Служебныйпротокол. Das dienstliche Protokoll

Запись служебного или делового совещания может быть сделана короче вышепреведенного. Она может быть сокращена до заголовков предмета и результатов совещания:

 

Sitzung des Ausgleichamtes

 

Zeit: Donnerstag, den 25.Mai 1964, 17.15 Uhr.

Anwesend: der Leiter des Amtes und alle Abteilungsleiter

Ort: Sitzungszimmer des Amtes

1. Unterrichtung über die Ausführungsbestimmungen zur 4. Novelle zum Lastenausgleichgesetz.

2. Bekanntgabe der neuen Dienststunden und der Stunden für den Publikumsverkehr.

3. Besprechung der im April eingelaufenen Anträge:

Antrag Meier - abgelehnt,

Antrag Heidrek - vertagt,

alle anderen Anträge (Bertram, Chiemke, Ebeling, Futterer,

Gieseke, Holder, Mannheimer, Opel, Pfannkuch, Simrock,

Tielicke, Dorn) - genehmigt.

4. Aussprache über den am 18. Mai in der "Landeszeitung" erschienen Leserbrief. Kein Beschluß.

438

5. Bericht des Leiters der Hauptkasse. Schluß der Sitzung: 19.25 Uhr.

В данном протоколе, несмотря на то, что он чрез­вычайно краток, отражены все необходимые положе­ния. Композиционная организация в соответствии с обсуждаемыми положениями разумна. Разумно также и решения, принятые по выдвинутым предложениям, зафиксировать вместе с именами ораторов, их выдви­нувшим. Письменно поданные предложения присово­купляются к записи; темы устных предложений упо­минаются в протоколе в нескольких словах. - Если показательная холодность, бесстрастность находит выражение в простоте стиля, то претензии админист­ративной власти справедливы; их не в чем упрекнуть.

Служебная записка. Aktennotiz

Служебная записка - краткая пометка для служеб­ного пользования внутри фирмы или государствен­ного учреждения. Для нее не существует определен­ных строгих формальных признаков, поскольку неко­торые протокольные записи могут быть произведены на маленьких листочках, на полях или обороте писем и чаще всего от руки. Кроме того, стоит придержи­ваться той формы, какую требует данный материал.

Мы различаем собственно протокольную запись -запись для внутреннего пользования (interne Notiz), и краткую запись, распоряжение или сообщение, с по­мощью которых решаются внутриведомственные во­просы фирмы или административного учреждения -внутрислужебные сообщения (Hausmitteilung).

Записи для внутреннего пользования- Die interne Notiz

На современном предприятии постоянно возникает необходимость письменно зафиксировать устную дого-

439

воренность, которая может оказаться весьма важной в будущем как для собственно производственной сферы, так и для себя лично. Подобные записки прежде всего необходимы как опора для памяти. Важные телефон­ные звонки, устные договоренности с коллегами, до­словная запись беседы, ход встречи - все это повод для записывания. Конечно, неразумно фиксировать любую безделицу - это приводит лишь к размыванию доку­ментации и препятствует ее просматриваемости, к че­му, собственно, все и направлено. Ценность записи для внутреннего пользования заключается в степени ее точности. Это критерий действенности и надежности сведений.

Записи телефонных звонков (Notize über Telefonate).

Если какой-то вопрос решен по телефону, иногда не­обходимо разговор зафиксировать письменно. Это от­носится также и к тем случаям, когда лицо, которому звонят, отсутствует или не может подойти к телефону, а информация передана важная:

Zur Akte Reuther und Со.

Am 6. Oktober gegen 15.30 Uhr rief mich Herr Reuther an, um seinen Brief vom 4. zu berichtigen. Demzufolge wird nicht am 7., sondern schon am 4. November in den frühen Morgenstunden verladen. Herr Reuther wird dies noch schriftlich bestätigen.

Müller

В нашем примере сообщается о договоренности. Важны здесь три момента: а) звонивший; б) время сообщения; в) информация.

Уместно также поставить вопрос: имел ли звонив­ший право передать сообщение? В вышеприведенном случае это подтверждается тем, что говорил владелец предприятия- партнера.