3.4 Учет и контроль

Под учетно-аналитическим механизмом следует понимать совокупность функций финансового и управленческого учета, обеспечивающих сбор и обработку данных для получения экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений и осуществления контроля над их выполнением в целях достижения наивысшей эффективности организации. И финансовый и управленческий учет дают возможность оценить результаты выданных управленческих воздействий и перейти к решению задачи контроля.

Различаются эти виды учета прежде всего по тому, для кого они готовят отчетную информацию. Результаты финансового учета, который ведет бухгалтерия, предназначаются прежде всего для внешних по отношению к организации пользователей, таких как налоговая инспекция, банки-кредиторы организации, потенциальные инвесторы. Но если налоговую инспекцию интересуют прежде всего данные о результатах работы предприятия за прошлый временной период, то банк-кредитор заинтересован и в информации о будущих планах предприятия. Его интересуют прежде всего прогнозы деятельности предприятия на тот срок, на который выдан кредит.

Потенциальные инвесторы также заинтересованы в информации о будущей деятельности предприятия, но на больший срок. И прежде, чем они вложат деньги в инвестиционные проекты на рассматриваемом предприятии, они захотят увидеть документы о его прошлой деятельности для оценки риска вложения своих денег.

Правила, сроки представления информации, точность представленной информации финансового учета определены законодательно. На основании федеральных законов составлены многочисленные инструкции и положения, которыми руководствуются бухгалтерские работники.

Управленческий учет, который ведут экономисты, готовит информацию для менеджеров внутри организации. Правила ведения управленческого учета, сроки и объем представляемой руководству информации и форма представления информации определяется распоряжениями руководства предприятия.

Учетные данные составляют информацию, которая идет по каналам обратной связи замкнутого контура управления и дает возможность оценить результаты переданных ранее управляющих воздействий.

При реализации функции контроля управляющий сравнивает результаты учета с ожидаемыми плановыми результатами и принимает решения о том:

• как и по каким показателям следует оценивать результаты работы;

• как часто следует измерять значения этих показателей;

• какие методы и процедуры контроля следует использовать в процессе управления организацией;

• насколько фирма преуспела в достижении поставленных целей;

• какие изменения следует внести в работу фирмы, если выбранная цель не достигнута.

Для проведения сравнения учетных данных с плановыми необходимо, чтобы планирование и учет велись по согласованным системам показателей и с использованием одних и тех же единиц измерения. Руководитель оценивает результаты сравнения и вырабатывает три группы выводов.

В первую группу попадают те выводы, которые могут быть реализованы в ходе выполнения текущего плана с помощью функции "координация". Для получения подобных выводов задача учета должна решаться чаще, чем решается задача планирования.

Во вторую группу выводов попадают те выводы, которые по каким-либо причинам не могут быть учтены в текущем плановом периоде, но которые обязательно будут учтены в следующем цикле решения задач планирования.

Третью группу выводов образуют те выводы, которые не являются очевидными сразу, а проявляются постепенно. Эти выводы в конце концов приводят к выполнению управленческой функции "инновация", или внесение новшеств в структуру организации, используемую технологию производства, структуру и содержание информационного обмена и т.д. Чаще всего инновации реализуются в виде инвестиционных проектов.