174 Вв. Репин, в.Г. Елиферов Процессный подход к управлению

цией, он отображает событие. При кажущейся простоте примера, он часто встре­чается на практике, когда руководители, не обученные методикам описания процессов, пытаются сформулировать и описать реальный ход процесса. Вто­рой вариант несколько лучше первого, но функция «Оформление накладной» — это функция нижнего уровня. Наконец, третий вариант содержит функции при­близительно одного уровня, но он не полон.

При формировании моделей процессов (как и при формировании таблиц) руководители и специалисты организации часто не могут соблюсти единый уро­вень описания для всех рассматриваемых функций. Особенно сильно данный •эффект прояатяется в случае интервьюирования руководителей разного уровня. Рабочая группа должна стремиться отображать процесс верхнего уровня макси­мально корректно, используя функции одного уровня.

При описании процесса верхнего уровня полезно помнить, что любой по­добный процесс содержит пять основных групп функций (см. главу 1): функции планирования, собственно выполнение работы, функции учета фактической информации, функции контроля и оперативного управления, функции анализа (и управления в долгосрочной перспективе).

Какую информацию отражать на схеме процесса верхнего уровня? Помимо групп функций следует отображать основные материальные и информацион­ные потоки. На рис. 3.30 представлена схема процесса верхнего уровня, разра­ботанная руководителями и специалистами одного из предприятий в ходе се­минара-тренинга. Заметим, что приводимый процесс не лишен недостатков и не может служить шаблоном для разработки аналогичных процессов в других организациях.

Представление типового процесса «Закупки» на верхнем уровне приведено на рис. 3.31. Процесс сформирован при помощи нотации ARIS Value-added Chain Diagram (ARIS VAD).

Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 175

Рнс. 3.30. Пример процесса верхнего уровня. Процесс «Закупки»:МТО — материально-техническое обеспечение; ТМЦ — гпмрте шптрмдшыг ценности.

По сути, это простейшая схема процесса, в которой входящие и исходящие потоки отображаются четырехугольными графическими объектами. Процесс состоит из пяти основных групп функций:

1. функции планирования закупок ТМЦ;

2. функции формирования заказов на ТМЦ;

3. функции получения, хранения и отпуска ТМЦ в производство;

4. функции оплаты ТМЦ и контроля дебиторской задолженности;

5. функции бухгалтерского учета операций по закупкам ТМЦ. Обратные связи показаны на схеме процесса (см. рис. 3.31) при помощи

входящих и исходящих объектов. Например, функция «Получать, хранить и отпускать ТМЦ» имеет выход под названием «Данные по состоянию склада и движению ТМЦ», который является входом функции «Планировать закупки ТМЦ». На приведенной схеме процесса можно найти и другие обратные связи. Информационные и материальные потоки показаны на схеме процесса «За­купки» в укрупненном виде. При последующей декомпозиции процесса на бо­лее детальные эти потоки также будут рассмотрены более подробно.

176 ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлении)

Тот же самый процесс, но разработанный в нотации IDEF0, предстаааен на рис. 3.32. Этот процесс будет подробно рассмотрен в главе 4 при описании цикла PDCA. Таким образом, при формировании процесса верхнего уровня очень важно отобразить основные типы потоков и существующие обратные связи. Если схема процесса верхнего уровня сформирована корректно, то существенно облегчается задача последующей декомпозиции процессов.

Какую нотацию следует использовать для описания процессов верхнего уров­ня? На наш взгляд, вполне достаточно простейших средств рисования блок-схем, таких как MS Word или MS Visio. Если использовать более серьезные инструменты, то, безусловно, стандарт IDEF0 (см. главу 2).

Рис. 3.31. Процесс «Закупки-

ТМЦ — шварно-маюриальные ценности;

Ппрод — показатель продукта;

ПЭ — показатель эффективности процесса;

БП отнес процесс;

ОПЗ — Отдел планирования икупок;

ТО УЗ — Технический отдел управления закупками.