Личные письма, адресованные фирмам или ор­ганам власти - Persönliche Briefe an Firmen und Behörden

В свое время наши учителя приложили немало сил, чтобы втолковать нам, как композиционно выстраи­вается, формулируется сочинение. Это требует чет­кого и логического мышления, но того, кто закончил школу, уже не заставляют писать сочинений. При этом требуют от него писем. Когда он пишет друзьям и знакомым, это еще полбеды, тут он может писать, как Бог на душу положит. Но вот в один прекрасный день ему требуется направить письмо властям, и, бес­помощный, сидит он перед белым листом почтовой бумаги. Он и не представляет, с чего начать.

Если вы не коммерсант, то могли пропустить главу "Коммерческие письма". Тем не менее прочитайте раздел о стиле коммерческого письма.

346

Каждый из нас время от времени получает письма от коммерсантов или чиновников. Они словно гово­рят на своем собственном языке и нам, как людям вежливым, хочется отвечать им в том же стиле. Как вежливому человеку? Нет, потому что считается, что они понимают этот язык лучше всего. И так распро­страняется инфекция. Если вы в предыдущей главе внимательно прочли противопоставления хороших и неудачных коммерческих писем, у вас должен быть почти привит иммунитет против подобных языковых заражений. Коммерческий стиль настоятельно нужда­ется в очистительном душе, потому что он покрыт пылью многих столетий.

Попробуйте начать письмо нетрадиционно! Даже когда вы направляете письмо людям, "прикованным" к чиновничьему столу. Естественный стиль и для них не пропадет даром.

Десять советов

Изложенные десять основных правил для состави­теля писем действительны для всех писем, включая даже любовные. Здесь же мы хотели бы дать вам де­сять советов специально для частной переписки в де­ловой сфере. Очень часто выясняется, что частное лицо имеет туманное представление об огромном ап­парате органов власти или какой-нибудь международ­ной фирмы. Вы даже не догадываетесь, что там дале­ко не каждый знает, кто именно скрывается за нераз­борчивой подписью на листке бумаги без каких-либо реквизитов отправителя. Вы наивно полагаете, что любой служащий обязан без промедления определить, какого вопроса касается ваше письмо и какой дело­производитель ждет не дождется вашего письма. Но также как вы подстраиваетесь под получателя вашего частного письма, точно также вам следует и учиты­вать особенности какого-либо государственного учре-

347

ждения или фирмы, если вы желаете быстро добиться с помощью переписки желаемой цели.

Вы быстрее придете к цели и облегчите вашему партнеру по переписке работу - того требует правила вежливости - если вы будете придерживаться следую­щих десяти советов.

Не отправляйте писем без обратного адреса! (Keine Briefbogen ohne Adresse!)

B частной переписке часто удовольствуются тем, что указывают обратный адрес только на конверте. Здесь он хорошо различим для почтового работника, чтобы тот имел возможность отправить его обратно, если адресат выбыл или не бо­лее там не проживает. Но письмо пришло, и конверт выполнил свою задачу. Он перекочевывает в корзину для мусора. А что происходит в органе власти или фирме с письмом, в котором не указан обратный ад­рес? Ничего! Или необходимы криминалистические способности, чтобы разыскать, кто же написал данное письмо. А это требует время и усилия. Вы же тщетно продолжаете ждать ответа и даже не подозреваете, что имеете ввиду самого себя, когда клянете на чем свет стоит разгильдяев. Итак, указывайте адрес не только на конверте, но и на листе своего письма!

К адресу также относятся членский номер (die Mitgliedsnummer) если вы являетесь членом страхо­вого общества, номер счета местного банка (die Verrechnungsstelle), клуба или общества книголюбов, ваш налоговый номер (die Steuernummer), если вы пишете в финансовое управление или ваш номер сче­та клиента (die Kundenummer), если вы являетесь кли­ентом предприятия посылторга (das Versandhaus) или крупного универсального магазина (das Grosskaufhaus). Что же произойдет, если вы не укаже­те эти данные?

348

Крупные предприятия используют электронную аппаратуру. Электронный автомат не сможет начать свою работу по вашему имени. Для него вы всего лишь номер, и если вы его не назовете, вы для аппа­рата не существуете. Ваше письмо отправится в кар­тотеку поиска. Там прилежные люди, которые разы­щут ваш номер по алфавитному каталогу. Хотя они и прилежные, но не настолько проворные, как элек­тронная аппаратура. Следствие: обработка вашего письма затянется.