Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов

3.1. Постановка целей описания бизнес-процессов

3.1.1. Формулирование целей проекта

В настоящее время руководители многих предприятий инициируют в орга­низациях проекты по моделированию процессов, преследующие различные цели. Эти цели можно разделить на две группы. Достижение целей первой группы должно, по мнению руководителей, обеспечить решение конкретных проблем организации и повысить эффективность ее деятельности. От проекта описания бизнес-процессов в этом случае ожидают реальных, практически важных ре­зультатов. Вторая группа целей может быть охарактеризована как цели-лозунги. Никто в организации не ждет какого-либо эффекта от проекта, он разрабатыва­ется для реализации политических целей, либо служит обоснованием для рас­пределения финансовых ресурсов.

В главе 3 мы рассмотрим методики работ, обеспечивающие достижение це­лей первой группы, т.е. практических результатов.

В первой группе целей следует выделить несколько направлений, по которым будет развиваться проект описания бизнес-процессов. На практике руководители в первую очередь ставят задачу разобраться, как идет работа и где снижается эффективность (возникают финансовые потери). При этом предполагается, что полученный комплект моделей бизнес-процессов будет использован в дальней­шем для целей автоматизации. Кроме того, из моделей хотят получить информа-

118 . В.В Репин. В.Г Елиферов. Процессный подход к управлению

цию о существующей системе документооборота и внести в нее необходимые изменения и т.д. Можно выделить несколько характерных особенностей форму­лирования постановки задачи руководителями верхнего уровня на данном этапе:

• размытость формулировок и отсутствие определений (например, процессов);

• отсутствие четких критериев достижения целей проекта;

• отсутствие понимания того, как будет использоваться в дальнейшем по­ лученный комплект моделей бизнес-процессов.

Указанные особенности отражают тот факт, что руководители, в своем боль­шинстве, не представляют важности описания бизнес-процессов как одного из средств разработки системы процессного управления организацией. Но дело в том, что сами по себе модели бизнес-процессов не являются инструментом уп­равления. Однако они могут служить основой для создания регламентирующей документации, анализа деятельности, принятия некоторых решений. Для эффек­тивной работы с описаниями процессов организации руководитель должен иметь определенную систему. Аналогичная ситуация складывается, например, с бюдже­тированием. Сами по себе бюджеты подразделений, описывающие финансовые потоки, затраты и т.д., не служат инструментом упраааения в руках руководителя. Системой управления является в данном случае взаимосвязанная, комплексная система бюджетирования и упраапенческого учета. В рамках данной системы ру­ководитель видит, кто, когда и как планирует бюджеты, собирает информацию по их выполнению, принимает решения по отклонениям. Возвращаясь к бизнес-процессам, следует отметить, что создание моделей — это лишь составная часть проекта по улучшению (изменению) системы управления организации, которая является инструментом управления в руках руководителя.

Если рассматривать модели процессов в качестве некоторых исходных дан­ных для решения формально ограниченных задач (разработка системы доку­ментооборота, подготовка автоматизации и т.п.), то нельзя требовать от этих моделей какой-то «чудесной» информации для всеобщего улучшения деятельно­сти организации. С другой стороны, коль скоро организация приступила к описа­нию процессов, получаемые схемы должны содержать максимум полезной ин­формации для дальнейшей работы. Прежде чем приступать к описанию процес­сов, руководителям необходимо тщательно продумать требования к информа­ции, которые они должны содержать.

В главе 3 будут рассмотрены методики, предназначенные для описания биз­нес-процессов, существующих в организации. Использование моделей процес­сов для создания процессной системы управления будет рассмотрено в главе 4. Возможность использования моделей для целей автоматизации в данной книге не рассматривается.

Итак, перед началом работы над проектом описания бизнес-процессов руко­водство компании формулирует цели проекта. К сожалению, эти цели являются размытыми. Что же делать рабочей группе сотрудников организации (внешних