Что такое электронный обмен данными?

Есть несколько определений электронного обмена данными, но следующее определение лучше всего подходит нам:

Электронный обмен данными – это электронная передача стандартных структурированных документов между компьютерными приложениями в двух организациях или удаленными объектами одной и той же организации.

Электронная передача необходима для ускорения обмена информацией, чтобы обеспечить ее обновление, соответствие и точность. Стандартные структурированные документы необходимы, чтобы обеспечить одинаковое понимание данных посылающей и принимающей стороной. Данные должны передаваться между компьютерными приложениями; иначе они бесполезны без ввода через клавиатуру. Недостаточно передать информацию с компьютера на компьютер, т.к. если данные не приемлемы для приложения, то они не могут использоваться. Информация должна передаваться между бизнес-приложениями, такими как система заказов и система управления закупкой заказов, или система управления грузоперевозками и система управления складом, иначе вместо компьютерных данных получим факс. Электронный обмен данными, работающий как факс, не даст принимающей стороне никакой экономии, т.к. информацию нужно будет вводить через клавиатуру. Электронный обмен данными используется для передачи информации между двумя организациями или удаленными объектами одной и той же организации. Кроме случаев географического или функционального разделения организации, другие методы могут быть более подходящими, такие как совместное использование ресурсов местной или региональной сети.

В менее строгом определении будет упомянуто, почему организации предпочитают использовать электронный обмен данными; электронный обмен данными – это исключительно быстрый, точный и автоматизированный метод передачи информации между компаниями и их поставщиками и потребителями. Именно скорость, с которой точные данные становятся доступными – это самое значительное преимущество электронного обмена данными; происходит значительное сокращение "временной задержки данных", обычной при бумажных торговых операциях, когда документы ожидают своей очереди для ввода в компьютерную систему.

Почему именно электронный обмен данными?

Воздействие электронного обмена данными на бизнес не является простым, поэтому финансовые последствия от его применения трудно выразить количественно. Большинство организаций, как коммерческих, так и правительственных, чтобы функционировать эффективно, полагаются на:

• Поток продукции или услуг от себя к потребителям (а также от поставщиков к себе),

• Поток денег в организацию и из нее,

• Поток информации.

В то время как необходимость потока продукции и денежных потоков совершенно очевидны, необходимость потока информации понимается не всеми. В современных компаниях, информация – это клей, который объединяет организацию в одно целое. Доступность, распределение и использование своевременной, точной и соответствующей информации – это важнейшие факторы эффективной работы организации. Система управления складом – это механизм для сбора и использования значительных объемов важной информации в сфере товародвижения. Электронный обмен данными – это эффективный механизм по передаче этой информации. На Рис. 30.1 показано воздействие электронного обмена данными на организацию.

Мы видим, что электронный обмен данными является основным механизмом поступления внешних данных в системы операций и планирования, увеличивая конкурентные преимущества компаний.

Многие системы операций и планирования также полагаются на поступление точных и своевременных данных друг от друга, что также косвенно связано с электронным обменом данными. Например, система планирования производственных ресурсов, которой необходимы точные данные о состоянии товарных запасов от системы управления складом. Если товарные запасы хранятся на удаленном объекте или организация управляет товарными запасами на объектах своих клиентов, то эта информация о состоянии товарных запасов может собираться с помощью электронного обмена данными. Чтобы определить, что должно быть изготовлено, системе планирования производственных ресурсов нужно получить информацию о заказах потребителей и их дате доставки. Эта информация может поступать из системы обработки заказов, принимающей заказы на закупку с использованием электронного обмена данными.

Рис. 30.1 Воздействие электронного обмена данными на организацию

Система обработки заказов в реальном времени с помощью электронного обмена данными принимает заказы на закупку, сокращая цикл обработки заказов и обеспечивая точность ввода заказов. Система обработки заказов также полагается на точные данные об имеющихся товарных запасах от системы управления складом. С помощью уведомления о предстоящей доставке или ордера на отгрузку / декларации груза через электронный обмен данными система управления складом определяет имеющиеся и ожидаемые товарные запасы, что позволяет передавать заказы на продукцию, которой сейчас нет в наличии.

Способность получать точную и своевременную информацию дает организации значительные преимущества, многие из них увеличивают ее конкурентные преимущества с помощью сокращения затрат и улучшения обслуживания потребителей. Процесс улучшения обслуживания потребителей при сокращении операционных затрат будет знаком тем, кто изучал общее управление качеством; системы позволяют организации изготавливать и распределять нужную продукцию в нужное время с помощью эффективного планирования на основе информации, получаемой от точного в реальном времени измерения и контроля. Если организация изготавливает нужную продукцию в нужное время, то нет излишков и затраты сокращаются.