Глава X. Информационные технологии управления
10.1 Информация в системе управления / 10.2 Сбор информации / 10.3 Обработка информации и базы знаний / 10.4 Оценка информации / 10.5 Методы использования информации
10.1 Информация в системе управления
В конце XX века человечество вступило в эпоху новой научно-технической революции, что ознаменовано переходом от индустриальной к постиндустриальной эре, которую часто называют информационной эрой. Отличительной чертой нового общества является уменьшение материального производства, увеличением сектора услуг, качественно возросший объем информации и знаний. Индустриальная эра была построена на принципе заимствования у природы истощаемых сырьевых ресурсов, таких как нефть, газ, руды, древесина и др. Именно отход от политики заимствования к формированию инновационной экономики, основанной на использовании информации и знаний как основных факторов производства, становится основой экономики “не лимитированных ресурсов”. Информационная экономика функционирует вследствие того факта, что теперь нуждается в значительно меньшей величине капитала и ресурсов, чтобы производить новые товары и услуги.
Роль информации именно в постиндустриальной, информационной эре, существенно изменилось. Одним из составляющих данного явления является резкий скачек информационной насыщенности социально-экономической жизни, что в первую очередь связано с развитием информационных технологий хранения и передачи информации. Основой экономических отношений становится информация. Виднейшие философы новой информационной эры отмечают, что “Главное значение имеет уже не мускульная сила и не энергия, а информация”. Информация, как доминирующий фактор, придает экономический смысл классическим факторам производства, таким как труд, земля и капитал.
Результатом развития информационных технологий и все большее использование информации привело к революции в социально-экономических отношениях. Современные отношения стали называть информационными и глобальными. Информационными, т.к. производительность и конкурентоспособность факторов или агентов в этой экономике зависит в первую очередь от их способности генерировать, обрабатывать и эффективно использовать информацию, основанную на знаниях. Глобальными, потому что основные виды экономической деятельности, такие как производство, потребление и циркуляция товаров и услуг, а так же их составляющих, организовано в глобальном масштабе, и не зависят от границ государства и континентов.
Непосредственным объектом управления для менеджеров является информация. В данном контексте под управлением понимается процесс целенаправленной обработки информации в виде сбора, обработки, хранения и использования информации в интересах повышения эффективности функциональной деятельности и развития компании. Менеджеры компании не заняты в непосредственном производственном цикле, т.е. не обрабатывают материалы на станках, не складируют готовые продукты и полуфабрикаты, не занимаются реализаций товаров в магазинах. В крупных компаниях менеджеры даже могут не видеть физически объектов своей деятельности, находясь на значительном географическом удалении от объекта управления.
В данном случае, основой управленческой деятельности менеджеров любого звена является информация, ее получение, переработка и дальнейшая передача следующему уровню менеджмента. Таким образом, сама функция менеджмента, как выработка управленческого решения в условиях сложного многостороннего процесса нацеленного на достижение поставленных стратегических и оперативных целей, требует информационного обеспечения. Эффективная экономическая деятельность компании основанная на использовании и преобразовании имеющейся информации, что в свою очередь является частью общего информационного механизма обеспечения социально-экономических отношений общества.
Определим сам термин “информационного обеспечения”. В соответствии с ГОСТ 2552.0-88 информационное обеспечение управления рассматривается как организация целенаправленных массивов информации и информационных потоков и включает сбор, хранение, обработку, передачу информации и целью анализа полученных результатов подготовки, обоснования и принятия управленческих решений органами управления.
Нет необходимости доказывать, что подготовка и принятие управленческого решения является основной функцией менеджмента. В свою очередь, необходимость принятия решения различного рода практически невозможно без использования библиотек знаний или баз данных, связанных с определенными иерархическими уровнями менеджеров, где четко прослеживается связь между уменьшением доли формализованных алгоритмов и методов принятия решения и повышением должностного уровня лица принимающего решение. Опишем взаимосвязь классических уровней менеджеров (изначально данная модель была предложена Т. Парсонсом) и степени привлечения баз знаний и данных (табл. 10.1).
Таблица 10.1.
Взаимосвязь иерархической структуры менеджмента и типов решений
Иерархические уровни |
Типы проблем |
Типы решений |
Необходимое информационное обеспечение функциональной деятельности |
Высшее руководство (Институциональный уровень) |
Новые, незапланированные, неструктурированные |
Логико-интуитивные |
Необходимость решений неожиданных задач в незапланированных условиях. Требуются новые знания |
Средний уровень (управленческий уровень) |
Главным образом плановые и часто слабо структурированные |
Программируемые и частично программируемые |
Появление неожиданных задач и возможное отсутствие типовых решений. Необходимы алгоритмы и БД |
Нижнее звено (технический уровень) |
Структурированные планами и условиями |
Программируемые |
Выбор типовых решений для ожидаемых задач. Необходимы БД и типовые решения (алгоритмы и методики) |
Результаты данной таблицы для наглядности могут быть представлены на рис. 10.1.
Рис. 10.1. Взаимосвязь типов проблем решений с иерархическими уровнями менеджеров
Для решения определенных типовых, формализованных задач, с ограничительными требованиями, которые повторяются в условиях операционной деятельности, рутины, достаточно наличия необходимых БД, разработанных формализованных алгоритмов, регламентов, моделей и методик. Формализованные методы способствуют оптимизации использующихся ресурсов, избегая возникновения конфликтных ситуаций и переработки, позволяют контролировать исполнение бизнес-процессов, предоставлять для анализа результаты фактической деятельности. В тоже время, выбор наиболее правильного варианта и креативного варианта не всегда может быть осуществлен по формализованным правилам и алгоритмам в случае, если эта новая проблема, с чем чаще сталкиваются руководители, находящиеся в верхних уровнях иерархической управленческой структуры. Именно здесь проявляется активная, творческая деятельность руководителей, деятельность не ограничивающаяся ориентацией на имеющиеся программы действий. Такая деятельность, в отличие от целесообразной деятельности ориентированной на четкие целевые ориентиры, нормы, предполагает целеполагающую деятельность.
Опыт настоящего времени доказывает, при решении впервые возникающих проблем, сотрудник корпорации будет действовать не “по учебнику”. Он должен уметь выносить суждения и принимать сложные оценочные решения, а не механистически выполнять данные сверху распоряжения Он должен уметь свободно ориентироваться среди множества задач и организационных обстоятельств и учиться работать с постоянно меняющимся коллективом”. Организация должна вовремя реагировать на возникшие изменения и характер данной реакции зависит от типа изменения и степени готовности организации к данным изменениям (рис. 10.2).
Рис 10.2. Отношение изменений и формы реакций
Для того чтобы принимать решения в какой-то области деятельности, необходимо, прежде всего, иметь некий накопленный запас знаний в данной области. Знания в выбранной отрасли и требуемые решения весьма разнообразны и изменяются во времени. Однако, не смотря на указанную специфику, общим подходом решения поставленных задач является накопление знания, их структуризация и представление в удобном для анализа виде.
Включение информации в состав факторов производства требует рассмотрения вопросов характерных для классических факторов производства, таких как количество и качество информации, потребности в информации и ее доступность, источники информации, мобильность и старение и пр.
Переход к современной стадии развития, характеризуется нарастающим темпом технических и технологических инноваций. Так сумма человеческих знаний удваивалось к 1900 г. каждые 50 лет, к 1950 каждые 10 лет, к 1970 каждые 5 лет, а после 1990г. каждые 3 года. Для оценки скорости удвоения информации и знаний в настоящее время широко используется закон Мура. Один из основателей компании Intel Г. Мур предположил, что удвоение транзисторов будет происходить каждые два года. Не смотря на то, что закон говорит о количестве транзисторов в интегральных схемах, если предположить, что увеличение количества транзисторов, а следовательно быстродействия, следует за количеством имеющейся информации требующей обработки, то данный закон может быть асимптотически применен и к росту информации и знаний.
Информационная система, как и любая другая система, имеет собственный жизненный цикл, имеющий как период зарождения, развития и устаревания. Любая достоверная информация со временем может стать недостоверной, так как она обладает свойством устаревать (разрушаться), то есть перестаёт отражать истинное положение дел (рис. 10.3).
Рис 10.3. Жизненный цикл информации
В общем случае, информация в системе может устаревать (изменяться) в результате следующих процессов: поступление информации извне; появление новой информации внутри системы в результате внутренних процессов и взаимосвязей; изменение и потеря информации внутри системы. Не случайно была выдвинута гипотеза о полураспаде информации и знаний, позаимствованная из квантовой физики, где под периодом полураспада подразумевается промежуток времени полураспада радиоактивности. При этом информация никогда не становится равной нулю с течением времени, но ее ценностные качества уменьшаются вдвое с течением определенного периода времени.
Знания обладают определенной степенью инерционности. Так если информация может значительно меняться в течение даже одного года, знания могут оставаться неизменными на протяжении ряда лет. Это приводит к решению проблем возникающих из-за процессов старения информации и неравномерного распределения. Становиться целесообразным использование подхода, когда использование баз знаний может сократить затраты на поиск необходимой информации для принятия экономически эффективного управленческого решения (рис. 10.4).
Рис 10.4. Роль баз знаний в повышении экономической эффективности при принятии решения
В данной модели база знаний становится средством накопления, хранения и использования информации, которая будет способствовать принятию эффективных и своевременных решений за счет не накопления необходимой информации, а ее уточнения на определенный момент времени и корректировки необходимой для принятия решения информации.
Следовательно, в процессе сбора, обработки и оценки (анализа) бизнес информации необходимо последовательно учесть все вышеперечисленные тенденции характерные для информации (рис. 10.5).
Рис. 10.5. Основные этапы использования бизнес информации менеджерами