Глава 3 Описание и анализ бизнес-процессов 149

Длительность выполнения проекта. Первый метод предполагает, что работы по описанию процессов должны быть выполнены в течение двух-трех месяцев. Ме­тод II изначально ориентирован на более детальную и тщательную работу, а так­же большие сроки (6—12 месяцев).

Корректность полученных моделей процессов. Недостатками «ускоренного» ме­тода описания являются низкое качество и корректность полученных моделей процессов. Этот факт обусловлен как особенностями самого метода, так и малы­ми сроками выполнения проекта. «Полный» метод позволяет составить суще­ственно более достоверную картину процессов. Следует отметить, что коррект­ность получаемых моделей должна контролироваться и в том, и в другом случае.

Степень участия персонала организации в проекте. При использовании мето­да I предполагается, что руководители и сотрудники предприятия в основном предоставляют информацию о процессах, а большую часть работы по формиро­ванию моделей выполняет рабочая группа (возможно, состоящая из внешних консультантов). Она же занимается проверкой корректности моделей процес­сов и анализом проблем. Таким образом, основным разработчиком проекта ста­новится рабочая группа. К сожалению, на практике состав рабочей группы фор­мируется по остаточному принципу, когда в нее включают сотрудников, наиме­нее ценных для реальной работы подразделении. Такой подход неизбежно при­водит к трудностям при выполнении проекта и низкому качеству полученного комплекта моделей бизнес-процессов. Наоборот, при использовании метода II делается акцент на участие большого числа руководителей и сотрудников пред­приятия в проекте. Например, описание деятельности подразделения, составле­ние блок-схем процессов, формирование рабочих документов (положение о под­разделении, инструкции) выполняется непосредственно руководителями подразделений и их подчиненными. Рабочая группа руководит данным процес­сом, обучает персонал, разрабатывает методические материалы, проверяет и корректирует результаты работы и т.п. Подчеркнем, что при методе II очень большое значение отводится руководителям верхнего уровня.

Трудоемкость выполнения проекта. С точки зрения трудоемкости метод II является существенно более сложным и долгим. Метод I менее трудоемок, од­нако при этом предполагается, чаще всего, привлечение внешних консультан­тов, услуги которых дороги. Метод II основан на деятельности сотрудников организации.

Степень риска неудачи проекта. Если руководство не участвует в проекте или участвует формально, то риск неудачного выполнения проекта при методе I достигает 80—100%. Для метода II отсутствие внимания и заинтересованности руководства также является важнейшим критическим фактором успеха. Но в случае метода II полученные результаты могут быть реализованы хотя бы фор­мально в виде положений о подразделениях и т.д. При поддержке руководства при методе I можно добиться хороших результатов, но степень их практическо-

150 ВВ. Репин, В.Г Елиферов. Процессный подход к управлению

го использования все-таки будет невысокой. В случае метода II, при поддержке руководства можно претендовать на построение основ процессной системы уп­равления в качестве результата выполнения проекта.

Возможность использования результатов проекта. Поскольку' при использо­вании метода I бизнес-процессы организации описываются фрагментарно, то и практическое использование результатов проекта возможно, как правило, лишь на 30—40%. При этом для того чтобы ападеть информацией, оставшейся в моде­лях, потребуется описать «соседние», не описанные процессы, распределить оставшиеся функции подразделений и т.д. Согласно методу II, работа изначаль­но ориентирована на получение практически применимых результатов, напри­мер, в виде процессной документации. Поэтому эффективность метода II в дан­ном случае существенно выше.

В заключение отметим, что метод II является существенно более структури­рованным, чем метод I. Результаты, полученные по методу II, являются более «прозрачными» для руководителей организации и подразделений. По ходу его применения создается документация, которая может быть использована для регламентации деятельности подразделений.

3.3. Подготовка проекта описания бизнес-процессов

В данном параграфе приводится описание методик, используемых на этапе подготовки проекта моделирования бизнес-процессов. Предлагаемые методики могут быть использованы при методах I и II создания моделей процессов.

Практический опыт работ по моделированию процессов показывает, что подготовительный этап проекта является очень важным. Результаты выполне­ния подготовительного проекта во многом определяют успех проекта в целом.

Основную работу на подготовительном этапе выполняет руководитель про­екта и рабочая группа при активном участии руководителей организации.

Длительность подготовительного этапа может составлять от двух недель до двух месяцев в зависимости от масштабов проекта и численности организации.