Деловые сообщения - sachberichte

Полнота и напряженность ритма жизни вынуждают нас фиксировать важные события в заметках и докла­дах. Доклады играют важную роль в деловой сфере; не менее важны они и для властей и различных орга­низаций. Речь идет о том, чтобы письменно передать в наиболее краткой и объективной форме фактиче­ское состояние дела.

Основные правила для составителя отчета. - Grundregeln für den Berichterstatter

Доклад и письмо имеют некоторые общие черты. Отдельные "основные правила", действительные для письма, годны и для доклада. Существенное различие заключается в том, что он (за немногими исключе­ниями) адресован не одному адресату, а некоему чис­лу читателей. Решающая для письма психологическая

403

сторона в нем расположена в другом месте: автор от­чета думает о своих многочисленных будущих читате­лях. В первую очередь это зависит от объективности. В этом часто коренится та бесстрастность и холод­ность, которыми отличаются прежде всего доклады фирм, объединений и властей.

Личность автора доклада заслоняется самим мате­риалом. По возможности стилистические особенности в нем нивелируются до такой степени, что по нему невозможно определить авторство: таким образом ис­ключается его влияние на читателя. Нередко для со­ставления подобных докладов, например, в больших коллегиях даже избираются редакционные комитеты, которые письменно формулируют результаты какой-либо конференции или съезда.

Если все обобщить, то можно вывести следующие требования к составителям докладов:

Описывайте только факты! (Schildere nur Tatsachen!)

Уясните себе: должен быть зафиксирован сам ход со­бытия, больше ничего. Поэтому в докладе нет места личным чувствам, взглядам и пристрастиям его соста­вителя.

Внимательно следите! (Beobachte sorgfältig!)

Чтобы выполнить требование относительно точного отраже­ния фактов, составитель отчета должен быть предель­но внимательным. Уже заранее он обязан ориентиро­ваться в материале. Например, тот, кому поручено ре­дактирование протокола, готовится к теме, а также уточняет внешние данные мероприятия - имена участ­ников, их служебные должности и позицию по отно­шению к обсуждаемым вопросам. Кто умеет стено­графировать, имеет преимущества. Но в любом случае во время заседаний ведутся записи. Если что-то мож­но записать только после события, то это делается сразу же, и в первую очередь отмечаются вещи, кото-

404

рые могут вылететь из головы. На ответственных или сложных совещаниях работу над отчетом поручают большей группе лиц.

Делайте черновые записи! (Mache eine Rohschrift!)

Они неизбежны при протоколировании, особенно, если существует протокольная книга (das Protokoll­buch). Но и в других случаях ведется "необработан­ная" запись. Как свидетельствует опыт, первичная за­пись еще содержит несущественные факты и лишние слова. Отчет только тогда можно считать готовым, когда удалены все красивости, излишества.

Обдумывайте цель сообщения! (Überdenke den Zweck des Berichts!)

Практически каждое сообщение пресле­дует определенную цель. Текст должен быть ориенти­рован на эту цель, явно не акцентируя ее. Автор со­общения об инциденте должен учитывать, что с дру­гой стороны тоже последует отчет об этом, а потому должен быть весьма скрупулёзен при изложении фак­тов, потому что возможна разная их интерпретация.

Годовой отчет какого-нибудь общества (клуба) обя­зан предоставить его членам обзор деятельности; по­этому составитель отчета должен наметить основные линии. Кроме того, он обязан умеренно отметить за­слуги определенных членов и руководителей, общест­ва наметить перспективы деятельности. Подобные ас­пекты характерны и для других видов деловых отче­тов.