Види контролю

за процесом

за об'єктом

попередній

- за суб'єктом

— фінансовий

- самоконтроль

колективний

поточний

операційний

поведінки працівників

заключний

адміністра­тивний

внутрішній

суцільний

вибірковий

таємний

відкритий

ЗОВНІШНІЙ

Рис. 6.1. Види контролю

108

МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

Тема 6. Функція менеджменту "контроль"

109

управління і мотиватора високої продуктивності праці.

Контроль може здійснювати як начальник, так і підлеглі, як "сво'Г, так і "чужі". Відповідальним за контроль є безпосередній начальник. Функція контролю входить в коло його обов'язків і не делегується. На практиці здійснюється також і контроль зі сторони третіх осіб, тобто управлінців, які спеціалізуються на проведенні контролю. Штати контролерів можуть бути утворені всередині фірми, а також можуть бути спеціалізованими (аудиторські фірми). Внутріфірмові контролери займаються перевіркою підприємств уцілому, стратегічним контролем, перевіркою запасів готової продукції, реалізації і т.д. У всіх цих сферах існує відповідальність контролера за такі функції: ^планування, ^аналітичну функцію, ^інформаційну функцію.

Відправним пунктом концепції адміністративного (службового) контролю дій підлеглих є такий: для того, щоб повністю орієнтуватися в тому, що робиться в контрольованому структурному підрозділі, чи всі функції виконуються належним чином, не потрібно контролювати кожну функцію або кожного працівника. Досить охопити контролем певні стратегічні пункти, вузлові функції.

На практиці використовується багато видів адміністративного контролю: Ф державний позавідомчий контроль, Фдержавний відомчий контроль, ^незалежний фінансовий контроль (аудит), ^внутрігосподарський контроль.

Державний позавідомчий контроль здійснюється спеціальними органами державного апарату, діяльність яких поширюється на усі галузі підприємництва, незалежно від їх відомчої підпорядкованості: Міністерством фінансів, Державною податковою адміністрацією, Державним комітетом статистики та ін.

За умов переходу до ринкового механізму господарювання особливо зросла роль контролю з боку органів Податкової адміністрації, які:

^забезпечують контроль подання платниками бухгалтерських звітів, балансів, податкових декларацій, розрахунків та інших документів;

^перевіряють законність валютних операцій і дотримання встановленого порядку розрахунків /з споживачами;

Р забезпечують застосування та своєчасність стягнення сум фінансових санкцій;

> проводять всебічні перевірки фактів приховування сум податків і платежів;

Рпередають правоохоронним органам матеріали про факти порушень, за які передбачено кримінальну відповідальність та ін.

Увага! ~" -~^____^

Відомчі діяльності

їй контроль поширюється лише на конкретні галузі ' ~^^___^ і виконується спеціальними підрозділами міністерств і^___^-— відомств. ^

Незалежний фінансовий контроль (аудит) здійснюється на договірній основі спеціальними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідності фінансово-господарських операцій, обліку і звітності чинному законо­давству, яке регулює економічно-правові відносини і діяльність

господарюючих суб'єктів. Відповідно до Закону України "Про аудиторську діяльність" (1993 р.), аудиторська діяльність в країні помітно розширилась і набула форми аудиторських перевірок (аудиту) і пов'язаних з ними експертиз, консультацій з питань бухгалтерського обліку, звітності, оподаткування, аналізу фінансово-господарської діяльності фізичних і юридичних осіб.

Внутрішньогосподарський контроль здійснюється керівниками та спеціалістами, а також виборними органами управління та контролю. Проводиться він з метою підтримання організаційної стійкості господарюючих суб'єктів, виявлення відхилень від встановлених планів і програм діяльності та вжиття певних коригуючих дій, усунення недоліків в роботі структурних підрозділів та окремих виконавців.

Другим важливим завданням є орієнтація контролю не на минуле, а на майбутнє, оскільки краще з 75%-ною упевненістю передбачити помилку, яка може трапитися в майбутньому, якщо не здійснити певних кроків, ніж мати 100%-ні знання про походження помилки, яка вже допущена.

Третьою проблемою службового контролю є відбір оцінок підлеглих для встановлення ступеня виконання ними своїх посадових функцій.

При оцінці праці підлеглих багатьма керівниками допускається така помилка. Більшості з них найчастіше недостатньо факту добре виконаної підлеглим роботи. У керівника нерідко складається враження, що завдання можна було виконати значно краще і він обрав би інший варіант виконання. Така оцінка означає, що підлеглий, бажаючи одержати схвалення, повинен як би перевтілитись в особу керівника, що нездійснимо і непотрібно. В результаті в підлеглого виникає почуття безпомічності та незаслуженої образи, неприязні до праці, втрата віри в свою працездатність і т.д.

У світі є лише один спосіб переконати нас щось зробити - це примусити іншого зробити це.

__^_ ■ . -..' -"■ . Д. Карнегі

Форми економічного контролю розрізняються за ознаками методичної спрямованості і способами його проведення: ^попередній, ^поточний, ^заключний самоконтроль.

Важливе значення повинно надаватися сьогодні виконанню функції контролю самими підлеглими та самоконтролю. У діяльності підприємства є дуже багато сторін, які повинні бути підконтрольні колективу, або його представникам. В умовах демократичного розвитку — це один із засобів залучення колективу до управління підприємством та впливу на його керівництво.

До недавнього часу функція контролю в нашій державі зводилася до перевірки дотримання інструкцій, законів і виявлення порушників. Здійснення контролю зводилося до реєстрації в актах недоліків, тобто негативних сторін діяльності організацій, що перевірялись. Ніхто не цікавився тим, щоб розвивати ініціативу працівників, сприяти руху знизу щодо вдосконалення роботи, розвивати розуміння спільних інтересів. В умовах ринкової економіки такий підхід є анахронізмом.

ПО МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

ТЕМА б. Функція менеджменту "контроль"

111

Самоконтроль стимулює у співробітників почуття власної відповідальності за результати, потребує менше часу і менших витрат, ніж будь-які інші види контролю.

Попередній контроль реалізується через правила, процедури тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менеджменту, як планування та організація.

В організаціях попередній крнтроль використовується в трьох ключових галузях: щодо * людських, * матеріальних і + фінансових ресурсів.

Поточний контроль найбільше втілює в собі таку його рису, як неперервність здійснення, і полягає у корекції виникаючих відхилень в процесі виконання прийнятих рішень. Частіше всього об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, які виникають і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.

Заключний контроль відповідає заключним станам здійснення певних робіт, дає результати для їх прогнозування, сприяє мотивації.

За ступенем охоплення роботи контроль може бути вибірковий та суцільним, в залежності від того, який її обсяг йому підлягатиме. Вибірковому контролю, як правило, підлягають ті рішення і розпорядження, для яких строки виконання не мають великого значення.

Крім цього, контроль може здійснюватися у відкритій формі, коли про нього заздалегідь повідомляється підконтрольним, або таємно, коли факт його проведення невідомий.

За джерелом використання інформації контроль поділяють на документальний і візуальний. До документального контролю відносяться різні перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масиви різноманітної інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність і ін.

Візуальний або натуральний контроль здійснюється шляхом безпосереднього огляду об'єктів у натурі неозброєним оком з допомогою оптичних приладів.

На практиці види контролю мають тенденцію змінюватись в залежності від ступеня використання їх на різних рівнях управління.

6.3. Процес контролю і техніка його проведення

Контроль — це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.

112 МЕНЕДЖМЕНТ: теоретичні основи і практикум

^Процес контролю (англ. ТІїе Сопігої Ргосех) — це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних завдань і застосування відповідних принципів, типів, методів, технічних засобів і технології контролю.

Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:

^організаційна,

Фзмістовно-технічна,

+узагальиюючо-коригуюча.

^Організаційна характеристика включає в себе вибір об'єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?

*Ь Змістовно-технологічна характеристика — це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?

^ Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності—обговорення в колективі результатів контролю, розробку ріїнень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?

)Етапи контролю

Американські спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю реалі­зується через такі етапи:

розробка стандартів і . _г . . .

... г розрооку стандартів і критеріїв контролю

критеріїв; , .

(оомеження в часі, забезпечення реальності співставлений з ними реальних ■ ■ „ • і

' показників і результатів);

результатів; .

г порівняння реальних результатів з

прийняття иеиомдних прийнятими стандартами та критеріями

реагуючих ш. (вимірювання результатів, розповсюдження

інформації про результати, оцінки інформації, обгрунтування висновків);

*• здійснення необхідних коригуючих дій (перегляд стандартів, усунення відхилень).

У будь-якій організації чи на підприємстві відбуваються явища, що

заслуговують як позитивної, так і негативної оцінки, оскільки існують як

сильні, так і слабкі сторони діяльності. Тому система контролю полягає у

виявленні тіньових сторін діяльності, співвідношенні позитивних і

негативних явищ. Дієвий контроль повинен розкривати дійсну картину

діяльності підприємства. Погано здійснюваний контроль може нанести такої

ж шкоди, як і погано виконана робота.

При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:

* зовнішнє середовище ( *закони і державні органи, 'профспілки, 'конкурен­ти, 'постачальники трудових, 'матеріально-технічних і 'фінансових ресурсів, 'споживачі);