Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 169

копировальный аппарат, цветной и черно-белый принтер, проектор для прове­дения презентаций и т.д.

Для проведения совещаний рабочей группе должны выделять помещение.

3.3.7. Типовые ошибки при выполнении подготовительного этапа проекта

В заключение проанализируем типовые ошибки выполнения этапа. К их числу следует отнести:

• неадекватное участие руководителей организации и подразделений в про­ екте;

• недостаточно проработанные цели и техническое задание;

• некорректно сформированная рабочая группа;

• плохо проработанная «Методика ведения проекта»;

• некачественное обучение сотрудников;

• недостаточное информирование сотрудников организации о ходе и ре­ зультатах проекта.

Все указанные выше ошибки приводят к следующей ситуации. Работа по проекту поручена рабочей группе, состоящей из неквалифицированных сотруд­ников, имеющих небольшой практический опыт. Перед ней не поставлены чет­кие цели, поскольку руководство организации не проявило должной заинтере­сованности в данном проекте и не оказало поддержки рабочей группе. Отсут­ствие грамотно разработанной методики приведет к многократной переделке схем процессов без значительных улучшений. Сотрудники организации будут оказывать скрытое сопротивление деятельности рабочей группы и т.д. В резуль­тате, через два-три месяца работы руководство получит комплект моделей, ко­торый не сможет прочитать. Попытки анализа информации вызовут у руковод­ства сильное раздражение, и в итоге проект будет прекращен, а часть сотрудни­ков, входивших в рабочую группу, возможно будет уволена. Чтобы избежать такого печального хода событий, следует максимально привлекать руководство к участию в проекте, готовить качественные методические материшш, привле­кать к проекту лучших специалистов организация и т.л.

3.4. Методика формирования моделей бизнес-процессовверхнего уровня организации

Создание моделей бизнес-процессов верхнего уровня организации является важнейшей задачей, которую выполняет рабочая группа на втором этапе проекта.

Для чего нужны схемы процессов верхнего уровня? Нельзя ли сразу присту­пить к описанию детальных бизнес-процессов, например, используя нотацию IDEF3? Ответ на этот вопрос достаточно прост. В рамках комплексного подхо­да к описанию процессов организация рассматривается как сложная система.

170 ВВ. Репин. В.Г. Елиферов Процессный подход к управлению

Устройство такой системы проще понять, описывая ее процессы сверху, укруп-ненно. Попытки сразу перейти на детальный уровень описания на практике не приводили к успеху.

Можно выделить несколько целей описания бизнес-процессов верхнего уровня организации:

• понимание основ деятельности организации;

• увязка результатов деятельности (выходов) и процессов, определение гра­ ниц процессов;

• определение проблемных областей при выполнении процессов;

• подготовка фронта работ для детального описания процессов. Выполнив описание бизнес-процессов верхнего уровня, рабочая группа полу­ чает комплексное представление о деятельности организации, которое является основой для дальнейшей детализации моделей процессов. Информацию на этом

папе работ следует заносить в таблицы (табл. 3.8—3.10). Отметим, что до начала работ с таблицами целесообразно составить простейшие эскизы процессов верх­него уровня. Эти эскизы позволят быстрее и точнее сформировать таблицы.

Насколько точно можно выделить в организации процессы верхнего уровня? Строго говоря, четкое определение границ процессов возможно только после де­тального анализа потоков информации и материальных ресурсов, пересекающих границы подразделений. Вся деятельность организации является процессом. В ка­ких местах разделить эту деятельность на отдельные бизнес-процессы? Это не про­стой вопрос. Еще один аспект, который нужно рассмотреть. - определение вла­дельца процесса — руководителя, обладающего ресурсами и реальной властью.

В начале главы 3 была описана методология «ускоренного» моделирования бизнес-процессов организации, согласно которой первый шаг построения мо­делей - определение внешних входов и выходов организации (см. на рис.3.7).

Какие входы и выходы должна выделить рабочая группа? В первую очередь, входы и выходы, связанные с основной деятельностью организации. В табл. 3.8 приведен пример выделения входов и выходов организации.

Определив перечень входов и выходов, рабочая группа составляет предвари­тельный перечень бизнес-процессов верхнего уровня, причем основных про­цессов. Заметим, что в ходе этих процессов создается добавленная ценность, их выходами я&тяется продукция, поставляемая основным клиентам организации, — это первый критерий выделения основных процессов. Вторым критерием выделения основных процессов является взаимодействие с внешней средой орга­низации. Составив перечень основных бизнес-процессов, рабочая группа фор­мирует табл. 3.9—3.10.

В табл. 3.10 показаны не только внешние, но и внутренние входы и выходы. Внутренние входы и выходы могут быть обусловлены информационными и ма­териальными потоками между бизнес-процессами, включенными в перечень основных процессов.