет всеми складскими операциями. Эти системы управления складом значительно отличаются друг от друга по уровню управления. Отслеживание запасов может происходить на основе скорости продаж, объединения похожей продукции и отделения опасной продукции и т.д. Управление товарными запасами может включать в себя отслеживание способов перемещения, циклический подсчет, отслеживание срока годности, отслеживание партий и др. Благодаря системам управления складом, все ведение записей автоматизировано и обновляется в реальном времени. Во многих системах управления складом применяются радиокоммуникационные технологии. Среди преимуществ использования радиотехнологий будут управление запасами в реальном времени, повышение точности товарных запасов, более быстрый отклик на нужды потребителя, сокращение бумаг и повышение производительности.¹

Ключом здесь будет соответствие операций и уровня ведения записей. Всегда, каждая запись должна точно обновляться и поддерживаться. Это единственный способ, чтобы записи использовались и чтобы им доверяли во всех операциях. Точные данные о товарных запасах и местах хранения необходимы в складских операциях, также как данные о поступлении заказов, оплаченных счетах, обслуживании потребителей, продажах, сбыте и почти любой другой функции компании.