Глава 5 Описание бизнес-процессов при внедрении системы менеджмента качества 325

ванию оборудования, инструкции по работе с клиентами (по приему заказов), инструкции по выполнению различных работ и т.д. Должны быть в наличии вовсех подразделениях (если это целесообразно). Например, «Инструкция о по­рядке оценки поставщика» может находиться в этой папке в номенклатуре дел Отдела закупок, а для небольшой организации — существовать в качестве при­ложения к описанию процесса закупок.

Папки 0*.05. Положение о подразделении, 0*.06. Штатное расписание и 0*.07. Должностные инструкции объединяют под одной обложкой и содержат соот­ветственно:

• Положение о подразделении ПП 0*.00 по форме Приложения ** к про­ цессу «Подготовка и аттестация персонала» П 09.00;

• Штатное расписание подразделения по форме Ф 00.0*.0* Приложения ** к Д 00.01;

• Должностные инструкции всех ИТР подразделения по форме Приложе­ ния ** к Д 00.01 - Порядок управления документацией;

• Планы обучения сотрудников подразделения на 200 г. по форме Ф 00.0*.0*

Приложения ** к П 09.00 - процесс «Подготовка и аттестация персонала»;

• Протоколы заседания аттестационной комиссии по форме Ф 00.0*.0* При­ ложения ** к П 09.00 - процесс «Подготовка и аттестация персонала».

Папка 0*.08. Записи по качеству. Содержание: все документы, перечислен­ ные в разделах описания процесса как записи по качеству, подтверждающие выполнение установленных требований к продукции и СМК, кроме докумен­ тов, перечисленных в разделе 6.2 «Человеческие ресурсы» (эти документы нахо­ дятся в папках 0*.05, 0*.06, 0*.07 — кадровые документы). Количество папок определяет владелец процесса исходя из количества документов и их типов, являющихся записями по качеству. Нумерация папок — 0*.08**, где * — номер процесса, ** — номер папки, содержащей записи по качеству. Сюда также отно­ сятся журналы, в которых делают записи по качеству, например, «Журнал го­ товности оборудования на (установке)» и папки, в которые подшиваются

отдельные заполненные бланки. Журнал представляет собой папку № О*.О8**, поэтому ему присваивается нумерация отдельной папки.

Папка 0*.09. Непрерывное улучшение. Содержание:

• планы по качеству (целевые показатели процесса (организации) и планы по достижению целевых показателей на установленный период);

• справки о ходе процесса (п. 5.6.2);

• протоколы анализа результатов процесса (п. 5.6.3);

• планы мероприятий, корректирующих и предупреждающих действий;

• протоколы и мероприятия по дням качества.

Папка «Непрерывное улучшение» (название условное) оформляется для нужд сертификации СМК. Для организации, которая не будет внедрять и сертифици-

326 В.В. Репин, в.Г. Елиферов. Процессный подход к управлению

ровать СМК, полезно завести папку «Стратегическое планирование», где будут размещены планы на год. Содержание папки: планы и целевые показатели орга­низации и подразделений, которые нужно и можно достичь за год, и меропри­ятия, которые нужно выполнить, чтобы достичь этих показателей. Также в этой папке целесообразно разместить документы, касающиеся:

• выявленных и зафиксированных отклонений;

• результатов проведенного анализа причин отклонения;

• принятых решений о целесообразности устранения данных отклонений;

• результатов проверки эффективности корректирующих и предупреждаю­ щих действий;

• улучшения деятельности (переписка с поставщиками, потребителями, субподрядчиками и другими внешними организациями и т.д.).

Пример оформления номенклатуры дел подразделения приведен в Прило­жении 5.

Для обеспечения сквозного прослеживания ответственности и взаимодей­ствия персонала в рамках процесса ответственность за выполнение функций, входящих в процесс, должна быть закреплена за соответствующим персоналом. Могут быть выбраны разные формы закрепления ответственности. Например: ввести перечень функций процесса в Положение о подразделении. При этом типовую форму Положения целесообразно дополнить Матрицей ответственно­сти и регламентацией взаимодействия между процессами (см. Приложение 1).

При формировании положений о подразделениях, входящих в состав опи­сываемого процесса, формулировка назначения данного подразделения должна полностью совпадать с функциями, закрепленными за данным подразделением в вышестоящем процессе.

Вопрос формирования системы регламентирующей документации для про­цесса подробно рассмотрен в главе 4 (§ 4.4.2).

Документирование методик выполнения и результатов работ играют в СМК очень большую роль. Организации документооборота должно уделяться значи­тельное внимание. Типичные ошибки, которые совершают рабочие группы при построении системы документации, следующие:

1. На бумажных документах отсутствуют дата и подпись лица, составившего этот документ;

2. В регламентирующих документах не установлен срок действия или пере­ смотра;

3. В организации используют неучтенные копии НД внешнего и внутренне­ го происхождения;

4. В организации не соблюдается порядок ознакомления персонала с необ­ ходимой ему документацией. Нет списка, кто и с какой документацией должен быть ознакомлен;