Инспекционныйотчет. Der Erfahrungsbericht

В то время как рассмотренные выше отчеты вклю­чали в себя фактический материал о больших группах людей, об организации или определенном процессе, инспекционный отчет содержит события, с которыми сталкивалось или за которые несет ответственность одно лицо - как правило, составитель отчета. Помимо того, в отчетном докладе редко делаются выводы из собранных фактов; в инспекционном отчете это пра­вило. Правда, воспроизведение фактической стороны наблюдений и собственное мнение по их поводу должны быть разграничены. Рекомендуется начинать с перечисления фактов и уже в заключении приво­дить сделанные докладчиком выводы. Адресат ин­спекционного отчета должен сделать свои выводы сам, поэтому составителю следует сохранять сдержан­ность; его личность в самом отчете остается на заднем плане. Соответственно этому язык отчета должен быть простым и избегать оценочных слов.

430

Вот как может выглядеть инспекционный отчет ру­ководящего сотрудника о служебной командировке:

 

Bericht über die Dienstreise vom 8. bis 11. April 1964

 

Zweck: Besuch der Niederlassungen in Hamburg, Lüneburg, Celle und Hannover; Prüfung der Warenbestände (Untersuchung von Absatz und Nachfrage).

 

Hamburg (8.4. bis 9.4., 12 Uhr): Die Eindrücke waren erfreulich. Unsere Niederlassung hat sich gut eingeführt. Die Geschäftsräume liegen günstig. Das Betriebsklima wirkte angenehm. Der Absatz steigt von Woche zu Woche; schon zum 1. Juli muß das Lager vergrößert werden. Es empfiehlt sich, zu diesem Zeitpunkt das Personal zu vermehren; es dürfen zwei neue Kräfte benötigt werden, je eine für Lager und Buchhaltung.

Lüneburg (9.4., ab 14.30 Uhr): Die Niederlassung hat es schwer. Die Verhältnisse in dieser Stadt, die vom benachbarten Hamburg wirtschaftlich abhängig ist, sind offensichtlich Unternehmungen wie der unsrigen nicht günstig. Obwohl Herr Kolwer rege und umsichtig ist, sinkt der Umsatz. Es muß erwogen werden, diese Niederlage zurückzuziehen und mit einer anderen zu verbinden.

Celle (10.14., 8 bis 11.30 Uhr): Die Stadt ist zwar kleiner als Lüneburg, besitzt aber ein Hinterland, das für unsere Waren einen guten und sicheren Markt darstellt. Unser Herr Bremer beherrscht ihn souverän. Celle konnte, falls die Lüneburger Niederlassung aufgegeben werden sollte, deren Aufgaben übernehmen; dazu wäre aber ein vorsichtiger Umbau hier, ein langsamer Abbau dort die Voraussetzung. Ich könnte, falls dies erwünscht ist, einen Plan für eine solche Umstellung ausarbeiten.

Hannover (10.4., 16 Uhr bis 11.4., 12 Uhr): Die Niederlassung hat mit einer starken Konkurrenz am Ort zu kämpfen (Wehmeyer & Sohne; Hallbrand; Obermüller &

431

Co.), gegen die sie sich noch nicht endgültig durchgesetzt hat. Das Geschäft ist eher leicht rückläufig als beständig, doch ist der Absatz unserer verschiedenen Modelle ungleichmäßig (A mittelgut, B schlecht, С leicht rückläufig, D dagegen stetig ansteigend, gut bis sehr gut). Es muß geprüft werden, ob eine günstigere Standortwahl, mehr im Stadtinnem, zu besseren Ergebnissen führen konnte. Unser Herr Müller, der Leiter der Niederlage, ist bemüht, allen Ansprüchen zu genügen; er ist aber überarbeitet und manchmal zu nervös, um immer den rechten Ton zu treffen. Der Personalbestand sollte zunächst gehalten werden. Ich empfehle, unser Modell B aus Hannover zurückzuziehen; Herr Müller könnte dann die Werbung für A und D verstärken.

Zusammenfassung: Die Reise hat mir gezeigt, daß persöhnliche Gespräche mit den Herren unserer Niederlassungen mehr ausrichten als die bisher üblichen Wochenendsitzungen. In vielen Einzelfällen konnte ich die Angestellten bei der Arbeit beraten. Man sollte derartige Besuche regelmäßig wiederholen; sie festigen die Verbindung zwischen dem Stammhaus und seinen Niederlassungen und können die Wünsche beider Partner eingehender als bisher zur Sprache bringen und klären. Außerdem sind sie billiger.

 

Доклад имеет четкий план. Графический облик диктует диспозицию. Для лучшей обзорности вынесе­ны тематические заголовки (здесь: названия городов). Отчет при всей его скрупулезности составлен лако­нично. Детали и частности, не интересующие читате­ля, убраны, личные замечания добавлены лишь там, где читатель ожидает оценки докладчика. Предложе­ния ни коротки, ни многословны; они поддаются обозрению. Автор инспекционного отчета сдержан, но не обезличен; он появляется из тени, как только в этом возникает необходимость. Суждения его опреде-

432

ленны, но при этом без ложной скромности или пре­тензий; он не боится там, где считает это необходи­мым, использовать слово "müssen". Но он оставляет на усмотрение руководства фирмы решение вопросов, на которые он не был уполномочен (тогда автор говорит о "erwägen" и "empfehlen", употребляет формы сослага­тельного наклонения). Такой инспекционный отчет по праву заключает "Ergebnis", который, правда, не повторяет того, что было в нем уже сказано.

ПРОТОКОЛ. Das Protokoll

Протокол - это обобщенная запись заседания, док­лада или обсуждения. Для ведения протокола необхо­дима определенная тренировка, поскольку из устной речи нужно выбрать и записать самое существенное. Так как протоколы в основном необходимы во время заседаний, на повестке дня которых, как правило, стоят профессиональные или узко специальные во­просы, протоколист обязан владеть в общих чертах обсуждаемым материалом. Само собой разумеется, что он обязан знать по именам и всех выступающих.

Некоторые основные правила. Einige Grundregeln

Поскольку выявление сути какой-либо проблемы является важнейшей и сложнейшей задачей ведущего протокол, здесь следует привести несколько указаний, с помощью которых можно будет легче добиться этой цели:

Указывайте точные данные! Genaue Daten feststellen!

В протоколе должны быть точно отражены место, нача­ло и конец заседания (собрания, доклада). Указывается по меньшей мере общее количество участников; на соб­раниях обществ по рядам пускаются листки для фикси­рования присутствующих, за которыми, однако, следует проследить, чтобы они у кого-нибудь не застряли. При

433

протоколировании доклада вполне достаточно указать число присутствующих.

Самое важное фиксируйте дословно! (Wichtiges im Wortlaut festhalten!)

Заявления и решения записывают­ся дословно. Заявления обычно дословно передаются лицами, сделавшими его, так что их внесение в про­токол не вызывает трудностей.

Добывайте текст доклада! (Vortragstexte erbitten!)

Если во время собрания предполагаются длительные выступления в форме рефератов или сообщений, ра­зумно попросить автора предоставить краткое изложе­ние или их резюме. Можно привести даже количество строк, указанных для этого в записи и затем внести в протокол только то, что докладчик считает важным. При длительных заседаниях принято прилагать к отче­там о заседании краткие тексты рефератов, составлен­ные докладчиками.

Выявляйте самое существенное! (Das Wesentliche herausschälen!)

Только в конце мероприятия представ­ляется возможным определить, где находятся наи­высшие точки, а что лежит на периферии. Во время доклада оратором часто выделяются принципиальные идеи; они должны быть зафиксированы. Если разво­рачивается дискуссия, то следует называть только тех ораторов, которые внесли нечто новое в спорный во­прос. Если же это констатация или повторение уже сказанного, то имя оратора может быть присовокуп­лено к предшествующему пункту (нечто наподобие: "Im ähnlichen Sinne äußerte sich Herr..."). Если при об­мене мнениями возникают важные вопросы, их сле­дует сразу же занести в протокол; ответ, который должен быть дан не докладчиком, тоже не следует опускать, при необходимости упомянув имя ответив­шего.

434

Тот, кто желает набить руку в этой отнюдь не про­стой задаче отбора и отбраковки, пусть достанет отпе­чатанный доклад или сочинение, пройдется по нему с карандашом в руках и отметит важнейшие места. Чтобы проверить плоды своего труда, можно набро­ски протокола показать другу или кому-нибудь из родственников, чтобы определить, смогут ли те по ним восстановить содержание.