3.3.1. Состав работ по подготовке проекта

При подготовке проекта моделирования бизнес-процессов должны быть вы­полнены следующие работы:

• диагностика проблем предприятия;

• определение перечня основных бизнес-процессов;

• определение и ранжирование целей проекта;

• выбор (разработка) и утверждение методики ведения проекта, включая методику моделирования бизнес-процессов;

• подготовка программного и аппаратного обеспечения;

• формирование рабочих групп;

Глав а 3 Описание и анализ бизнес-процессов 151

• методическая подготовка: обучение руководителей и специалистов орга­ низации;

• информирование персонала о задачах проекта;

• детальное планирование работ.

В зависимости от масштабов проекта часть этих работ можно не выполнять. В § 3.3 мы рассмотрим только некоторые из перечисленных.

Последовательность выполнения работ на подготовительном этапе показана на рис. 3.24.

Рис. 3.24. Последовательность работ, осуществляемых на подготовительном этапе проект

Работа по проекту начинается с постановочного совещания руководителей предприятия, на котором принимается решение об инициации проекта. На этом совещании должен быть назначен руководитель проекта, а также куратор про­екта из числа высшего руководства организации. Как правило, им является один из первых заместителей генерального директора, либо сам руководитель берет на себя функции по контролю выполнения проекта. Возможно создание специ­ального подразделения во главе с руководителем. При этом исключительно важно, чтобы руководитель этого подразделения подчинялся напрямую генеральному директору, а не главному инженеру, технологу, коммерческому директору и т.п. Кроме того, на постановочном совещании необходимо договориться о принци­пах формирования рабочей группы. Возможно, потребуется несколько совеща­ний руководителей верхнего уровня, прежде чем они придут к общему мнению о целях проекта, убедятся в наличии команды и желании что-то менять. Если на этом этапе становится очевидно, что команды руководителей нет, никто не готов реально работать, то инициировать проект не следует — это приведет к значи­тельным потерям времени и средств организации.

152 ВВ. Репин, В. Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Руководитель проекта создает рабочую группу, отбирая сотрудников подраз­делений в соответствии с определенными требованиями.

Рабочую группу необходимо обучать принципам и методам моделирования бизнес-процессов и методикам внедрения процессной системы управления. На первом этапе рабочая группа должна пройти двух- или трехдневное обучение по этим вопросам. В последующем участникам рабочей группы потребуется прой­ти еще несколько циклов обучения для овладения инструментальными сред­ствами моделирования процессов, а также практического освоения методик моделирования и анализа процессов. Можно отметить, что рабочая группа вы­нуждена учиться и выполнять проект одновременно.

На основе общих целей проекта, поставленных руководством организации, рабочая группа разрабатывает детальные цели проекта, проводит экспресс-ди­агностику существующего состояния процессов, подготавливает техническое задание на выполнение работ по проекту.

Для разработки структуры целой, как правило, требуется проведение диагнос­тики состояния тех процессов, которые предстоит улучшать в рамках проекта. Эта диагностика может проводиться различными способами, например, при помощи двух- или трехдневного выездного семинара, когда руководители и сотрудники подразделений проходят обучение основам процессного подхода и анализируют текущую ситуацию по своим процессам. Диагностика может проводиться путем интервьюирования либо анкетирования руководителей и сотрудников подразде­лений. Общая цель диагностики — выявить проблемные зоны в бизнес-процес­сах, а также попытаться сформулировать существующие проблемы.

После того как цели проекта утверждены руководством организации, рабо­чая группа приступает к выработке методологии ведения проекта. В нее вклю­чаются рахтичные методики, в частности, методика формирования моделей бизнес-процессов в выбранной нотации. Методология ведения проекта оформ­ляется в виде документа и утверждается руководством организации.

Параллельно с созданием методологии проводится обучение руководителей и сотрудников организации основам процессного подхода.

Сотрудников организации информируют о целях проекта, о его основных эта­пах и об их роли в проекте. На этом же этапе участники рабочей группы проходят дополнительное обучение по техническим аспектам реализации проекта.

Затем (или одновременно) проводится подготовка программного и аппарат­ного обеспечения. Создаются условия для работы рабочей группы: помещения, оборудование, связь и т.д. Практический опыт показывает, что при отсутствии выделенного помещения рабочая группа не сможет эффективно выполнять свои функции. Попытки проводить совещания рабочей группы внутри подразделе­ний приведут к отвлечению сотрудников от основных обязанностей и т.д.

На основе спецификации целей, технического задания и методики веления проекта руководитель проекта разрабатывает детальный календарный план ра-