1. Константи

Константи – постійні (умовно-постійні) величини, які зберігають інформацію, яка не змінюється або змінюється достатньо рідко, наприклад, назва підприємства, його поштова адреса.

По впливу значень констант на дії, які виконуються програмою константи умовно можна поділити на чотири групи:

1. константи, значення яких впливають на формування проводок (наприклад, метод списання запасів);

2. константи, значеннями яких за умовчанням заповнюються рядки документів або значення яких використовуються як аналітика в проводках (наприклад, назва підприємств);

3. константи-перемикачі (наприклад, «Да/Нет»);

4. службові константи, які визначаються розробниками і не редагуються користувачами, за виключенням «Дата заборони редагування», яка дозволяє заборонити доступ до «закритих періодів».

Список констант відкривається на екрані в меню "Операції" командою "Константи". Вікно списку констант має вид таблиці, що складається з трьох колонок. В колонці "Код" записано коротке найменування константи. Колонка "Найменування" містить розшифровку короткого найменування константи. В колонці "Значення" міститься і встановлюється значення константи. При веденні бухгалтерського обліку користувач може коректувати значення констант в списку. Додавання і видалення констант, зміна короткого або повного найменування констант виконується тільки в "Конфігураторі". При змінах значень констант програма записує історію змін. Історія змін констант має вид списку, де зберігатимуться не тільки останнє значення константи, але і всі раніше існуючі значення з датами їх введення.

Зміна значення константи. Щоб змінити значення константи, необхідно встановити курсор в колонку "Значення" і натискувати клавішу -Enter". Осередок перемкнеться в режим редагування і в ній з'явиться текстовий курсор або кнопка для вибору. Для заповнення і коректувань основних констант в програмі є "Помічник заповнення констант" і це спеціальний вбудований програмний помічник, який запускається в роботу з меню "Допомога".

Проглядання історії значення константи можна виконувати для окремих констант, наприклад, метод партионного обліку. Для проглядання історії значення константи необхідно встановити курсор на найменування константи і в меню "Дії" вибрати команду "Історія значення" або застосувати швидку кнопку "Исторія(F5)" у вікні списку констант. Вікно історії значення константи є таблицею, що складається з двох граф - дата і значення константи на цю дату. Записи в таблиці сортуються по даті. Зміна значення історії константи може проводитися двома способами: введенням нового значення константи в списку констант і коректуванням рядків у вікні історії значення константи.

2. Довідники

Довідники – спеціальні засоби, які забезпечують ведення списків однотипних облікових об'єктів і збереженню параметрів, які характеризують ці об'єкти.

Всі об'єкти (елементи) довідника мають свій унікальний код, який дозволяє програмі їх ідентифікувати, незалежно від значень інших параметрів, у тому числі і назви. Як правило, кожному виду субконто відповідає окремий довідник.

В довідниках програми записуються дані для ведення аналітики обліку. Так наприклад, список співробітників підприємства зберігаються в довіднику «Співробітники», а для ведення основних засобів використовується довідник «Необоротні активи». Список довідників відкривається через меню «Довідники» і тут є такі види довідників:

• однорівневі довідники, в яких записуються тільки картки з даними для аналітики обліку. Картка на екрані виділяється голубим значком;

• багаторівневі довідники і в них можна записувати картки з даними і їх групувати в папках (або теках), які можуть містити інші внутрішні теки. Папка (група карток) виділяється на екрані жовтим значком.

• підлеглі довідники це залежні довідники. Наприклад довідник "Партії", де записуються партії по закупівлях товарів будматеріалів, матеріалів і ін. ТМЦ; довідник "Склад продукції" в якому записується список матеріалів і витрат для заповнення про калькуляцію.

На екрані багаторівневий довідник складається з двох частин

• ліве поле показує у вигляді значків загальну структуру папок довідника;

• праве поле відображає вміст папки, значок якої відкритий в лівому полі довідника.

Біля значка теки в лівому полі може показуватися знак "+" і він указує, що усередині цієї папки знаходяться інші вкладені внутрішні папки. Для показу внутрішніх папок на екрані потрібно клацнути мишкою цей значок "+", з'являться внутрішні папки і цей значок зміниться на знак «–». Якщо клацнути мишкою знак «–» на екрані ховаються внутрішні папки. Команди при роботі з багаторівневим довідником виконуються з меню "Дії" або швидкими кнопками вікна довідника.

Користувачам в довіднику часто доводиться виконувати такі дії:

• відкриття для карток нової групи зручно виконати швидкою кнопкою "Нова група" або з клавіатури клавішами Ctrl+F9;

• відкриття нової картки для запису даних виконується швидкою кнопкою "Новий рядок" або з клавіатури клавішею "Insert";

• швидкий пошук карток і папок по всьому довіднику виконується послідовністю таких кроків: Крок 1. Необхідно клацнути мишкою швидку кнопку "Установка (відключення) режиму висновку списку по групах", тобто віджати, щоб на екрані змішалися картки і теки. Крок 2. В меню "Дії" перевіряється настройка сортування по найменуванню (за абеткою). Крок 3. На клавіатурі набирається декількох символів назви картки або папки, які потрібно швидко знайти курсором. Крок 4. Після закінчення швидкого пошуку натискує обов'язково швидка кнопка "Установка (відключення) режиму висновку списку по групах";

• переміщення карток і папок в іншу групу виконується в декілька кроків: Крок 1. В лівому полі довідника подвійним клацанням мишки відкривається значок папки, з якої буде переміщення. Крок 2. В лівому полі довідника одним клацанням мишки встановлюється курсор на теку, куди буде переміщення. Крок 3. В правому полі вікна довідника встановлюється курсор на картку або папку, яку потрібно перемістити. Крок 4. Виконується команда на переміщення швидкою кнопкою "Перемістити в групу";

• видалення з довідника картки або папки виконується командами в два етапи: Етап 1. Необхідно помітити значком елемент з клавіатури, що видаляється, клавішею "Delete" або швидкою кнопкою "Помітити на видалення". Етап 2. Виконуються такі кроки. Крок 1. Необхідно закрити в програмі всі відкриті внутрішні вікна командою "Закрити все" в меню "Вікна". Крок 2. В меню "Операції" виконується команда "Видалення помічених об'єктів" і потрібно підтвердити команду на видалення. Крок 3. Через кнопку "Контроль" виконується перевірка даних бухгалтерського обліку на їх цілісність. Якщо програма дозволить видалення, стане робочою кнопка "Видалити" і з її допомогою віддаляються (стираються) помічені елементи на видалення;

• виправлення в картці помилки в полі "Фірма" програма блокує (не дозволяє виправлення) і щоб виправити цю помилку потрібно виконати такі кроки: Крок 1. За допомогою швидкої кнопки "Копіювати рядок" відкриваємо копію картки з помилкою. Крок 2. В копії картки виправляємо помилку і зберігаємо картку. Крок 3. Картку з помилкою в полі "Фірма" позначаємо на видалення.

Якщо в програмі бухгалтерський облік буде з аналітикою обліку по декількох об'єктах, то обов'язково заповнюється в картці поле "Префікс номера". Префікс записується у вигляді двох великих букв. Цими буквами починатимуться номери документів в журналах.