Тема 6. Функція менеджменту "контроль"

113

Ф внутрішнє середовище організації ('місія і конкретні кітчеві цілі організації, *її структура і задачі, ^технологія, ресурсне забезпечення);

Ф середовище непрямого впливу ('світові події і міжнародна кон'юнктура, »

політичні і соціально-культурні фактори, 'стан економіки і науково-технічний прогрес).

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного госпо­дарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Ллє за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями-.

Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, то дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

На підприємствах і в об'єднаннях розробляється перелік документів, шо підлягають кон іролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівника підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші документа за вказівкою керівника підприємства.

Процес котролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру г. ''хованку": контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому, що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний праці вник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності.

Небезпідставно тут звернутися до тих помилок при здійсненні контролю, на які вказують Вернер Зігерт і Лючія Лат:

^> Контроль не повинен зводитися до інцидентів.

Нормальний контроль — не неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-нсбудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в контакт.

& Тотальний контроль породжує неохайність.

Є керівники, які вважають, то все. шо "не пройшло через їхні руки", може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.

& Таємний контроль викликає лише розчарування.

Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду

робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.

'-^ Контролюйте не тільки улюблену дільницю.

Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.

^ Контроль — не проформа.

Керівник —демократ часто так заловільнясться роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих. ^Г^> Не контролюйте через недовіру. Підозрілість свідчить про невпевненість у собі. °> Не. тримайте своїх висновків при собі.

Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом. Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.

Якщо Ви бажаєте летко і твердо

_г,.~-'--—--...^ запам'ятати основні завдання

"^—. _ ~'"'""-... управлінської відповідальності, то

.винний запам'ятайте. Один (вказівний)

"""'---7:.;.'' --" палець показує на того, кого ви

, чий.ибір^^ бажаєте в чомусь звинуватити.

СчшГшст7у™о -'-"-' ~" Три пальці показують назад, на

у'чші ко^трть) .--■"' себе. Вони запитують:

У хто вибрав цю людину для виконання Рис. 6.2. "Керуюча п'ятірня" завдання, яке вирішено незадовільно?

> хто її інструктував? Як це було зроблені}? > чи був відповідний контроль за його роботою''

При здійсненні контролю за основними змінними (Фчас, Фоб'см, Фвартість, Фякїсть, Ф ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись вимог науки і передової практики: ^контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не здійснюватись тотально, що може породжувати недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників; Ришрше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень; Риє контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості; Рііе використовувати критичну інформацію як козирну карту про недоліки

в роботі; Рза усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих.

114

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум