Тема 6. Функція менеджменту "контроль"

105

_ш

Ключові поняття та терміни

• ціль • види контролю

• контроль • етапи контролю

• суб'єкт контролю • відхилення

• об'єкт контролю • оцінка ситуації

• стадії контролю • стандарти та критерії

• вимоги до контролю контролю

• процес контролю • ефективність контролю функції контролю • коригуючі дії

• результати контролю

П План (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:

1. Поняття і зміст контролю.

2. Види контролю.

3. Процес контролю і техніка його проведення.

6.1. Поняття і зміст контролю

0 Контроль — одна із важливих функцій менеджменту, застосування якої дає можливість керівнику стежити за ходом виконання прийнятих управлінських рішень і вносити необхідні корективи.

Вважається, що за своїм рангом функція контролю (контролювання) стоїть на другому місці після функції планування (постановки цілей). І це зрозуміло, адже, якщо не доведена до підлеглих мета, ціль їхньої діяльності, то і нічого буде контролювати. Не дивлячись на те, що контроль не надто подобається працівникам, він все-таки є об'єднуючим фактором діяльності контролюючих та контрольованих осіб.

*Контроль — багагоаспектне поняття, і не випадково воно в англійській мові, наприклад, передається різними словами: сопігої, сЬескіп§, \'егіпп§;та ін.

* Контроль — це обов'язкова функція менеджменту, є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язуючої ланки між керуючою і керованою системами. Якщо відмежуватись від конкретної сфери контролю, то суть його полягає в замірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов'язаних з реалізацією планів та програм, використанні одержуваної інформації для коригуючих дій.

Суб'єктами контролю виступають ^державні, ^відомчі органи, ^громадські організації, ^колективні і колегіальні органи управління, ^лінійний і функціональний апарат підприємств та об'єднань.

Об'єктами контролю є: Фмісії, #цілі і стратегії, Фпроцеси, ^функції і завдання, ^параметри діяльності, ^управлінські рішення,

0організаційні формування, #і'л" структурні підрозділи та окремі виконавці.

Правильна постановка контролю вимагає дотримання діалектичної єдності трьох його стадій: ^установлення фактів, ^критична їх оцінка, Фрозробка заходів впливу на керований об 'єкт у потрібному напрямі.

Контроль є необхідним через ті обставини, що на керований об'єкт завжди діють збурювальні фактори (несприятливі погодні умови, несвоєчасна постановка комплектуючих агрегатів, запасних частин, зміна кон'юнктури ринку та ін.), і виникає потреба мати оцінну інформацію, щоб адекватним чином відреагувати на нову ситуацію. Контроль здійснюється з метою досягнення

Вимоги до контролю.

постійність

оперативність

поєднання перевірки зверху і

контролю знизу

об 'єктивність

масовість

гласність

дієвість

плановість

економічність

узгодженості і синхронізації зусиль вико­навців, виявлення суперечливих тенденцій і протиріч у їх діяльності. Контроль прово­диться за дотриманням законності при здійсненні господарських операцій, певних правил і регламентів діяльності, а також нормативів витрачання коштів, сировини і матеріалів. Тому контроль виконує важливу виховну функцію, а також профілактичну і захисну функції, сприяє збереженню влас­ності, правильному витрачанню ресурсів, дотриманню планової, фінансової, виконав­чої і трудової дисципліни. Принцип постійності і оперативності означає, що контроль, як правило, повинен здійснюватися постійно з певними інтервалами часу і обов'язково своєчасно або з деяким випередженням. Вимога поєднання перевірки зверху і контролю знизу полягає у широкому залученні до здійснення контрольних функцій рядових працівників і різних об'єднань громадян, поряд із проведенням контролю службовими особами і нищестоячими організаціями.

Принцип об'єктивності вимагає, щоб висновки контролерів були аргументованими, будувались на достовірних фактах, встановлених за допомогою доказів і свідчень.

Контроль - це постійне порівняння того, що є, з тим, що повинно бути. Контролювати може лише той, хто знає, що повинно бути, і своєчасно робити це надбанням інших. Нелюдська, цинічна влада використовує необмежений тотальний контроль: кожний в

Масовість і гласність передбачає всеосяжність контролю, поширення його на всі види діяльності, структурні підрозділи і усіх працівників, незалежно від виконуваних функцій. При цьому створюються умови, за яких широкій громадськості стає відомо про результати і наслідки перевірок Дієвісгь означає, що за результатами перевірок повинні вживатись заходи, спрямовані на ліквідацію виявлених недоліків.

106

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА б. Функція менеджменту "контроль"

107

будь-який час знаходиться під підозрінням і вже тому наполовину винен... Якщо на якому-небудь підприємстві чи в установі отримують розповсюдження подібні страхи, значить в системі контролю є суттєві недоліки. Вернер Зігерт - німецький спеціаліст з менеджменту

Нарешті, контроль повинен здійснюватися на плановій основі, щоб уникнути як зайвого контролю і залучення великого числа спеціалістів, так і ситуації, коли безконтрольними залишаються певні види діяльності або працівники.

Дійсно, контроль для багатьох людей перш за все асоціюється з обмеженнями, відсутністю самостійності, примусом тощо. В результаті цього зміст функції контролю інколи розуміється невірно. Контроль — це не якась разова акція, а це неперервний процес управління. У зв'язку із цим кожний керівник повинен налагодити справу таким чином, щоб працівники сприймали процедуру контролю як цілком необхідну і постійну дію. Часто контроль дає початок діловому спілкуванню керівника з підлеглими, що розвивається на основі взаємодовіри і партнерства.

ФОтже, контроль має своїм основним завданням забезпечити досягнення цілей і місії організації. Необхідність контролю є об 'сктивною і визначається дією наступних факторів:

У зміною середовища (зміни законів, політики, структури організації і т.д.); У небезпекою виникнення кризових ситуацій; '^необхідністю підтримки успіху організації; У боротьбою за ринки збуту товарів та ін.

Тобто функція контролю націлена на виявлення відхилень у виробничому процесі і полягає у своєчасній їх ліквідації.

^ орієнтуватися на досягнення конкретних результатів:

забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій; відзначитися простотою; бути економічним, тобто базуватися на порівнянні витрат на його організацію з його результатами.

Для підвищення ефективності контролю потрібно:

> забезпечувати двобічне спілкування між: працівниками органів контролю та людьми, діяльність яких контролюється;

*■ утікати надто пильного (прискіпливого) контролю;

> застосовувати методи жорсткого, аче справедливого контролю;

*• використовувати методи матеріального стимулювання за результатами контролю:

> впроваджувати інформаційно-управлінську систему контролю з використанням комп'ютерної техніки.

Контроль за всіма стадіями діяльності підприємства повинен давати його керівництву інформацію щодо прийняття управлінських рішень.