7.2 Содержание управления инновационным процессом

Процесс управления рассматривается как непрерывная и постоянная работа с информационными потоками в виде сбора, обработки, хранения и использования информации. В интересах бизнеса определяющим критерием является своевременная и качественная обработка и использование информации. К числу важнейших характеристик времени принято относить «критическое время» (Ткрит.), «время управления» (Тупр.) и «время действий» (tдейств.), которые находятся в четкой, однозначной, объективной взаимозависимости:

Т_крит. > Т_упр. + t_действ.,

где:

- Т_крит. определяется временем, в пределах которые определенные действия организации (системы) имеют смысл, как фактор конкурентоспособности на рынке (зависит от условий рынка);

- Т_упр. складывается на основании составляющих времени, необходимого на сбор, обработку и использование информации;

- t_действ. –определяется временем реализации принятых решений.

Собственно Т_упр. оценивается на основании суммирования временных затрат органа управления при обработке потоков информации:

Т_упр.= t_сбора1 + t_обр1 + t_реш. + t_{распоряж}.

где: - t_сбора1 - время, затрачиваемое на сбор необходимой информации (1);

- t_обр1 - время обработки собранной информации;

- t_реш -время, затрачиваемое на выработку решений;

- t_{распоряж}. –время доведения принятых решений до исполнителей.

Приведенные зависимости позволяют осуществлять контроль за своевременностью обработки информационных потоков в организации, осуществляющей конкретную функциональную деятельность и обеспечивать управление инновационными процессами.

В силу того, что инновации необходимы как средство развития используемых в управлении технологий, целесообразно в начале анализировать их совместно, а затем отдельно и специально, только управление инновационными процессами.

В теории менеджмента доказано, что важнейшим ресурсом для обеспечения эффективного управления бизнес-деятельностью организации является ее информационный ресурс, который на операционно-технологическом уровне представляет собой «базу данных» (БД), а для решения тактических и стратегических задач в виде «баз знаний» (БЗ).

В теории систем доказано, что каждый иерархический уровень менеджеров призван решать определенный тип задач, для решения которых необходим соответствующий уровень структурированности информации (рис. 7.7).

Рис 7.7. Использование информационного ресурса (БД и БЗ) различными иерархическими уровнями менеджеров

Выявлено и четко определено соотношение информации в базах знаний (БЗ) и базах данных (БД) по границам использования во времени и роли в работе менеджеров различных иерархических уровней (рис.7.8).

Рис. 7.8. Соотношение значимости БД и БЗ для различных иерархических уровней менеджеров

Не случайно базам знаний, их содержанию, порядку и последовательности формирования и использованию в интересах бизнес-деятельности и инновационных процессов уделяется много внимания.

Доказано, что информация, накопленная в базах данных (БД) необходима для поддержания используемых технологий в заданных пределах на протяжении жизненного цикла производимых товаров и предоставляемых услуг, в то время как информация, накапливаемая в базах знаний (БЗ), призвана обеспечивать развитие организации в стратегические сроки за счет опоры на инновационные процессы.

Следовательно, управление инновационными процессами и обеспечение такого рода процессов необходимой информацией является «зоной ответственности» высшего руководства организации, как организаторов инновационной деятельности.

Вся накапливаемая информация призвана обеспечить функциональную деятельность на основе используемых технологий и существующих баз данных (БД), регулярно пополняя и совершенствуя ее (рис. 7.9). А также формировать базы знаний (БЗ), за счет которых возможно расширение зон действий (рынки, товары, технологии, персонал) и развитие организации в ближайшее время и последующие сроки, в первую очередь за счет инновационной деятельности (рис. 7.9). Информация, накапливаемая в БЗ должна позволять формировать и развивать инновационные процессы по всем основным составляющим: социальной, экономической, технико-технологической и управленческим технологиям.

Рис.7.9. Основные группы информации для поддержания БД и формирования БЗ

Естественно, что исходя из характерных особенностей решаемых задач, продолжительности использования и объемов информационных массивов, базы знаний (БЗ), как более емкие и общие, должны включать в себя наиболее структурированную и формализованную информацию баз банных (БЗ), предназначенную для решения конкретных производственно-технологических задач.

Информационные массивы БЗ и БД формируются, хранятся и используются менеджерами всех иерархических уровней организации, как в интересах функциональной деятельности, так и для решения инновационных задач в соответствии с теми «зонами ответственности», которые существуют в организации (табл. 7.3).

Таблица 7.3.

Основные составляющие «зон ответственности» в организации

Иерархические уровни менеджмента	Основные информационные обеспечения инновационной деятельности	Место накопления информации
Высшее руководство	Общая инновационная политика организации по направлениям: -социальные составляющие; -экономика и финансы; -технико-технологические; -управленческие.	БЗ
Среднее звено	Порядок и содержание использования ресурсов. Количественно-качественные показатели использования совершенствования технологий. Участие во внедрении новых технологий, использования и совершенствования принятых. Участие в оценке качества и степени экономической эффективности производимых товаров, предоставляемых услуг и путях их совершенствования. Пути возможного совершенствования процессов управления производством.	БЗ БД
Нижнее звено	Степень эффективности работы на «рабочем месте» («узкие места» мешающие работе). Возможные направления для ликвидации недостатков на «рабочем месте» исполнителей. Возможности по повышению качества производимых товаров и экономии ресурсов (времени, энергетических и др.).	БД
Исполнители	Качественно-количественная оценка производимых товаров и услуг и помехи в работе (технологических процессов) на каждом «рабочем месте». Возможности повышения эффективности работы на «рабочем месте» и экономии ресурсов.

По результатам анализа передового современного опыта инновационной деятельности в организации, можно утверждать, что если общая инновационная политика в организации определяется высшим руководством как средство повышения конкурентоспособности организации на рынке, то инновации по повышению качества товаров и услуг и возможность экономии ресурсов в ходе производственно-технических процессов может и должна стать зоной инициатив исполнителей и нижнего звена менеджеров. Именно на такой подход в инновационной деятельности направлена система кайдзен. В этом случае высшее руководство определяет основные направления инновационных процессов, формируя задачи в виде условия «Что хотим!», исполнители и нижнее звено менеджеров должны обеспечить ответ в виде «Что можем!». Базы знаний организации должны накапливать, содержать и предоставлять инноваторам всю необходимую для обеспечения инновационных процессов информацию (рис. 7.10).

Рис. 7.10. Общее содержание инноваций как результат привлечения к анализу и оценке исполнителей организации

Привлечение исполнителей и менеджеров нижнего звена к анализу состояния текущей функциональной деятельности, с упором на оценку эффективности работы на основных рабочих местах, позволяет подготовить более обоснованные планы инноваций и нацелить их на ликвидацию существующих «узких мест», обеспечивая активизацию сотрудников в области инновационной деятельности.

Наличие общих подходов позволяет сформулировать основное содержание плана инновационной деятельности в организации, уточнить содержание инновационной политики в виде последовательности и содержания основных «шагов» реализации инноваций и обосновать характер действий по управлению инновационными процессами по основным направлениям (социального, экономического и технико-технологического характера), по иерархическим уровням и структурным элементам (подсистемам, подразделениям и группам ) и желательным срокам внедрения инноваций, обеспечивая общественные планы инновационной деятельности. Процесс управления инновациями неотделим от общего процессa управления организацией, поэтому нуждается в поэтапном, последовательном рассмотрении.

Анализируя систему управления, следует учитывать, что ее результативность находится в зависимости от четкости работы в организации с информационными потоками (от сбора и обработки до порядка и содержания принятия необходимых решений и доведения их до исполнителей). Процесс управления принято связывать с понятием «контур управления», включающий «орган управления», «управляемый объект» и каналы «прямой» и «обратной» связи. Система управления, даже ориентируемая по потокам информации и содержание работ по их обработке, становится эффективно работающей, если учитываются основные источники получения достоверной и качественной информации, структура и содержание квалификации и кластеризации ее хранения и порядок использования, с учетом объективно существующих «задержек» по времени в «органах управления» для принятия необходимых решений, а в «управляемых объектах» для их реализации (рис. 7.11).

Рис. 7.11. Основные составляющие системы работы с информацией (система управления) в организации

Информационные потоки, необходимые для своевременного управления функциональной деятельностью и инновационными процессами, поступают в организацию в виде общих потоков от основных источников достоверной информации (рис. 7.11) внешней среды, и уже внутри организации рассматриваются в виде двух параллельных потоков (для обеспечения функциональной деятельности и инновационных процессов).

В бизнес-системах существуют различные подходы к структурированию, распределению и использованию информации.

К числу наиболее известных и широко используемых в европейских бизнес-системах, можно отнести и подход, согласно которому все основные источники информации принято делить на четыре группы: «текст», «фирма», «консультант» и «беседа», способные обеспечить организацию необходимой информацией до 95 %.

В группу информационных источников под общей рубрикой «текст» принято включать публикации в наиболее авторитетных для бизнес-систем изданиях, научно-практического, аналитического характера (например, публикации известных ученых и практиков, наиболее авторитетных бизнес-учебных заведениях, изданиях типа Harvard Business Review, McKinskey, крупнейших транснациональных корпораций и др.)

В группу источников «фирма» принято включать данные официальных отчетов акционерных обществ, подтвержденные авторитетными консалтинговыми и экспертными системами в т.к. ведущих банков, страховых и других авторитетных организаций и систем.

В группу источников «консультант» принято включать информацию, опубликованную в официальных изданиях по отчетам администрации, международных органов, которые можно использовать как косвенные показатели состояния и развития рынков, рыночных ниш, секторов рынков, групп товаров, сырья, материала, состояния трудовых ресурсов, финансов и характера их состояния и развития.

К характерным составляющих группы «беседа» принято относить результаты оценки выставок, ярмарок, салонов, различного рода презентаций по конкретным товарам, перспективам их выхода на рынок (начала производства) и возможным ценам.

Что касается кластеризации, классификации и группировки информации в организации по определенным рубрикам, то чаще всего информацию распределяют на шесть основных групп: законодательство, рынки, ресурсы, технологии, конкуренция и общие тенденции их изменения в различные сроки (ближайшее время, в последующем и в перспективе). Соединив источники информации внешней среды с основными рубриками внутриорганизационного хранения и использования, можно сформировать общую кластерную систему (табл. 7.4).

Таблица 7.4.