Тема 13. Розвиток особистого менеджменту

переключанні з однкт тематики на іншу нерідко допускаються помилки, які не піддаються обліку при аналізі використання часу.

Критерій "Самостійність чи чужа воля ?" Чужа воля це діяльність нав'язана кимось іншим, але яку необхідно виконати. Діяльність, яка визначається чужою волею, не вписується в персональний ритм індивідума і не забезпечує необхідного рівня зацікавленості. "Чужа воля", що сприймається в цьому розумінні, є для працівника чимось неприємним. Індивід вважає, що повинен був би робити щось зовсім інше, шо ці справи не відносяться до сфери його компетенції.

Нав'язані роботи бувають двох видів:

1. Реально пав 'язані із зовні.

2. Уявні, інакшими словами, "власного виготовлення". .

Реальна чужа воля - нав'язана робота визначається навколишнім серадовищем і з нею важко боротися.

Що ж до уявної чужої волі, то мова йде про роботи, що були не так вже й термінові, або просто неприємні, потім перейшли в розряд нав'язаних після того. як всі терміни пройшли і нас вже почали заставляти до дії.

Приклад: начальник доручає нам зробити що-небудь. Ми нічого не робимо і чекаємо до тих пір, поки він не «становить точних термінів виконання.

Нав'язаних рооіг "власного виготовлення" можна уникнути завдяки превентивним заходам. Можливість завдання керівництва, вимог коле/ і співробітників передбачаються наперед і можуть бути включені в календарний план.

Хронометражі підтверджують, що роботи, які відповідають критерію "чужа воля" складають 25% часу працівника, а з тих 25% - половина "власного виготовлення".

Якщо в працівника роботи з критерієм "чужа воля" займає 50% робочого часу, то це ставить працівника в повну залежність від оточення.

Критерій "Раціональний розподіл часу протягом робочого дня". Уявімо, що керівник відділу збуту намагається скласти звіт про ситуацію на ринку і накреслити план на квартал. Почавши роботу, він виявляє, що втрачає дуже багато часу ще на підготовчому етапі. Якщо йому вдається вияснити, який час дня найбільш сприятливий для складання звіту, робота, поза всілякими сумнівами, прискориться, а, можливо, і буде виконана якісніше. Крім того, знизиться втома. З наведеного прикладу видно, що результат роботи залежить також від вміння правильно використати час. Можна виділити кількісний і якісний розподіл часу. Якісний базується на врахуванні відмінностей у продуктивності різних індивідів в залежності від того, на який час дня припадає конкретна робота.

В межах персонального розподілу часу однакові за тривалістю проміжки часу виявляються нерідко нерівними: одна година роботи рано вранці може виявитись набагато продуктивнішою, ніж година роботи після обіду. Таке нестандартне сприйняття часу лежить в основі наступних міркувань.

Реальний час не повинен прирівнюватись виключно до часу, який вимірюється стрілками годинника. Раціональний розподіл часу полегшується використанням графіка продуктивності пращ. Крива на трафіку показує зміни

260

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

продук і ивності праці протягом дня.

Рівні продую ивності:

/// - найвища продуктивність = найважчі роботи

II - середній рівень = звичайні роботи

І - період інертності = легкі роботи. Важливо встановити для кожного менеджера індивідуальний графік продуктивності праці. Важливим наступним ег апом є підбір робі і. що відповідали 6 конкретним годинам денної продукгивності менеджера. Годинам найвищої продуктивності повинні відповідати ^-найважчі роботи; і відповідно, середньому рівню О звичайні роботи: а періоду інертності О легкі роботи.

а

і-о

-г Ш

н

о о.

с

1 2 3 4 5 6 7 8 9 І0 11 12 13

Години роботи Рис. 13.2. Крива денної продуктивності (загальний вигляд)

При аналізі використання часу необхідно звернути увагу на значущість робіт: виділити найбільш важливі і незначні. Далі необхідно відповісти на питання: скільки часу менеджер витрачає на окремі види робіт в залежності від значущості. Зміну балансу часу на користь важливих справ навіть на один процент необхідно розглядати як великий успіх.

Не все, шо важливе, є одночасно терміновим. Термінові справи. як видно із самого слова, повинні виконуватись в сірок. Це обмежує свободу дій, висуваючи термії юві справи на передній план, а важливі справи відкладаються в довгу скриньку.

Робота під тиском терміновості, можливо, і дає тимчасове задоволення, тому що все виконується швидко, оперативно. Але, з точки зору довгочасної перспективи, вона приводить до втрати орієнтації. Це пояснюється тим. що термінове витікає, як правило, не з власних і іілей індивіда, а нав'язується ззовні. Чим менше термінових справ, тим більше можливостей прийняття самостійних рішень. При цьому необхідно відрізняти справжню терміновість від уявної.

Існують два основних способа оцінки використання робочого часу: безпосереднє спостереження і самофоі ографія.

Безпосереднє спостереження є найбільш ефективним способом аналізу