442 Как зафиксировать обсуждения? Wie hält man Besprechungen fest?

После деловых совещаний необходима письменная запись их результатов. В этом случае имеются три возможности: рабочая запись для личного пользова­ния (Aktennotiz); обработанная партнерами по перего­ворам запись (Niederschrift), которая ближе к прото­колу, и письменное подтверждение в письме (Brief). Мы рассмотрим все три возможности.

В качестве рабочей записи (Als Aktennotiz).

Записи для личного пользования предпочтительнее в том слу­чае, если хотят зафиксировать вещи, не относящиеся к партнеру или которые не должны быть ему известны. Запись чаще всего делается подробно, когда неясны последующие шаги делового партнера.

Например: Am 4. Juli fand in unserem Sitzungszimmer zwischen den Herrn Mühlhaupt und Schirmer als Vertretern der Firma Sieburg & Söhne und unserem Herrn Sprenger und mir statt. Zweck der Aussprache war die Frage, wie und wann die Ersatzteile zu unsrem Modell HC 4 geliefert werden können. Herr Sprenger wies einleitend auf die Bedeutung hin, die das Modell HC 4 für unsere zukünftige Fertigung habe. Die Nachfrage sei bereits jetzt rege, und der Einlauf der Bestellungen lasse erwarten, daß dieses Modell ein Verkaufsschlager werde. Herr Schirmer machte demgegenüber geltend, daß unser Auftrag zu spät erfolgt sei, als das die Materialbeschaffung noch im Laufe dieses Sommers bewältigt werden könne. Ich könnte ihm nachweisen, daß wir den vereinbarten Bestelltermin nur unbedeutend überschritten hatten und daß die Verzögerung durch Gründe verursacht worden sei, die von uns nicht zu beeinflussen waren. Herr Mühlhaupt fragte, ob wir der Firma Sieburg bei der Materialbeschaffung behilflich sein könnten; eine Empfehlung der Bundesanstalt für Kunststofrorschung, mit der wir eng zusammenarbeiten, könne für die Firma Sieburg wichtig

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werden. Herr Sprenger sagte ihm zu, bei der Bundesanstalt in diesem Sinne anzufragen. Herr Schirmer erwog die Möglichkeit, Ersatzteile unseres alten Modells HB 3 für das neue Modell umzuschleifen. Es wurde vereinbart, dies beschleunigt zu versuchen. Wir hatten den Eindruck, daß die Herren der Firma Sieburg daran interessiert waren, unseren Auftrag so gut wie möglich auszuführen, und daß sie die Schwierigkeiten, die sich ihnen dabei in den Weg stellen, nach Kräften zu überwinden gewillt sind. Grube

Эта рабочая запись обстоятельно передает ход пе­реговоров. Точность подобного рода делает запись достоверным документом, в случае, если возникнут непредвиденные осложнения. Разумеется, она не предназначена для того, чтобы быть переданной партнеру.

В качестве записи (als Niederschrift).

Если партнеры по переговорам хотят сразу же по их окончанию иметь на руках результат, запись ведется иначе; переговоры формулируются кратко, сам ход беседы уступает место ее результатам. Запись может быть осуществлена и в присутствии партнера, и он может сам откорректиро­вать ее формулировки. Тогда запись подписывается со­вместно.

Первый абзац в этом случае (с введением точного названия фирмы и изменения местоимений с 1-го л. на 3-е л. мн. числа) мог бы оставаться неизменным. Последующий текст выглядел бы так: Die Vertreter des Hauses Modellbau GmbH betonten, daß die schon jetzt starke Nachfrage auf eine schleunige Lieferung der Ersatzteile dränge. Es wurde vereinbart, daß vom Hause Modellbau versucht werden solle, die Hilfe der Bundes­anstalt für Kunststofforschung zu gewinnen. Die Firma Sieburg & Sohne wird erproben, ob Ersatzteile des alten Modells HB 3 umgeschliffen werden können. Beide

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Partner waren sich darüber einig, daß die Frage der Ersatzteile auf schnellstem Wege gelöst werden müsse.

Как письмо (als Brief). Если фирма Моделльбау ГмбХ желает закрепить в письме результаты перего­воров, то диктующий сменяет протокольный тон, ва­жен лишь конечный результат; рекомендуется четкая структурная организация, возможно, с нумерацией абзацев, как в следующем примере:

 

Sehr geehrte Herren!

 

Das Ergebnis unserer gestrigen Besprechung mit Ihren Herren Mühlbauer und Schirmer fassen wif hiermit zusammen: 1. Ihre Herren nahmen zur Kenntnis, daß die Ersatzteillieferung für das Modell HC 4 infolge der starken Nachfrage dringend geworden ist. 2. Zur Unterstützung bei der Materialbeschaffung versprachen wir, uns um die Hilfe der Bundesanstalt für Kunststofforschung zu bemühen. 3. In Ihrer Firma soll sofort mit Versuchen begonnen werden, ob Ersatzteile des alten Modells HB 3 umgeschliffen werden können. Nachdem Ihre Herren die Lieferung der Ersatzteile mit allen Mitteln zu beschleunigen versprachen, dürfen wir diese Besprechung als eine gute Etappe unserer Geschäftsbeziehungen ansehen und hoffen, daß Ihre Herren einen gleich günstigen Eindruck mit nach Hause nehmen.

Mit besten Empfehlungen

MODELLBAU GMBH

ppa. Sprenger ppa. Grube