Дублируйте дату и индексы! (Wiederhole Datum und Zeichen!)

B офисе часто много отделов, а в каждом отделе сидит много служащих. Кто-то из них будет разбирать ваше дело. К нему ваше письмо должно по­ступить прямиком. Предположим, у него шифр от­правителя "rk". Отнесемся очень серьезно к шифру отправителя. За ним стоит человек, отвечающий за ваше дело. А ваше письмо заблудится по бюро, если у него не будет условного обозначения.

Или: в каком-нибудь административном управле­нии навалены груды актов. Они отличаются друг от друга только шифром документов. А теперь пред­ставьте себе ваше письмо без номера и резюме, кро­шечное и совершенно беспомощное в этом океане бумаг! Оно безвозвратно затеряется, если только кто-нибудь любезно не почтет за труд откопать его, разы­скивая по исходящим и входящим данным. Если же ни у кого совершенно справедливо на это времени не найдется, оно будет лежать.

Подтверждения вместо утверждений! (Belege statt Behauptungen!)

Лучше всего документы (справки, сви­детельства, квитанции Urkunden, Zeugnisse, Quittungen), которые могут подкрепить ваше дело, от­правлять в копиях, оставляя оригиналы на руках. Ма-

349

ленькая квитанция убедительнее водопада слов. Слова не заменяют документа.

Если же вы, несмотря на это предупреждение, все же отсылаете оригиналы документов, то упомяните их в тексте письма и укажите еще раз дополнения под текстом, поименно и по порядку. Таким образом, не пишите: "Два дополнения", а конкретно:

1. одна квитанция об уплате DM 31,20;

2. один документ в заказном отправлении.

Такие ссылки-приложения в вашей машинописной копии действительны наряду с документом. Бездока­зательные утверждения удлиняют и осложняют пере­писку. Подтверждающие документы сокращают ее. Затем, если при составлении второго письма вы еще помните, о чем шла речь в первом, то в дальнейшем можете и не удержать в памяти. Поэтому все письма по деловым вопросам должны иметь копии. Если вы пишете письмо от руки, то сделайте у себя заметки о его содержании. Если вы отсылаете оригиналы доку­ментов, отправляйте заказное письмо!

Наведите справки, а потом пишите! (Informiere Dich, ehe Du schreibst!) Очень часто письмо оказывается из­лишним после того, как отправитель наведет справки по интересующему его вопросу.

Вам бывает неприятно, а вашему адресату обреме­нительно, когда ему приходится растолковывать вещи, которые вы обязаны знать сами. Вы даже не пред­ставляете, сколько бумаги, времени и нервной энер­гии уходит на разъяснение тому, кто не удосужился просто навести справки по интересующему его вопро­су прежде, чем сесть за письмо.

Но если же вы точно знаете, чего хотите и можете достичь своим письмом, то оно должно быть состав­лено без особых изысков, четко и убедительно.

350

При этом вам следует подстроиться под вкус, образ мыслей и сообразительность вашего клиента! Не раз­дражайте его стремлением навязать свой вкус, свои взгляды. Попытайтесь отыскать для него и себя об­щий фундамент и пойдите, насколько вам позволяет ваше достоинство, навстречу его условиям!

Будьте доброжелательны! (Setze guten Willen voraus!) Только тот, кто неуверен в себе, кому собственная ограниченность мешает реально оценивать происхо­дящее, во всем видит злой умысел и происки, направ­ленные против него.

Своим письмом вы добьетесь большего успеха, ес­ли сначала выскажите предположение, что произошло недоразумение, которое легко устранить. В большин­стве случаев люди не такие скверные, как многие по­лагают. Книга, которую вы заказали, например, вот эта, может придти к вам с восьмью непропечатанны­ми страницами, и все это устроил вам злой дух какой-нибудь целлюлозно-бумажной фабрики. Только ма­шина повинна в этом, а человек не заметил. Отошли­те книгу обратно, сопроводив вежливым письмом и потребуйте экземпляр без дефектов и возмещение расходов по пересылке. Вы незамедлительно получите все с любезными извинениями.

Не забывайте также и о том, что многие слова многозначны, и ваш партнер, вследствие этой много­значности, может неверно понять вас. Более того: в недоразумении можете быть повинны и вы сами!

Пишите лаконично и по существу! (Fasse Dich kurz und bleibe sachlich!) Доброжелательности вашего кор­респондента не способствуют пространные описание того, что ему и без того известно или что не имеет отношения к делу. Автобиографические излияния то­же редко подходят для письма в адрес органов власти.

351

Но главное: не пишите лишнего! (Schreibe nichts Überflüssiges!) То, что вы "приняли к сведению" пись­мо (на которое в данный момент и отвечаете!), по­нятно вашему адресату и без ваших разъяснений. Также напрасно еще раз излагать ему содержание собственного письма: то, что ему следует знать, сооб­щено в резюме! ("Wir entnehmen Ihrem Briefe vom 23.8. gern, daß Sie..."). Вежливость хороша и необходима, но раздражает, когда состоит из пустых фраз. ("Wir sind nunmehr der festen Hoffnung, daß Ihre Bestellung..."; "Stets gern für Sie beschäftigt"; "Es wird uns freuen von Ihnen bei fernerem Bedarf wieder mit einem geschätzten Auftrag beehrt zu werden"). Очень часто переписка вращается вокруг неприятных вещей. Не позволяйте своему раздражению выплескиваться на страницы. Причиной его является предмет письма; само раздра­жение не должно быть участником общения. Помни­те, что слово не воротишь. К тому же здесь может быть повинно (см. выше!) недоразумение! А у партне­ра по переписке уже будет перед глазами ваше выска­зывание, написанное черным по белому. Никогда не торопитесь с ответом. Конечно, вы имеете право ска­зать, что были раздражены. Но вы должны быть хо­зяином своих эмоций. Раздражение способствует не взаимопониманию, а наоборот, отчуждению людей.