Глава III. Функциональные инструменты менеджмента

3.1 Функции управления / 3.2 Выбор цели и планирование / 3.3 Обеспечение выполнения плана / 3.4 Учет и контроль / 3.5 Методы повышения эффективности функций управления

3.1 Функции управления

В современной организации каждый сотрудник является «управляющим», если в силу занимаемой им должности или имеющихся знаний он отвечает за деятельность, которая непосредственно влияет на способность данной организации функционировать и добиваться результатов. Такой человек обязан принимать решения, его деятельность не может сводиться к исполнению приказов. Он должен нести ответственность за свою деятельность. Если он находится при исполнении своих обязанностей, он отвечает за реализацию поставленных целей, качество исполнения заданий и вообще за достижения своей организации.

Большинство руководителей, хотя и не все, являются управляющими. Одновременно многие «не руководители» в современном обществе становятся управляющими.

Есть руководители, которых нельзя назвать управляющими. Они осуществляют «надзор» в прямом смысле слова. Они «руководят» работой других. Но у них нет достаточных знаний и полномочий, чтобы управлять направлением, содержанием и качеством работы. Методика выполнения заданий также остается вне их компетенции.

Назовем «управляющими» тех работников интеллектуального труда, руководителей и отдельных специалистов, которые в силу своего положения или имеющихся знаний должны в ходе своей деятельности принимать решения, оказывающие значительное воздействие на результат работы всей организации. Однако среди работников умственного труда таких немного. Как во всех других, областях, в интеллектуальной деятельности могут иметь место и рутина, и неквалифицированный труд. Тем не менее, такие работники составляют весьма значительную долю занятых умственным трудом

Известно, что даже самый мелкий администратор способен выполнять отдельные функции президента компании или руководителя правительственного учреждения, иными словами, может планировать, организовывать, обобщать, мотивировать и оценивать. Его горизонты могут быть весьма ограниченными, но в пределах своей сферы он выступает как настоящий управляющий.

Таким образом, любое лицо, принимающее управленческое решение, выполняет ту же работу, что и все руководители или администраторы. Масштабы деятельности этого лица могут быть ограниченными. Но он управляющий, даже если занимает самое скромное положение в своей организации и его имя не упоминается во внутреннем телефонном справочнике.

Процесс управления можно представить как циклическую последовательность действий управляющего, которые направлены на разрешение проблем организации. В ходе решения задач управления управляющий выполняет вполне определенный набор функций управления независимо от вида объекта управления.

Функция есть однородный, универсальный и целенаправленный вид воздействия, который может выполнить человек. Функция управления это род трудовой деятельности, обособившийся в результате разделения и специализации управленческого труда.

Функции управления реализуются в ходе осуществления операций управления. Операцией управления называется упорядоченная совокупность связанных взаимными соотношениями действий, направленных на достижение цели.

Основными функциями управления можно назвать следующие:

• Выбор цели управления.

• Составление плана достижения этой цели.

• Организация структуры, которая будет работать по составленному плану для достижения выбранной цели.

• Распорядительство или доведение до каждого элемента организационной структуры той части плана, которую надо выполнить, чтобы вся организация достигла поставленной цели.

• Координация или выработка корректирующих управляющих воздействий в случае отклонения промежуточных результатов предыдущих воздействий от запланированных.

• Учет или определение и фиксация результатов плановых и корректирующих управляющих воздействий.

• Контроль или сравнение результатов учета с ожидаемыми плановыми результатами.

• Инновация или внесение новшеств в объект управления или в систему управления с целью улучшения результата управления.

Выполнение любой функции управления реализуется в виде последовательности процедур принятия решения. Принятие решений всегда сопровождает деятельность руководителя, который вынужден решать возникающие проблемы, чтобы наиболее эффективно достигнуть цели управления организацией.

В состав основных процедур процесса принятия управленческого решения входят:

• Анализ ситуации, сбор и обработка информации.

• Идентификация проблемы, диагностика, установление симптомов.

• Определение критериев выбора.

• Разработка альтернатив.

• Выбор альтернативы.

• Согласование решения, привлечение работников к процессу его принятия.

• Управление реализацией, планирование.

• Контроль и оценка результатов, выявление убывающей эффективности решения и необходимости в его корректировке или принятии нового решения.

Для каждой функциональной подсистемы применяются специфические методы реализации функций управления, одним из которых является системный подход.

Системный подход позволяет анализировать проблемы, возникающие на любом участке работы: в технологической цепочке, складировании, распределении денежных средств и т.д., комплексно и анализировать во взаимосвязи вопросы управления, появляющиеся в разных функциональных подсистемах менеджмента. К примеру, проблемы падения продаж, и следовательно, чистой прибыли, компании, может быть связана как с низким качеством реализуемой продукции (подсистема управления качеством), так и с неправильным хранением, транспортировкой (логистика), а возможно, с низким уровнем обслуживания покупателей (кадры). Выявление реальной причины падения продаж требует системного исследования в одной из функциональной подсистем управления с применением специальных методов. На деле, в реальной ситуации, причин падения продаж бывает сразу несколько. Поэтому в арсенале менеджера, использующего современные методы исследования, должны присутствовать наряду с методами диагностики проблем, разработки антикризисных мер, также и методы планирования, прогнозирования, профилактики негативных тенденций развития.

Методы экономического анализа используются для анализа подсистемы управления финансами, определения уровня риска инвестиционных проектов, выявления слабых мест в хозяйственной деятельности организации. Они занимают значительное место в группе исследовательских приемов для изучения систем управления. Экономические исследования систем управления могут быть проведены на основе финансового анализа, бюджетирования, данных бухучета и аудита.

Финансовый результат подразумевает разность между доходами и расходами, а финансовая проблема – критическое рассогласование между желаемым и реальным финансовым состоянием объекта управления. При исследовании проблем, возникающих в ходе осуществления финансово-хозяйственной деятельности предприятия может применяться модель «издержки-объем-прибыль», коэффициентный анализ, сравнительный анализ проектов, бюджетирование как один из наиболее эффективных инструментов планирования.

Бухгалтерский учет как экономический метод исследования систем управления представляет информацию для экономического и финансового анализа, а аудит обеспечивает достоверность такой информации. Бухгалтерский баланс является основной отчетной и аналитической формой юридического лица. Сравнение балансов на начало и конец отчетного периода позволяет получать важную информацию о системе управления предприятием за отчетный период, предупреждать возможные проблемы в его финансовом состоянии, в т.ч. банкротство. Бухгалтерский баланс получают как результат бухгалтерского учета, который является системным описанием взаимосвязи ряда элементов: активов, обязательств, собственности.

Методы финансового анализа, бюджетирования, бухгалтерского учета и аудита помогают овладеть навыком системного исследования проблемы, осознания тесной взаимосвязи ряда факторов: ресурсного обеспечения, маркетинга, управления персоналом, стратегических подходов к бизнесу.

Сегодня недостаточно только выполнить производственный план, необходимо думать о том, как продать произведенную продукцию, получить прибыль и существовать в подвижной среде бизнеса.

Для анализа риска и определения дальнейших перспектив деятельности организации необходимы экономические исследования систем управления. Для оценки риска можно использовать статистический, экспертный и комбинированный методы. Суть статистического метода заключается в том, что изучается статистика потерь и прибылей предприятия, устанавливается величина и частота получения экономической отдачи и составляется прогноз на будущее.

Под отдачей понимается экономическая рентабельность и эффективность затрат (инвестиций), которая рассчитывается как отношение прибыли к затратам, необходимым для ее получения.

Статистический способ расчета степени риска требует наличия большого массива данных, что является в ряде случаев затруднительным. Экспертный метод может быть дополнен статистическим. Определение риска необходимо для принятия важных инвестиционных решений. Определяя оптимальность того или иного проекта, предприниматель рассматривает во взаимосвязи с другими проектами, с уже налаженными видами деятельности. Если увеличивается отдача по одному проекту (виду деятельности), то отдача по другому может расти или наоборот, уменьшаться. Для измерения взаимосвязи между какими-либо видами деятельности в статистике используется показатель корреляции. Корреляция – это связь между признаками, заключающаяся в изменении средней величины одного из них в зависимости от изменения значения другого. Корреляция может быть положительной или отрицательной. Если среднее значение какого-либо признака изменяется в одном направлении с изменением значения другого признака, говорят о положительной корреляции между ними. Допустим, с ростом доходов от производства процессоров увеличиваются доходы от производства системных плат. Если эти изменения разнонаправлены, то между данными признаками существует отрицательная корреляция.

Преимущество тех или иных исследовательских методов, приемов, используемых в практике менеджмента, определяется возможностью получения управленческого эффекта, преодоления проблем и моделирования оптимального прогноза деятельности организации на перспективу. Например, моделирование успешно используется в стратегическом планировании.