Тема 8. Комунікації в менеджменті

141

8.4. Документи та інші носії інформації

У процесі комунікації важливе місце належить документам, які є носіями інформації. Під документами розуміють спеціально створені предмети для передачі та збереження інформації. Документи класифікуються за рядом ознак.

Класифікація документів

^ за формою документи поділяються на письмові (рукописні, машинописні.

друковані), іконографічні (кіно-, відео- і фотодокументи), фонетичні (магнітні записи);

► за статусом документи можуть бути офіційними (видані органами влади,

закладами) й неофіційними (анкети, заяви, скар"ги):

► за джерелом інформації розрізняють первинні та вторинні документи;

► за ступенем персоніфікації документи можуть бути особовими (автобіографії,

характеристики, заяви) й безособовими (звіти, протоколи зборів).

Процес, пов'язаний із складанням документів, їхнім зберіганням називають діловодством. У його функції входить ^розгляд і облік документів, ^контроль виконання, ^транспортування, ^вдосконалення документообігу.

Виділяють такі системи діловодства:

• централізовану, при якій вся документація скеровується в один центр організації (канцелярію);

• децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

• змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією (архів, канцелярія, довідкове бюро).

До інших носіїв інформації відносять ^електронну пошту, ^радіо, ^телебачення, ^персональні комп 'ютери тощо.

*У комунікаціях необхідне постійне їхнє вдосконалення, яке полягає у створенні умов для ефективного розвитку міжособової та організаційної її складових.

Резюме

Ф Комунікація - це обмін інформацією, її змістом між двома і бічьше працівниками.

Ф Комунікації виникають між організацією і зовнішній середовищем, між: підрозділами та працівниками організації.

Ф Базою комунікацій с ефективне інформаційне забезпечення. Під інформацією розумі­ють сукупність повідомлень про конкретні явища, події, виробничо-господарську діяльність. За повнотою охоплення інформація може бути повною, частковою, надлишковою; за періодом дії - разова, періодична, довгострокова; за рівнем

достовірності - достовірна і недостовірна і т. д. @ Сприйняття інформації доповідача залежип \ь від постановки його мови, зовнішнього

вигляду, віку й посади, поведінки, жестів тощо. Ф Зв 'язокміж канаїами сприйняття й передачі інформації називається трансакціями. © У процесі комунікації валеливе місце належить документа», які є носіями інформації.

За формою їх подаяють па письмові, іконографічні, фонетичні; за їх статусом - на

офіційні й неофіційні; за джерелом - первинні та вторинні і т. д.

[ ? ) Питання для роздуму, самоперевірки, повторення

1. Що таке комунікації?

2. Яке місце займають комунікації у процесі менеджменту?

3. Які існують сфери виникнення комунікацій?

4. Що є базою комунікацій?

5. Що таке інформація?

6. За якими основними ознаками можна класифікувати інформацію?

7. Що є носіями інформації?

8. Що таке документація?

9. За якими ознаками класифікують документацію?

10. Які служби в організаціях опрацьовують документацію?

11. Що ми називаємо комунікаційним процесом?

12. Що є складовими комунікаційного процесу?

13. Яке місце в комунікаційному процесі займають мова та ділове письмо?

й³ План семінарського заняття (2 год.)

1. Поняття комунікації та комунікаційного процесу.

2. Поняття інформації, її суть та значення в процесі менеджменту.

3. Інформація і комунікації як засоби виконання функцій менеджменту.

Й Теми рефератів, доповідей і контрольних робіт

1. Вимоги до інформації.

2. Носії інформації.

3. Поняття та побудова інформаційних систем.

4. Комунікації, комунікаційний процес та його елементи.

5. Мова та ділове письмо як складові комунікацій.

6. Документація та її класифікації.

ИЗР Практичні роботи

№ 1. Ділова гра "Комунікаціїу менеджменті" Мета ділової гри: Суть ділової гри полягає в тому, що студент -учасник

142

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум