15.4 Методы организационного проектирования
Любая организация как объект проектирования сочетает в себе как технологические, экономические, информационные, административные и организационные связи, которые поддаются непосредственному анализу и рациональному проектированию, так и социально-психологические характеристики и отношения её главных элементов - людей с их интересами, потенциальными возможностями и направленным поведением.
Специфика проблемы проектирования организации состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационного проекта по чётко сформулированному, однозначному, математически выраженному критерию оптимальности. Это - многофакторная, многоуровневая, многоцелевая, многоэтапная, многокритериальная, количественно-качественная проблема, решаемая на основе сочетания научных, в том числе формализованных, методов анализа, оценки, моделирования с практическим опытом и субъективной деятельностью её проектировщиков.
Под методом организационного проектирования следует понимать комплекс определенных приемов, основанных на сознательном, целенаправленном применении особой системы логических, технических, математических и других действий, направленных на создание организационного проекта.
Предлагаем рассмотреть методы организационного проектирования с точки зрения их применения на различных этапах процесса оргпроектирования, выделяя при этом три группы:
Методы предпроектного обследования или анализа, к которым относятся анкетирование, метод фотографии «сегодняшнего» дня, качественный анализ, SWOT- и STEEP (PESTE)-анализ, экспертная оценка, метод сравнения, декомпозиции, структуризации целей, нормативный метод, метод логического моделирования, построение и анализ функционально-структурной и информационной модели, метод карты потерь, тестирование и др.
Методы разработки или построения, к которым относятся системный анализ, метод аналогий, организационное моделирование, экономико-математические методы, экспертно-аналитический метод, опытный и функционально-стоимостной анализ, метод сравнительной морфологии, метод «мозговой атаки», метод синектики и др.
Методы внедрения и оценки эффективности, к которым относятся различные административно-командные, экономические, психологические методы, а также метод сравнения, метод расчёта экономической эффективности, стоимостной анализ, метод экспертной оценки и др.
Далее рассмотрим детально наиболее распространённые в отечественной и зарубежной практике методы организационного проектирования ввиду их особой взаимодополняемости.
Метод аналогий. Он заключается в использовании наиболее рациональных организационных форм, элементов, параметров организации, механизмов управления и отношений, которые оправдали себя на предприятиях с аналогичными функциями и такими же производственно-технологическими характеристиками (например, целями производства, типом технологии, размером предприятия, условиями поставки материалов, сбыта продукции и т.д.), как и на проектируемом предприятии. Это наиболее простой метод построения новой организации. При этом важно обоснованно выбрать организации-аналоги и осуществить всесторонний анализ их принципов и закономерностей формирования, особое место уделяя специфики отраслевой деятельности.
Метод аналогий базируется на двух главных составляющих:
Выявление для каждого типа производственно-хозяйственных организаций и для различных отраслей значений и тенденций изменения главных организационных характеристик, которые, исходя из конкретного опыта или научных обоснований, доказывают свою эффективность для определённого набора исходных условий.
Типизация наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношениях морфологических единиц системы управления, а также отдельных должностей в четко определённых условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях с разработкой нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций.
Данный метод был широко распространен в нашей стране при существовании отраслевых министерств, концентрировавших все данные о подведомственных им предприятиях. В настоящее время, в связи с разрывом информационных связей и обострением конкуренции применение подхода базе аналогий более затруднительно, но говорить о его неактуальности ещё рано. С одной стороны, аналоговый метод позволяет разработать организационный проект предприятия при небольших затратах времени и ресурсов. Однако с другой стороны, по нашему мнению, существенный недостаток метода - отсутствие необходимой расчетной базы и большой риск переноса скрытых недостатков организации-аналога на проектируемую.
Тем не менее, метод аналогий является преобладающим при организации какого-либо интернет-бизнеса. Например, популярный формат интернет-магазина сегодня развивается в геометрической прогрессии ввиду многообразия наличия типовых проектов и достаточной простоты их реализации. Структурно-функциональные схемы таких компаний не имеют принципиальных отличий (понятный интернет-сайт, быстрота доставки, варианты способов оплаты и т.д.). Различия могут возникать в зависимости от типа предлагаемой продукции. Так, торговля крупной бытовой техникой обычно требует наличие удалённого склада, в то время как продажу флэш-карт памяти можно осуществлять из офиса (дома) напрямую.
Экспертно-аналитический метод. Он состоит в обследованиях, аналитических изучениях и консультациях квалифицированных специалистов-экспертов, консультантов и опытных управленцев-практиков при составлении организационного проекта с целью выявления специфических особенностей и проблем построения новой организации. Выработанные индивидуальные рекомендации и предложения основаны на количественных оценках эффективности будущих структурных композиций, а также обобщениях передовых тенденций в области организации рационального производства и управления.
Данный метод, являющийся наиболее гибким и всеохватывающим, имеет многообразные формы реализации. К ним относится, например, проведение экспертных опросов для выявления отдельных характеристик построения и функционирования производственно-хозяйственной системы конструируемого предприятия; дальнейшая обработка экспертных оценок статистико-математическими методами (ранговой корреляции, факторного анализа, обработки списков и т.д.). Особое место занимает разработка графических и табличных форм описания организационных схем и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации. К такого рода описаниям относятся, в частности, маршрутная технология выполнения управленческих функций или их этапов, основанная на принципах научной организации труда, а также на прогрессивных методах и технических средствах осуществления управленческих работ и регламентирующая порядок их выполнения.
Этот метод применяется преимущественно для проектирования крупных, наукоёмких и высокотехнологичных предприятий, являющихся «объектами народнохозяйственного значения», в том числе интегрированных корпоративных структур различных отраслей промышленности, на которые не распространяются типовые организационные проекты и решения. Однако при весьма высоком качестве и глубине решения проблем экспертно-аналитический метод отличается большой трудоёмкостью и требует привлечения высококвалифицированных специалистов в конкретной области. Также будущая организация в значительной мере проектируется на основе предыдущего опыта людей, а значит и их субъективных оценок.
Текущим масштабным примером проектирования крупной национально-значимой социально-экономической структуры является инновационный центр «Сколково». Для России такого рода проект является пионерным в своей области. Экспертно-аналитический метод здесь используется в классическом варианте. Ведь для разработки и внедрения будущей концепции иннограда привлекаются ведущие эксперты в самых различных областях науки и бизнеса. Среди таких имён Крэйг Барретт – экс-руководитель корпорации Intel, Петер Лёшер – Президент и Председатель Правления компании «Siemens AG», Дайс Зигфрид – вице-председатель Совета директоров по исследованиям и разработкам компании Bosh (ФРГ), Жорес Алфёров – лауреат Нобелевской премии по физики и др. Синергетический эффект их экспертно-консультативных оценок поможет создать данный проект - благоприятную среду для концентрации интеллектуального капитала, способного генерировать инновации.
Метод организационного моделирования. Он представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных отображений распределения полномочий и ответственности в организации, которые рассматриваются как база построения, анализа и оценки различных вариантов организационных элементов в зависимости от изменений наиболее существенных факторов.
Основной сферой применения данного метода служит проектирование организационной структуры предприятия, построенная модель которой помогает «проигрывать» варианты распределения полномочий между различными должностными лицами и функциональными подразделениями. Метод также позволяет провести количественную оценку организационных свойств и состояний проектируемой организации.
Здесь следует назвать несколько основных типов организационных моделей:
Математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств или же с помощью машинных имитационных языков (например, модели многоступенчатой оптимизации, модели системной, «индустриальной» динамики, модели построения оргструктур на основе косвенных оценок их эффективности и др.). Сложность моделирования и обработки ограничила область использования таких моделей в рамках крупных исследований.
Математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур. Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях (например, регрессионные модели зависимости численности сотрудников от производственно-технологических характеристик организации и т.п.). Недостатком, ограничивающим данные модели, являются принципиальные трудности, возникающие при установлении формальных зависимостей между показателями эффективности производства и параметрами организационной структуры.
Графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие табличные и графические отображения распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей. Они дают возможность анализировать их направленность, характер, причины возникновения, оценивать различные варианты группировки взаимосвязанных видов деятельности в однородные подразделения и т.д. Примерами могут служить «метасхемные» описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями; матрицы распределения полномочий и ответственности; органиграммы процессов принятия решений и др.
Натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных организационных условиях. К ним относятся организационные эксперименты - заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты - искусственно созданные ситуации принятия решений и организационного поведения; управленческие игры - действия практических работников (участников игры), основанные на заранее установленных правилах с оценкой их текущих и долгосрочных последствий, в том числе с помощью компьютерной техники.
Здесь важно отметить, что указанный метод организационного моделирования рассматривает предприятие исключительно как механистическую систему, а организационную структуру - как жесткую конструкцию данной системы и не уделяет внимания субъективному фактору и связям предприятия с внешней средой. Именно эти свойства не позволяют выбрать этот метод как единственное средство решения поставленной задачи проектирования организации с учетом трудно формализуемых факторов человеческого ресурса. Известные модели организационного моделирования в силу многообразия организационно-структурных отношений и недостаточного развития методов моделирования поведения людей, в конечном счете, отображают лишь отдельные стороны организационной системы и не охватывают всех аспектов (административно-управленческого, информационного, поведенческого). Поэтому организационное моделирование должно рассматриваться как один из комплекса методов для поиска и обоснования решений по формированию организационного проекта предприятия.
Сложность метода организационного моделирования доказывается практикой его применения. Топ-менеджеры компаний предпочитают наиболее простые и наглядные инструменты, среди которых ведущую роль занимают различные графоаналитические модели, реже – натурные. Действительно, построение управленческой органиграммы либо описание какого-нибудь бизнес процесса не занимает много времени, а главное ресурсов. Здесь достаточно сочетания экономико-управленческих знаний с опытом в конкретной хозяйственной сфере. Любые же математические модели требует в дополнение специалистов математико-технического характера уверенно разбирающихся в информационных технологиях.
Очевидно, что при создании Государственной корпорации «Росатом» в декабре 2007 г. использовался весь набор средств организационного моделирования. Это связано с супер-сложностью оказываемых услуг, а также квази высокой ценой ошибки, измеримой миллионами человеческих жизней. О месте и роли «Росатома» в структуре атомной отрасли РФ может рассказать простейшая из органиграмм компании, представленная на рис. 15.2:
Рис. 15.2 Структура атомной отрасли России
В настоящее время проектирование организаций всё ещё в значительной мере основано на здравом смысле, интуиции и носит качественный характер. Научный подход к этой области начал развиваться только в самое последнее время. Это связано с участием человека и коллективов людей в процессе управления, с трудностью формализации и анализа многочисленных связей между элементами системы. К сожалению, в области конструирования организаций имеются крупные недостатки. Прежде всего, они связаны с тем, что нет людей, специализирующихся в этой области. Для решения проблем управления компаниями отсутствуют специальные организации, например, научно-исследовательские и проектные институты, занимающиеся разработкой научных основ этой теории.
Трудно оспорить тот факт, что организационное проектирование носит ярко-выраженный прикладной характер. Ведь принципы оргпроектирования становятся ассоциированным продолжением, на практике реализующим действие объективных законов организации. Именно в них отражаются и учитываются основные тенденции формирования, функционирования и развития организации, реализуемые в эффективных средствах реагирования на складывающуюся ситуацию. В целом же, принципы организационного проектирования определяют направление развития организации, позволяют внедрить в неё элементы саморазвития и подстройки, что обеспечивает адаптивность и возможность эволюционной трансформации организации в будущем.
В свою очередь, методы организационного проектирования представляют собой комплексный научно-методический инструментарий, позволяющий качественно и всесторонне подойти к вопросу создания новой организации как экономической системы. Многообразие методов оргпроектирования продиктовано многогранностью организации, представляющей собой «живой» механизм природы. Выбор использования того или иного метода зависит от конкретной задачи, стоящей перед проектировщиком. Для проектирования крупных промышленных предприятий в основном используют качественно-количественные методы, такие как экспертно-аналитический метод и организационное моделирование. Для более мелких организационных форм предпочтительнее использовать качественные методы, такие как метод аналогий, качественный анализ, логическое моделирование и т.п.