Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 319

320 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

4.2.4. Управление записями по качеству

Второй тип — записи по качеству, документация, необходимая для функци­онирования организации. Такой термин использован в МС ИСО серии 9000 для обозначения документации — носителя информации, появляющейся в ходе де­ятельности организации. В ней фиксируют свершившиеся события и по своей сути она — неизменна. Процедура управления записями по качеству является обязательной в соответствии с МС ИСО 9001:2000 и включает следующие тре­бования по установлению:

• видов документов, необходимых для получения объективной информа­ ции о деятельности организации и эффективности СМК;

• форм сбора информации. Носители информации могут быть электрон­ ные или бумажные. Содержание обычно состоит из двух частей:

а) реквизиты информации (признаки, по которым можно идентифициро­ вать принадлежность информации тому или иному временному, терри­ ториальному или организационному полю);

б) собственно информация, которая характеризует то или иное событие;

• ответственности за сбор и регистрацию первичной информации, ее обра­ ботку и представление руководителю для принятия решения, а также способов обработки и представления, которые помогают руководителю быстро и адекватно ее проанализировать.

Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 321

Пример 5.9

№ п.п.	Название документа	Форма	Место хранения	Срок хранения
1	Справки о ходе процесса	ФО1.**.О1 Ф 02.**.01 Ф 03.**.01	Архив секретаря	Два года
2	Протоколы анализа хода процессов	Ф 00.**.01 Ф 00.**.02 Ф 00.".03	Архив секретаря	Два года

•места и сроков хранения записей по качеству. Общие требования длязаписей по качеству:

а) записи по качеству продукции, как правило, хранятся в течение гарантий­ ного срока хранения выпущенной продукции;

б) сроки хранения управленческой информации определяются, исходя из необходимости периодического сравнения и обобщения. Для предотвращения утраты информации в период ее хранения должна быть предусмотрена процеду­ ра восстановления записей.

Виды записей по качеству, формы сбора и обработки информации, ответ­ственных за эту работу, места и сроки хранения целесообразно установить в доку­ментах, регламентирующих процессы. Ответственность за работы, связанные с формированием записей по качеству, должна быть отражена в соответствующих должностных и рабочих инструкциях персонала (рис. 5.9).

Для облегчения поиска документов и ссылок на них в соответствующих разде­лах нормативной документации можно поместить ссылки на формы, место и сроки их хранения в виде таблицы (пример 5.9).

4.2.5. Примеры организации структуры документации

Пример структуры документации верхнего уровня для производственной организации небольшого размера приведен на рис. 5.10.

В данной производственной организации выделено девять процессов: шесть основных и три вспомогательных. Количество документов для этой организа­ции увеличилось на 16 стандартов предприятия. Все остальные документы, рег­ламентирующие деятельность организации, существовали ранее и при разра­ботке и внедрении СМК в них были введены дополнительные требования, уста­новленные в шести документированных процедурах СМК.

Для облегчения учета и поиска документов им присваивают номера и индек­сы. Образец нумерации и индексации документов приведен в примере 5.10. При присвоении документам номеров следует учитывать условные номера под­разделений, ответственных за создание и хранение этих документов. Рекомен­дации по размещению документов по папкам ответственным за ведение дело­производства в подразделении приведены в примере 5.11.

322 В.В. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Рис. 5.10. Пример структуры документации верхнего уровня.

Пример 5.10

Нумерация и индексация документов организации

РК 00.00'. Руководство по качеству — основной документ, описывающий в целом СМК организации. Оформляется в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000.

Д 00.О*². Документированная процедура СМК №*. Оформляется в соответ­ствии с требованиями Д 00.01 «Порядок управления документацией» Приложе­ние **³. Количество обязательных процедур — шесть. Требования к ним изло­жены соответственно в разделах:

¹Нули — условное обозначение данных документов в принятой в организации системе документации.

² * - номер конкретного документа. ³** - номер документа, процесса.