Деловойотчет. Der geschäftliche Bericht

Тогда как сообщение передает отдельное событие, отчет имеет дело с взаимосвязанными последствиями процессов. Последние должны быть выстроены соста­вителем в логическую цепочку, которая не обязатель­но должна быть временной последовательностью. Со­ставление отчета требует умственной сосредоточенно­сти. Допускается ли при этом собственное мнение автора - следует рассмотреть в деталях. Но постоянно держите у себя перед глазами "Основные правила для докладчика"!

Отчетныйдоклад. Der Rechenschaftsbericht

Фирмы, административные органы и общества де­лают отчет о своей деятельности за определенный пе­риод. При этом исходят из того, что многочисленные и разносторонние события, произошедшие за отчет­ный период, должны быть сведены воедино и проана­лизированы с единой точки зрения. Статистический материал и цифры вообще, весьма часто используе­мые в подобных докладах, обычно ненаглядны, и принято считать, что сухой и бесформенный стиль -непременный атрибут отчетного доклада, а это со­вершенно неверно! Лучшее средство против этого -стремление к четкому, компактному изложению. Ка­ждое лишнее слово вызовет дополнительный зевок у читателя или слушателя.

424

Личность докладчика не выпячивается на первый план, тем более если он не идентифицируется с от­ветственными лицами организации (в небольших об­ществах годовые отчеты обычно готовятся секретарем, в больших - управляющими или юрисконсультами, но не председателем правления или президентом).

Отчеты административных органов (Behördenberich­te).

В государственных учреждениях и ведомствах усердно культивируется обстоятельно-безличный стиль (см. с. о стилистике писем). Но позитивные ка­чества чиновника - приверженность к порядку и чув­ство долга - могли бы положительно воздействовать на редактирование отчета о деятельности. Представьте себе, будто вы руководитель отдела по персоналу (die Personalabteilung) и все эти годы подаете отчет о дея­тельности своего отдела! Здесь не бывает бланков-шаблонов. Что вы в нем напишете? В начале отметите различные задачи вашего отдела и произведете анализ того, над чем вы и ваши сотрудники были особенно заняты в отчетный период времени. В отчете вы мо­жете систематизировать отдельные пункте по их важ­ности (1) или частотности (И), или же в отчете вы бу­дете исходить из своих сотрудников и их обязанно­стей (III).

Итак:

Personalstand

I. Personalveränderungen im Amt

Personalveränderungen im Amstbereich

Offene Stellen

Lohnbewegung

Urlaubsfragen

Krankheitsfälle und andere Arbeitsausfälle

Vertretungen

Personenstandsveränderungen

425

II. a) Offene Stellen (Personalmangel)

Lohnbewegung (Gewerkschaftswünsche)

Krankheitsfalle (Grippeepidemie)

b) Personalveränderungen;

Personalstand

Personenstandsveränderungen

Vertretungen; Urlaube

III. Referat A: Stellplan

Referat B: Krankheiten, Vertretungen, Urlaube

Referat C: Lohnzahlung

Если отчет строится по I, II или III пунктам, то стиль его остается неизменным. Факты группируются друг с другом и там, где этого требует содержание, оперируют цифрами. Личное мнение составителя вы­сказывается там, где необходима оценка фактического состояния дел. При этом во II-м варианте более при­емлема организация материала с субъективной точки зрения. Вариант III предполагает наиболее четкую организацию и абсолютную безличность изложения. Вариант I колеблется между II и III: в нем не возбра­няются индивидуальные примечания, но не обязыва­ют к ним.