Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 31 5

значимости и трудоемкости с десятью подпунктами. Какой руководитель способен проконтролировать такое количество направлений деятельности¹.' Правило 2. Система документов должна быть построена оптимальным обра­зом, чтобы исключить возможности:

а) неоднозначного толкования содержания документов и взаимодействия исполнителей;

б) отсутствия необходимых документов на рабочих местах;

в) несогласованности в текстах смежных документов;

г) незнания персоналом своих действия в штатной и нештатных ситуациях. Правило 3. Критерий правильности документа, регламентирующего любую

деятельность: документ можно использовать для обучения вновь принятых сотрудников без дополнительных пояснений. Если новый сотрудник, имею­щий начальную профессиональную подготовку, после прочтения докумен­та способен выполнять данную деятельность, значит, и документ, и со­трудник соответствуют предъявленным требованиям. Если же нет, то от одного из них нужно отказываться: или от сотрудника, или от документа. Правило 4. Запрещается утверждение, выпуск и использование документа­ции, не согласованной с соисполнителями (подразделениями в лице их руководителей). Все разногласия при разработке и выпуске документа­ции должны быть сняты путем переговоров на этапе согласования. В ином случае — документ бесполезен, смежное подразделение не будет его исполнять или будет, но «максимально неэффективным образом», т.е. тихо саботируя.

Для этого в организации должен быть установлен порядок разработки, согласования, утверждения, рассылки, ведения и аннулирования докумен­тации, обеспечивающий максимально эффективное ее использование.

4.2.2. Руководство по качеству

Порядок разработки и требования к Руководству по качеству изложены в МС ИСО 10013:1995. Хотя этот стандарт относится к МС ИСО серии 9000 версии 1994 г., в нем есть много полезной информации, которую можно ис­пользовать и сегодня.

Для организации, приступающей к разработке и внедрению процессного подхода к управлению, можно порекомендовать следующее:

• в качестве схемы для разработки Руководства по качеству использовать МС ИСО 9001:2000.

• Руководство по качеству разрабатывается последним и представляет со­ бой компиляцию из описаний процессов организации. Такой подход

позволяет:

а) после создания системы документации проверить ее полноту и выпол­нение всех требований МС ИСО 9001:2000;

31 6 В.В, Репин, В.Г Елиферов. Процессный подход к управлению

б) сократить время на попытки внедрения «перспективных» идей руковод­ства по созданию системы управления «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ». Очень часто такие идеи бывают нежизненными из-за оторванности от реаль­ного положения дел и хода событий.

• Описание СМ К должно быть как можно более лаконичным. Как в тра­ диционной полицейской формуле: «Все, что Вы скажете, может быть использовано против Вас», так и при проведении аудита любая неосто­ рожная фраза или заявление, записанные в Руководстве по качеству, могут привести к проверке аудитором заявленного действия с вытекаю­ щими последствиями в виде дополнительных проблем.

• Практическая полезность оформленного Руководства по качеству заклю­ чается в том, что высшее руководство получает документально зафикси­ рованное описание основной деятельности организации, которое, как правило, заметно отличается от их представления о ней. Руководители, заинтересованные в улучшениях и преобразованиях, получив такой доку­ мент, начинают их воплощать в организации.

4.2.3. Управление документами

Документация любой организации делится на два типа.

Первый тип — нормативная документация (НД), регламентирующая ка­кую-либо деятельность. Такая документация по своей сути является изменяе­мой и управление ею должно включать порядок и процедуры изменения. В свою очередь, НД делится на документацию внешнего и внутреннего проис­хождения.

4.2.3.1. К документации внешнего происхождения относятся: законы Рос­сийской Федерации, постаноапения Правительства Российской Федерации, го­сударственные стандарты, строительные нормы и правила, санитарные правила и нормы, гигиенические нормы и другие документы, выпущенные внешними органами и обязательные к исполнению (рис. 5.6).

Управление такой документацией начинается с вопросов:

1. «А известны ли нам все внешние органы, регламентирующие деятельность организации?» — Это необходимо выяснить и составить список таких органов.

2. «Где гарантия того, что мы получаем от внешних органов все документы и изменения к ним?» — Полное обеспечение документами возможно, если вы станете пользователем справочно-правовых систем «Консультант Плюс», «Га­ рант» и других или абонентом регионального органа Госстандарта России для регулярного получения государственных стандартов.

При проведении сертификационного аудита проверяется полнота документа­ции, регламентирующей деятельность организации, и наличие в организации акту­арных учтенных копий документов и системы их ведения, а также наличие систе­мы работы с неучтенными и аннулированными экземплярами документации.