Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 265

• своевременно внесенные корректировки и изменения;

• сроки действия до очередного пересмотра инструкции;

• отметки о регулярном пересмотре действующих инструкций;

• сведения о рассылке экземпляров инструкций, если это необходимо, и отметки о внесенных корректировках и изменениях в разосланные уч­ тенные экземпляры.

3. Процесс создания инструкций, пересмотра и внесения изменений в дей­ ствующие инструкции должен предусматривать следующее:

• процедуру определения потребности в новом документе;

• назначение ответственного за разработку;

• анализ требований к новому документу и действующей нормативной документации;

• разработку документа;

• порядок согласования и утверждения документа;

• порядок рассылки и постановки на учет копий разработанного доку­ мента;

• порядок хранения документа в архиве и на рабочих местах;

• порядок регулярного пересмотра, внесения коррекций и изменений;

• порядок аннулирования внутренних документов, утративших свою силу.

4. Если это целесообразно, то нормативный документ внутреннего проис­ хождения может содержать в тексте или в приложении регламент по выполне­ нию отдельных операций и переходов в ходе работы:

• для должностной инструкции персонала регламентация может прово­ диться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годо­ вой цикличности работ.

Пример 4.8. Регламент к должностной инструкции начальника цеха может содержать следующие виды работ, выполняемые на регулярной основе:

1. Ежедневно:

а) 9.00 — анализ информации о производстве за прошедшие сутки;

б) 10.00 — выдача и корректировка плановых заданий на следующий день.

2. Еженедельно:

а) понедельник 12.00 — планерка у начальника производства;

б) вторник 10.00 — планерка с начальниками участков;

в) пятница 16.00 — подготовка рапорта к планерке у начальника производ­ ства.

3. Ежемесячно:

а) до 1 числа месяца, следующего за отчетным. — представление началь­ нику производства отчета о выполнении плановых показателей за ис­ текший месяц:

б) вторая среда месяца, следующего за отчетным. — итоговое совещание у директора завода.

266 В.В. Репин, В.Г Елиферов Процессный подход к управлению

4. Ежеквартально:

а) проведение очередных инструктажей по технике безопасности и пожар­ ной безопасности:

б) организация обучения и аттестации персонала, занятого на опасных ра­ ботах в Гортехнадзоре»;

• для рабочих инструкций, операционных и технологических карт регла­мент может содержать переходы, выполняемые в течение рабочей смены:

а) время начала работы;

б) время подготовки к проведению операции;

в) время завершения работы;

г) техническое обслуживание в течение смены и по окончании смены;

д) время и порядок передачи смены.

4.4.3. Порядок разработки и утверждения документации

Для того чтобы требования заказчика были выполнены, необходимо задоку­ментировать все работы, процессы и подпроцессы. Иначе эти действия будут носить случайный характер и давать непрогнозируемый результат.

По нашему мнению, большим недостатком МС ИСО 9000 был и остается термин «документация системы качества» (по версии 1994 г.) и «документация системы менеджмента качества — СМ К» (по версии 2000 г.). Наличие этого термина очень часто воспринимается в реальных организациях как необходи­мость разработки дополнительной системы документации — «документация системы менеджмента качества». Такая терминология вводит в заблуждение ру­ководителей и персонал. На самом деле в организации должна быть единая сис­тема документации, часть из которой может быть использована при проведении аудита СМК как доказательство выполнения требований МС ИСО 9001:2000.

Все попытки создать отдельную документацию СМК приводили к тому, что требования этой документации воспринимались отдельно от реальных процес­сов и продукции и, соответственно, считались необязательными для исполне­ния. СМК, оформленная таким образом, оставалась только на бумаге, иногда даже проходила сертификацию, но пользы организации не приносила, а только дискредитировала идеи СМК.

К сожалению, есть немало примеров, когда деятельность организации была направлена на достижение «бумажных результатов», поэтому одной из главней­ших задач при проведении реинжиниринга процессов и бизнес-процессов орга­низации является возвращение доверия к документации, придание ей законо­дательной силы.

Для этого при разработке, проверке и утверждении документации необхо­димо соблюдать следующие правила.

Правило I. Каждый документ следует рассматривать с точки зрения его мак­симальной полезности и оптимальных трудозатрат на его создание и исполне-