Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 317

Рис. 5.6. Выполняем вес иконы и государственные стандарты.

3. «Кто в организации отвечает за своевременное получение, корректировку и рассылку документации внешнего происхождения и изменений к ней?» — Для этих целей назначают ответственного (ответственных) за эти работы. В круп­ной организации получением технической и законодательной документации, как правило, ведают Отдел главного технолога. Отдел главного конструктора, Юридический отдел, Административный отдел в соответствии с принятым рас­пределением обязанностей.

4.2.3.2. К документации внутреннего происхождения относятся все регла­ментирующие документы, создаваемые в организации: положения о подразде­лениях, должностные инструкции, технологические инструкции и карты, тех­нические условия на продукцию, регламенты проведения совещаний, инструк­ции о работе с клиентами, о защите коммерческой информации, о порядке складского учета, о проведении инвентаризации, о порядке отчетности и т. д.

Управление такой документацией начинается с установления порядка ее разра­ботки, согласования и утверждения. Порядок разработки, согласования и утверж­дения можно представить в виде блок-схемы в документированной процедуре.

В соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000 содержание п. 4.2.3 относится к созданию обязательной документированной процедуры «Упраачение документаци­ей». Для различных организаций объем этой процедуры может быть различным.

а). Для небольшой организации достаточно разработать одну процедуру, в которой будет описано, как в организации обеспечена работа с регламентиру­ющими документами. Эта процедура может содержать два раздела.

318 В.В. Репин, в.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

Первый раздел посвящен порядку поступления документации внешнего про­исхождения, внесению в нее изменений, рассылке внутренним абонентам, оз­накомлению с ней и изменениями персонала, хранению на местах, аннулирова­нию отмененных документов.

Во втором разделе описаны порядок разработки, согласования и утверждения документации внутреннего происхождения, рассылки, ознакомления с ней и из­менениями персонала, хранения на местах, регулярного пересмотра и аннулиро­вания устаревшей. Регулярный пересмотр документации является обязательным требованием и гарантией того, что с течением времени документ и реальная ра­бота не начнут существовать отдельно друг от друга.

б). В большой организации для управления документацией внутреннего про­исхождения может быть разработано несколько документированных процедур. Например:

• Управление организационно-распорядительной документацией.

• Управление технологической документацией.

• Управление конструкторской документацией.

• Управление кадровой документацией.

Рис. 5.7. Доступность документации зависит от отклонения, которое она предотвращает.

Количество и объем документации всецело зависит от размеров и целей орга­низации и определяется степенью полезности и целесообразности затрат на ее разработку и поддержание в рабочем состоянии. Доступность документации определяется разумным соотношением между периодом, в течение которого может возникнуть отклонение, его тяжестью и временем на доступ к документу (рис. 5.7), например, для уточнения информации с целью предотвращения по­явления данного отклонения.

Пример блок-схемы процедуры управления нормативными документами внут­реннего происхождения приведен на рис. 5.8.