Часть 1. Основы организационного поведения

Таблица 3.1. Четкое изложение: рекомендации и пример

КАК ПИСАТЬ ТАК, ЧТОБЫ БЫЛО ЛЕГКО ЧИТАТЬ

♦ Для того чтобы облегчить задачу читателя, используйте в текстах простые и знакомые всем слова и фразы («улучшить» вместо «повысить качество» и «подобно» вместо «в манере, похожей на ту, которая...»).

♦ Если ваш стиль не предполагает иного, широко используйте личные местоимения, такие как вы и им, которые помогут получателю определить свою связь с сообщением.

♦ Используйте иллюстрации, примеры и диаграммы. Помните, что «один рисунок стоит тысячи слов».

♦ Если вы хотите сделать ваши мысли понятными, пользуйтесь короткими предложениями и абзацами. Избегайте лишних союзов и делите длинные абзацы.

♦ Применяйте активные глаголы, такие как «Менеджер решил...» вместо «Менеджер пришел к выводу, что...».

♦ Используйте только необходимые слова. Например, в предложении «Плохие погодные условия послужили помехой моей поездке» слово условия не является необходимым, а послужили помехой лучше сократить. Скажите просто: «Плохая погода помешала моей поездке».

♦ Четко структурируйте текст. Для того чтобы продемонстрировать, что вы следуете плану, используйте заголовки и подзаголовки, чтобы привлечь внимание читателя к идее, которую вы считаете наиболее важной, применяйте выделения (например, подчеркивание или курсив).

ПРИМЕР

Исходный абзац

Существует определенная вероятность того, что в недалеком будущем деятельность нашей компании несколько расширится. По некоторым оценкам довольно много улучшений могут быть отнесены к некоторым отраслям промышленности и торговли, активность которых с наступлением более теплой погоды возрастает. Другими словами, это будет вызвано в основном сезонными факторами, которые всегда являются общим базисом увеличения и падения национальной экономической деятельности, и хотя мы не отмечаем каких-то положительных сдвигов в основных условиях хозяйственной жизни, общая ситуация в бизнесе все же значительно лучше, чем можно было ожидать по пессимистическим экономическим предсказаниям. В соответствии с обширными материалами, накопленными в Бюро статистики труда, общий уровень безработицы в апреле оказался значительно ниже показателя 4,5 млн человек, достигнутого в течение марта, а отмеченная тенденция снижения заявок на получение пособия по безработице позволяет предположить, что общий уровень национальной безработицы, возможно, несколько ниже 3 млн.

133 слова

Рейтинг читабельности по Р. Флешу: Очень трудно

Переработанный абзац

Картина состояния рынка труда проясняется. Под воздействием сезонных факторов возрастает производство промышленной продукции. В соответствии с оценками Бюро статистики труда уровень безработицы в апреле составит 3 млн человек (в марте — 4,5 млн человек).

33 слова

Рейтинг удобочитаемости по Р. Флешу: Очень просто

Источник: Readingease: The Key to Understanding. Employee Realations

Staff. General Motors Corporation, n. d.

Глава 3. Управление коммуникациями

63

работников, для которых английский является вторым языком, а значит, термины и фразы, которые являются общепринятыми для коренных американцев, могут неправильно восприниматься выходцами из других стран.

Вторым фактором, привлекающим внимание к читабельности, является охватившая политиков, работников образования, журналистов и разработчиков инструкций для пользователей тенденция использования для описания простых вещей понятные исключительно авторам обороты. Например, пробку для ванны называют «гидросиловой бласто-чашей», а в заголовке статьи нас призывают не к «увеличению налогов», а к «контролю за эрозией налогооблагаемой базы». Поскольку основная цель коммуникаций заключается в том, чтобы понимать и быть понятым, необходимо учитывать необходимость адаптации используемых нами слов к уровню получателей.

РИСУНКИ. К коммуникативным символам относятся и рисунки, используемые для пояснения словесных сообщений, — проекты, графики выполнения работ, образцы, схемы, карты, наглядные пособия в программах обучения, масштабные чертежи деталей и т. п. Рисунки могут предоставлять мощное визуальное средство изображения («Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать»), однако для достижения максимальной эффективности они должны сочетаться с тщательно подобранными словами и действиями.

Компания Lake Superior Paper Industries планировала построить современный завод по изготовлению бумаги. В стремлении избежать каких-либо задержек в строительстве технологически сложного и дорогого ($400 млн) объекта было принято решение о сооружении объемной модели производственных помещений со всем их содержимым размером с комнату. Представители компании утверждали, что модель стоимостью $1 млн позволила сэкономить значительно большую сумму, так как проектировщики и строители получили возможность оперативно реагировать на возникающие проблемы.

ДЕЙСТВИЕ (НЕВЕРБАЛЬНОЕ ОБЩЕНИЕ). Третий вид коммуникативных символов —действие, или невербальное общение. Часто человек забывает, что предпринимаемые им действия выступают как средства коммуникаций в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими (рукопожатие и улыбка, увеличение зарплаты или опоздание).

Не забывайте о двух существенных моментах. Отказ от действия — сам по себе важный способ коммуникаций. Менеджер, который равнодушно воспринимает отлично выполненное работником задание или отказывается предоставить обещанные ресурсы, отправляет участнику коммуникации недвусмысленное сообщение. Поскольку мы посылаем сообщения как совершая, так и не совершая действия, практически все наше рабочее время протекает в непрерывных коммуникациях независимо от наших намерений.

Действие «говорит» громче слов, по крайней мере в долгосрочном периоде. Менеджеры, которые утверждают одно, а делают совсем другое, вскоре обнаруживают, что их работники «прислушиваются» главным образом к их делам. Поведение менеджеров — значительно более сильный социальный сигнал, чем их слова. Типичный пример — администратор, на словах отстаивающий высокие моральные принципы, но постоянно нарушающий принятый в компании кодекс поведения. Получающие противоречивые сигналы подчиненные, возможно, будут подражать неэтичным действиям менеджера.

64