Тема 12. Організація праці менеджера 245

невід'ємних рис здібного менеджера. Тому погрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.

Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникне знову.

Матеріали наради повинні бути:

•їчітко і коротко сформульовані:

•вмістити тічьки факти;

•> містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому с потреба);

^па їх читання повинно витрачатися максимум 0,5 грдин;

•їнемістити посилань.

Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, «кладовище цифр» тут несумісні.

Увага!

Сама бесіда піл час прийому відвідувачів буде

результативною, якщо керівник до їхнього приходу ознайомиться з

суттю справи, створить невимушену атмосферу в її процесі,

проявлятиме зацікавленісі ь у ході розмови, не

поспішатиме з підведенням підсумку.

Менеджмент вказує на використання таких порад керівником під час прийому відвідувачів:

У створіть із самого початку зустрічі умови, які б спонукали до тривалої бесіди;

У уточніть тему розмови перед її початком;

У задавайте питання в такій ([юрмі, щоб вони не виводили з рівноваги співрозмовника;

У надавайте можливість висловлюватися всім учасникам розмови:

> сформулюйте результати розмови в присутності співрозмовника.

у¹ Уміння вести бесіду є однією з найважливіших ділових рис сучасного • керівника.

СУТТЄВО І«К

Резюме

12.4. Організація прийому відвідувачів

На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.

При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам'ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють: <=> встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових

та особистих питань;

<=> інформування відвідувачів.

Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити не краще також у другій половині дня.

У вдосконаленні практики і ірийому відвідувачів важливу роль відіїрає їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звергатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід вироб­ництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформа­цію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.

(!) Результативністі> управлінської праці значною мірою залежить від особистих ділових якоенкй керівника ііюйог<)вл<іі її іятікоріїспнівувіїпіи існуючі мепюди організаціїроботи з колективом.

0 В організації праці менеджера важливу роль відіграє вміння нам шанувати її, згру­повувати дрібні роботи тощо.

Ф Важливим аспектом у вдосконаленні управлінськоїпраці сраціонаїізація процесу доку­ментування.

® В організації й проведенні ділових зустрічей валісливого значення набуває розробка їх тану, відбір учасників, вибір місця й часу проведення.

Ф Організація прийому відівідувачів із службових питань новина відповідати всім сучас­ним вимогам до цієї ділянки роботи керівника з точки зоруповпоїїх інформованості, вибору зручного часу, створення апімосі/іери доброзичливості в бесідах та ін.

( ? ) Питання для роздуму, самоперевірки, повторення

1. Що собою являє управлінська праця?

2. Що собою являють організаційні принципи Л.'Заіпверта⁹

3. Як найкраще спланувати свій робочий день?

4. Що таке процес документування?

5. Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?

6. Що таке ділова зустріч і яких видів вона може набувати?

7. Як ведеться підготовка ділових зустрічей?

8. Як організовується проведення ділової зустрічі?

9. Як розраховується ціна лілової зустрічі (наради)?

246

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум