Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 203

Проверку корректности построения моделей выполняет квалифицирован­ный аналитик. В крупных проектах целесообразно выделять отдельного сотруд­ника, ответственного за работу с базой данных моделей, проверку связности процессов, проверку корректности моделей, консультации аналитиков по пост­роению моделей.

После того как модели бизнес-процессов проверены на корректность, они должны быть переданы в подразделения для проверки адекватности.

3.6.4.Методика проверки адекватности моделей процессов

Проверка адекватности моделей детальных бизнес-процессов проводится с использованием цикла «автор — читатель», подробно рассмотренного выше. Су­ществует несколько особенностей проверки адекватности детальных процессов:

• большой объем работы, много итерационных согласований;

• необходимость проведения совещаний по увязке процессов на границах подразделений (рабочих мест).

При планировании проекта необходимо учитывать тот факт, что для провер­ки детальных моделей потребуется значительно больше времени, чем при про­верке укрупненных моделей. Дело в том, что проверка детальных процессов предполагает работу с большим числом исполнителей, которые регулярно дают противоречивую информацию о процессе. Для устранения противоречий требу­ется часто собирать руководителей и специалистов и совместно обсуждать схе­мы детальных моделей процессов.

3.6.5.Документирование моделей процессов

После того как детальные модели бизнес-процессов прошли проверку адек­ватности, рабочая группа приступает к их документированию. Под документи­рованием понимается создание комплекта документов (отчета), описывающего существующие процессы. Приведем пример структуры такого отчета.

1. Введение.

2. Глоссарий терминов.

3. Схемы моделей организационной структуры.

4. Текстовое описание моделей организационной структуры.

5. Схемы вспомогательных моделей.

6. Описание вспомогательных моделей.

7. Схемы моделей бизнес-процессов.

8. Текстовое описание моделей бизнес-процессов.

9. Приложение. Перечень документов.

10. Приложение. Результаты интервьюирования сотрудников. Целесообразно представлять схемы моделей процессов в виде листов форма­ та А4 (в исключительных случаях — A3), содержащих не более 8—12 объектов. При большем количестве объектов схема модели становится трудно читаемой.

204 ВВ. Репин, В.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Не рекомендуется создавать так называемые «склейки», когда схема процесса представлена в виде соединенных между собой нескольких листов.

Более подробно о документировании процессов при внедрении процессного подхода к управлению будет написано в главе 4.

3.6.6. Типовые ошибки выполнения работ

Типовые ошибки выполнения работ на этапе создания детальных моделей бизнес-процессов можно сформулировать следующим образом:

• ошибки в сроках планирования работ по сбору и обработке информации:

• попытки собрать информацию излишне форматизованными средствами (обширные опросные листы, таблицы и т.п.):

• нарушения требований нотации и «Методики описания бизнес-процессов»;

• неэффективно организованный процесс проверки адекватности в подраз­ делениях;

• отсутствие оперативного контроля за деятельностью рабочей группы;

• «простои» рабочей группы;

• неполное описание процессов.

Очень часто на практике происходят ошибки в определении сроков планиро­вания работ по проекту, особенно в части сбора и обработки информации. Трудо­емкость таких работ существенно больше, чем создание графических схем моде­лей с использованием программных продуктов. Этот факт необходимо учитывать при планировании. Кроме того, необходимо помнить о поправочном коэффици­енте 2,5—3 для прогнозирования реальных сроков выполнения работ.

Существенной ошибкой яачяется попытка собрать информацию в подразде­лениях излишне формализованными средствами. Создание сложных, многостра­ничных анкет и последующие попытки заставить сотрудников подразделений корректно их заполнить, как правило, не приводят к положительным результа­там. Более того, такая деятельность только раздражает большинство сотрудни­ков и затрудняет дальнейший ход проекта.

Нарушения требований нотации и «Методики описания бизнес-процессов» приводят к созданию некорректных, низкокачественных моделей, которые вы­зывают много лишних, непродуктивных вопросов при проверке адекватности. В итоге сроки выполнения работ увеличиваются. Анапитикам рабочей группы приходится по несколько раз переделывать схемы моделей.

Неэффективно организованный процесс проверки адекватности приводит к существенному увеличению длительности проекта. Аналитикам приходится мно­гократно обращаться к руководителям и сотрудникам организации с технически­ми вопросами по моделям, что постепенно ухудшает отношение к проему.

Отсутствие оперативного контроля за деятельностью рабочей группы приво­дит к тому, что анатитики начинают «идти в разные стороны», формировать модели разного уровня, плохо связанные между собой, увлекаться незаплани-