Аналітика

При реалізації ТМЦ повинні бути правильно вказано місце зберігання, найменування ТМЦ, а при виборі методу оцінки запасів за ідентифікованою собівартістю – і партія. Списати ТМЦ можна тільки з тими значеннями аналітичних ознак, з якими раніше був введений їх прихід.

Це може показатися дивним, але помилки введення, пов'язані з найменуваннями ТМЦ, не так вже і рідкісні. Якщо в довідник вводяться однакові найменування ТМЦ, програма все одно їх розрізняє за внутрішнім кодом і не повідомляє про помилку. На жаль, помилитися може оператор при відпустці таких цінностей. Наприклад, вибрати товар «Ручка» (тобто ручка кулькова) замість будівельного матеріалу «Ручка» (тобто ручка дверна). До таких помилок часто приводить звичка операторів відображати довідник ТМЦ несортованим по групах. Швидкий пошук елемента по перших буквах найменування працює в цьому режимі в межах всього довідника, а не в межах відкритої групи. Оператор економить свій час, адже відкривати і закривати групи довідника йому не потрібно. А що він вибрав ручку не з тієї групи, оператор може і не помітити. Щоб виключити подібні помилки, вводьте найменування ТМЦ трохи більш детально: «Ручка куль.» і «Ручка дв.», наприклад.

Уникнути помилок, пов'язаних з вибором не тієї партії (при партіонному обліку) допомагає заповнення накладних з використанням механізму підбору по партіях. Вікно відбору в цьому режимі набагато інформативніше. Перевіряйте себе і по графі «Залишок» витратної накладної.

Рахунок обліку

Документ «Расходная накладняа» може списувати ТМЦ тільки з того бухгалтерського субрахунку, який вказаний в параметрах довідника, так він влаштований. Це рахунок, який вказаний в реквізитах «Облік» на закладці «Додатково».

Якщо документом «Переміщення» перекинути залишки матеріалу на субрахунок 281 «Товари на складі» (з метою подальшого продажу), рахунок обліку в параметрах матеріалу не зміниться. Документ «Расходная накладная» залишків матеріалу на субрахунку 281 не знайде. Матеріал можна реалізувати, не перекидаючи залишки на субрахунок 281. Проте в цьому випадку документ спише запаси проводкою Дт 84 – Кт 201, а не проводкою вигляду Дт 901 – Кт 281, як того вимагає Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського вчені активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємстві і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.99 р. № 201, зі змінами і доповненнями. Як вийти з цієї ситуації? Потрібно створити ще один, спеціальний елемент довідника з правильними значеннями реквізитів і перекинути залишки на нього.

Невідповідності допомагає виявляти і перемикач в настройках залишків вікна підбору. Якщо поставити його в положення «По рахунку обліку», у вікні виводитимуться залишки саме по рахунку, записаною в реквізитах довідника «Номенклатура». Використовування механізму підбору не тільки прискорює введення документів, але і допомагає хат помилок.

4. Возвратна накладна

Для реєстрації повернення раніше відпущених цінностей в конфігурації є документ «Возвратная накладная». Він призначений для обліку повернень від суб'єктів підприємницької діяльності, повернення товарів в роздробі реєструють іншим документом. Возвратну накладну можна ввести на підставі документа «Расходная накладная». Сам документ не служить підставою для введення інших документів, проте він може бути замовленням. З нього починається ланцюжок взаєморозрахунків в тих випадках, коли документа, яким цінності були відпущені, в інформаційній базі немає. Наприклад, якщо здійснюється повернення тих ТМЦ, які були продані до дати введення залишків. Доступ до поворотної накладної, як і до всіх документів, якими оформляється повернення ТМЦ, дає журнал «Повернення». Новий документ можна ввести шляхом введення нового рядка в цей журнал, або виконавши команду «Документи → Возврат → Возвратная накладная».

Якщо вводити документ на підставі витратної накладної, практично всі його реквізити виявляться заповненими. В шапці документа будуть заповнені поля з реквізитами покупця і реквізитами місця зберігання. В табличну частину буде перенесена номенклатура, дані про партії, кількість і суми з початкової накладної на відпустку цінностей. Відпускні суми будуть перенесені з урахуванням зробленої покупцю знижки. Кількість повертається ТМЦ можна виправити уручну.

Якщо відкоригувати кількість ТМЦ, що повертаються, інформація про наданій покупцю знижку буде загублена! Сума возвратної накладної буде перерахована за цінами з відповідної колонки табличної частини. Знижку доведеться відновлювати, уручну відкоригувати суми в таблиці документа.

В таблиці є колонка «Расх. накл.», з номером і датою невигідної, якій була зареєстрована відпустка повертається ТМЦ. Ця колонка використовується для довідки. При оформленні повернення товарів, відвантажених по декільком накладних, поле можна не заповнювати.

В останній колонці таблиці представлена інформація про облікові ціни і суми ТМЦ, що повертаються. Дані в ній автоматично заповнюються двома способами:

• при введенні документа на підставі витратної накладної, дані собівартості прочитуються з операції, записаної цим документом;

• при заповненні табличної частини поворотної накладної самостійно дані про собівартість розраховуються за обліковими цінами ТМЦ, які зберігаються в параметрах довідника «Партії».

При будь-якому варіанті розрахунку собівартості, суми можна відкоригувати уручну. На суми, вказані в цій колонці, документ буде сторнувати проведене раніше списання ТМЦ на рахунки обліку витрат.

На закладці «Додатково» можна уточнити «поведінку» документа в податковому обліку. Тут розташовані вже знайомі поля для вибору субконто валових доходів і для вказівки суми попередньої оплати уручну. В нижній половині вікна повторена таблиця для введення цінностей, що повертаються.