2. Первісне впровадження програми

Ведення бухгалтерського обліку за допомогою програми 1С:Бухгалтерия можна починати лише після того, як будуть задані параметри обліку і введені початкові залишки рахунків. Ми вже аналізували впровадження програми, тепер розглянемо послідовність дій, які потрібно виконати для цього.

1. Ознайомлення з планом рахунків

План рахунків типової конфігурації відповідає Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств, що затверджений Міністерством фінансів України (наказ №291 від 30 листопада 1099 p.). План рахунків не потребує додаткового налаштування, оскільки в ньому містяться всі необхідні рахунки і субрахунки, а також задані параметри для ведення аналітичного, кількісного і валютного обліку.

2. Уведення даних про організацію

Перш ніж працювати з програмою, потрібно ввести всі дані про конкретну організацію в константа і довідники. Це, по-перше, інформант про реєстраційні дані підприємства, банківські реквізити, дані про керівництво і навіть дані, що стосуються облікової політики. Всю цю роботу можна виконати за допомогою Помощника заполнения констант.

3. Уведення ставки податків

Ставки податків об'єднані в довіднику Налоги и отчисления. Типова конфігурація містить уже заповнений довідник податків і відрахувань, користувачу достатньо лише відкрити його і пере» вірити задані ставки податків, відрахувань і внесків, а в разі потреби їх відредагувати. Ставки податків залежать від дати (є періодичними значеннями). У довіднику відображено ставки податків на робочу дату, що зазначено у заголовку вікна довідника. Перевірити дати введення ставок податку можна за допомогою кнопки История значения. Для деяких податків у довіднику є декілька записів. Це податки, ставка яким залежить від бази оподаткування (прибутковий податок). Для таких податків треба ввести, крім ставки податку, межу бази оподаткування.

4. Заповнення довідників

У разі роботи з програмою 1С:Бухгалтерія довідники можна заповнити попередньо або ж заповнювати їх під час уведення документів. Однак довідники Наши денежные счета і Валюты доцільно заповнити заздалегідь. Для кожної валюти потрібно також увести історію курсу, починаючи з тієї дати, з якої заплановано починати вводити господарські операції аж до поточної дати.

5. Уведення початкових залишків

Уведення початкових залишків обов'язкове лише у випадку впровадження програми 1С:Бухгалтерия на підприємстві, яке діє (на новостворюваному не потрібно). Залишки вводять на початок облікового періоду найчастіше рік, може бути квартал чи місяць, датою останнього календарного дня попереднього облікового періоду (року, кварталу, місяця). Оскільки процес уведення початкових залишків досить тривалий і трудомісткий, то зручно задати дату введення залишків як робочу, використавши для цього режим налаштування параметрів (команда Параметры з пункту Сервис головного меню).

Залишки за деякими рахунками можна, а за деякими навіть потрібно вводити за допомогою документів типової конфігурації, таких як Остатки ТМЦ, Остатки взаиморасчетов і Начисление зарплаты.

Якщо за рахунком як другу аналітику задано вид субконто ТМЦ (рахунки 20-22, 26, 28, 02), то початкові залишки за цими рахунками уводять на підставі документа Остатки ТМЦ. Цей документ згенерує правильні проведення навіть у тому випадку, коли щодо певної ТМЦ уже є залишки.

За допомогою цього документа вводять або виправляють початкові залишки ТМЦ на складах. Документ може змінити залишки тільки ми одному складі, заданому в реквізиті Место хранения.

За наявності залишків на декількох складах потрібно вводити декілька документів Ввод остатков ТМЦ (кількість документів відповідатиме кількості складів).

Таблична частина документа містить такі реквізити:

• назва ТМЦ, для якої вводять залишки;

• партію, залишки якої коригують, тобто під час проведення документа будуть скориговані залишки саме для партії, визначеної в табличній частині документа;

• базову одиницю вимірювання ТМЦ. Редагування стовпця неможливе, оскільки залишки ТМЦ уводять лише у базовій одиниці вимірювання;

• кількість ТМЦ, яку списують або вводять (залежно від режиму документа);

• облікову ціну (у гривнях без ПДВ);

• вартість заданої кількості ТМЦ (у гривнях без ПДВ);

• вартість заданої кількості ТМЦ (у гривнях з ПДВ);

• роздрібну ціну одиниці ТМЦ з ПДВ;

• суму торговельної націнки для заданої кількості ТМЦ.

Націнка має сенс тільки для роздрібних складів (крамниць). У випадку введення даних для гуртових складів реквізит Наценка заповнюють нульовим значенням.

Скориставшись кнопкою Подбор, ТМЦ можна перемістити з довідника ТМЦ у табличну частину документа. Після натискання на кнопку ОК відбувається записування і проведення документа.

Оскільки бухгалтерські проведення формуються в кореспонденції з допоміжним рахунком 00, то цей документ не можна використати з митно метою, крім початкового введення залишків.

Для введення початкових залишків рахунків, що відображають взаємовідносини з контрагентами (рахунки 36, 37, 63), у типовій конфігурації передбачений документ Остатки взаиморасчетов.

Цей документ призначений для введення інформації про початкові взаєморозрахунки з клієнтами (покупцями і постачальниками). Під час уведення документа клієнта, для якого вводитимуть залишок, вибирають ч довідника Контрагенты. Після цього вводять залишок, ва­люту взаєморозрахунків, курс цієї валюти щодо гривні і вид торгівлі (вибирають зі списку). У реквізиті Счет задають бухгалтерський рахунок для обліку взаєморозрахунків з цим клієнтом. Кількість документів, які вводять, відповідатиме кількості контрагентів, взаєморозрахунки з якими мають залишки на час впровадження програми.

За допомогою цього документа можна також увести залишки з ПДВ (ча рахунками 64.3 Налоговые обязательства і 64.4.1 Налоговый кредит). Для формування потрібних проведень у формі документа треба додатково задати рахунок обліку ПДВ і його аналітику.

Суми залишку вводять у документ як зі знаком "+" (ми винні), так і зі знаком "–" (нам винні).

Тут бухгалтерські проведення також формують в кореспонденції з допоміжним рахунком 00.

Уведені документи Остатки ТМЦ і Остатки взаиморасчетов відображені в журналі Ввод остатков.

Початкові залишки з зарплатні уводять за допомогою документа Начисление зарплаты з зазначенням виду виплати Ввод остатков.

Залишки на всіх інших рахунках уводять ручними операціями: початкові залишки - за допомогою операцій, проведення яких відповідають допоміжному рахунку 00; дебетові залишки - операціями, що містять проведення, рахунок дебету яких відповідає цьому рахунку, а рахунок кредиту 00. Для кредитних залишків рахунок дебету 00, а рахунок кредиту - це рахунок, для якого вводять залишки. Залишки на рахунках, з якими ведуть аналітичний облік, уводять із зазначенням конкретного субконто (об'єкти аналітичного обліку) і виконують це для кожного субконто. Якщо на рахунком ведуть кількісний облік, то потрібно також увести залишки її кількісному вираженні. У випадку ведення на рахунку валютного обліку вводять залишки кожної валюти з обов'язковим заданням гривневого еквівалента.

Якщо залишки введені правильно, то сума обігів за дебетом рахунка 00 дорівнюватиме сумі обігів за кредитом. Перевірити обіги можна, сформувавши звіт Оборотно-сальдовая ведомость за період, якому належить дата введення початкових залишків.

6. Уведення операцій до поточної дати

Після введення початкових залишків потрібно ввести інформацію про псі господарські операції, виконані від дати впровадження програми до поточної дати. Найзручніше вводити операції в інформаційну базу за допомогою документів типової конфігурації. У цьому випадку буде детальна і достовірна інформація за всіма рахунками й об'єктами аналітичного обліку. Якщо кількість таких операцій велика, то можна ввести лише перехресні проведення за рахунками, просумувавши проведення з однаковою кореспонденцією рахунків і однаковими субконто. Зазначимо, що це має сенс лише тоді, коли виведено обіги за всіма рахунками для кожного субконто (а також і за валютою, і в кількісному обліку).

7. Перевіряння правильності уведення даних

Правильність уведення даних можна перевірити, використавши стандартні звіти Оборотно-сальдовая ведомость, Оборотно-сальдовая ведомость по счету, Анализ счета по субконто, Анализ субконто. Звіт Оборотно-сальдовая ведомость дає змогу переглянути залишки на всіх синтетичних рахунках. Ці залишки можна порівняти із залишками н Головній книзі. Звіт Оборотно-сальдовая ведомость по счету використовують для перегляду залишків і обігів на рахунках, за якими ведуть аналітичний облік. Стандартний звіт Анализ счета по субконто можна використати для перегляду залишків і обігів на рахунку за конкретними об'єктами аналітичного обліку, а звіт Анализ субконто застосовують для деталізації залишків і обігів за багаторівневою аналітикою.

Після коригування виявлених помилок період обліку треба змінити на поточний і на цьому процес впровадження програми завершений.