10.5 Методы использования информации

Главным условием современного развития компании является информационное обеспечения его деятельности. Создание и описание общей концептуальной модели функционирования компании является удобным и эффективным способом предоставления роли и места информации для последующего анализа. В процессе осуществления производственной деятельности компании используют несколько потоков ресурсов: материальные, энергетические, информационные, управляющие, человеческие и финансовые. Различные виды деятельности компаний порождает, как правило, множество видов необходимой информации. В то же время для целей анализа является целесообразным выделить те виды ресурсных потоков и информации, которые присущи деятельности любого типа компании, независимо от сферы деятельности.

На рис. 10.8 представлена агрегированная структура и взаимосвязи данных ресурсных потоков.

Рис 10.8. Потоки ресурсов компании

Материальные и энергетические потоки представляет собой потоки традиционных ресурсов используемых и перерабатываемых в процессе деятельности компании. Данные потоки является следствием информационного потока. Высокие темпы потребления материальных и энергетических ресурсов в настоящий момент сталкиваются с дефицитом ресурсов, что требует, как отмечалось ранее, инновационного подхода к деятельности компании.

Информационные потоки используются для моделирования, использования, изменения и контроля входных потоков материалов и энергии, а так же в процессе их переработки. Информационные потоки представляют собой сообщения с одинаковыми или схожими свойствами. Как правило, в компании могут существовать несколько информационных потоков, описывающие различные стороны бизнеса и производственных технологий. Управлять информационными потоками можно изменяя направление движения потока, изменяя скорость потока в отношении к другим потокам ресурсов, ограничивая или увеличивая информационное содержание (объем) потока, изменяя путь прохождения информационного потока между получателем и отправителем. Усложнение технологического производства приводит к усложнению сопутствующих процессов обработки и увеличению числа связей. При этом, использование научных знаний, в первую очередь, должны быть направлены на поиск новых возможностей использования энерго- и материалосберегающих технологий при производстве, а так же обеспечения безопасности как при производстве продукции и услуг, так и его использовании конечным пользователем.

Выделяют прямые и обратные связи в информационных потоках в зависимости от источника и приемника сообщений:

• Прямые – направление директивной управленческой информации от менеджера (субъекта управления) к управляемому объекту (деятельность сотрудников компании, внутренние производственные процессы)

• Обратная связь – передача менеджеру отчетной информации о результатах управленческих воздействий.

По источнику происхождения информации выделяют первичную и вторичную информацию. Источником первичной информации является сам объект его создающий. В данном случае первичная информация подвержена минимальным искажениям при получении и последующей ее обработке. В современных социально-экономических отношениях первичная информация встречается довольно редко, и как правило приходится иметь дело со вторичной информацией. Вторичная информация представляет собой уже переработанную и адаптированную информацию и, как правило, уже ориентирована на конкретного получателя. Адресность вторичной информации позволяет повысить ее потребительскую ценность за счет более полного и точного соответствия содержания информации к запросам получателей. Преимуществом вторичной информации так же является то, что их получение, как правило, обходится гораздо меньшими временными и финансовыми затратами, и имеются возможности сравнения полученной информации из различных источников.

По характеру потока выделяют следующую классификацию информации:

• В зависимости от иерархического уровня источника и приемники информации: вертикальный и горизонтальный;

• В зависимости от места нахождения источника: внешний, внутренний;

• В зависимости от направления информационного потока в отношении компании: входной и выходной;

• В зависимости от содержания информации: основной, вспомогательный (дополнительный);

• В зависимости от приоритета информации: критичный (срочный), плановый.

Для осуществления эффективного производства требуется системный подход к анализу влияния вышеуказанных потоков на деятельность компании. Развитие компаний характеризуется увеличением всех используемых потоков и усилением взаимодействия и взаимозависимости между ними. В то же время прирост использования информационных и управленческих потоков является наиболее заметным и определяющим будущие перспективы компании в экономике ограниченных традиционных ресурсов.

Тесная взаимосвязь и взаимообусловленность указанных ресурсных потоков свидетельствует о том, что в инновационной экономике требуется развитые методики и средства, обеспечивающие синхронизацию потоков и четкой организации звеньев производственного процесса. Фактор времени является важнейшим элементом функционирования ресурсных потоков, т.к отношения ресурсных потоков всегда конкретны и соотносятся друг с другом. В отношении времени все события делятся на перспективные, т.к. направленные на будущее в виде планов и целей, и ретроспективные, отражающие уже свершившиеся факты и события в виде отчетов.

Задача синхронизации потоков ресурсов возлагается на средства автоматизации и информационные технологии, которые в последние несколько десятилетий переживают бурный динамичный рост вызванные в первую очередь необходимостью широкомасштабной модернизаций производственных циклов. Производственные процессы характеризуются возрастанием потребностей в информации, обусловленный тем обстоятельством, что развитие и сохранение конкурентных позиций требует все большего количества информации. Отмеченный выше рост интенсивности и объемов потоков ресурсов стимулирует развитие разработки и внедрения средств автоматического контроля. Появился новый термин в развивающихся средствах автоматизации: “экономическая информационная система” определяемая как совокупность информационно-технических и организационных систем объединенных в единую систему, предназначенная для выдачи экономической информации необходимой для осуществления функций управления. Основными функциями экономических информационных систем становятся планирование, учет, оперативное управление и анализ деятельности компании

В модели функционирования и организационных улучшений, названной Догом Энгельбартом ABC-моделью, предлагается следующая классификация функций организации:

• А – операционная деятельность организации, такая как производство продукции и услуг, НИКОР, маркетинг;

• B – Деятельность, направленная на улучшение деятельности А. Примером данной деятельности может быть концепция TQM, внедрение информационных систем;

• С – Деятельность, направленная на улучшение деятельности B. Данная деятельность проявляется в совместной интеллектуальной деятельности.

В данном случае в явном виде отделяется функция “С” от привычной деятельности организации и вводится понятие “коллективного интеллектуального потенциала” как меры эффективности коллективной работы. Термин “коллективный интеллектуальный потенциал (Collective IQ)” определяется исследователем как мера того, как сотрудники компании могут работать над задачей или возможностью (opportunity) коллективно, как быстро и эффективно вырабатываются решения в сложившейся ситуации с использованием коллективных способностей, наличием необходимой информации, знаний, памяти. Многие организации не выделяют С-функцию на системной уровне и ограничиваются решением проблем по мере их поступления.

Таким образом, С-функция организации предложенная Энгельбартом становиться основополагающей по отношению к “A” и “B” функциям и определяет их результаты. В соответствии с организационной функцией информации объясняется смысл улучшения операционной деятельности компании. Процесс развития производства, его усложнение и оптимизации рассматривается как постоянное увеличение цепочки стоимости за счет увеличения информационной и интеллектуальной составляющей в продукте производства. При этом, С-функция может быть объединена на уровне всей организации, так как она как правило оказывать влияние на AB-деятельность в различных областях деятельности организации (рис. 10.9).

Рис 10.9. Среда коллективных улучшений (Network Improvement Communities)

Возникновение потребности в информации, на основе которой возможно выполнение С-функции в модели Энгельбарта и стремление компаний в уменьшении рисков на рынке представляет собой “информационную потребность”. Данная потребность осознается как несоответствие между имеющейся информацией и знаниями и необходимыми для практической деятельности человека. ”³. Можно сказать, что именно активная созидательная и творческая деятельность является причиной возникновения потребности вообще и информационной в частности.

Принято выделять следующие этапы возникновения информационных потребностей:

• Понимание нехватки чего-либо и желание восполнить эту нехватку. Именно удовлетворение потребностей позволяет формировать цели и задачи развития;

• Наличие хотя бы приблизительных (концептуальных) представлений о том, какая информация необходима, на основе которой осуществляется поиск;

• Представления о необходимой информации в свою очередь базируется на имеющихся знаниях и условиях деятельности.

Сотруднику компании в соответствии с особенностями его деятельности и задачами, возложенными на него, как правило, требуется разнообразная информация. При этом состав потребностей так же может видоизменяться в зависимости от текущего состояния и объема доступной информации, от изменения результатов деятельности и их соответствия поставленным целям, от степени взаимосвязи текущей деятельности с другими видами деятельности.