1. Поняття позамашинної інформаційної бази

Організація розв'язування будь-якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за обсягами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти ІЗ організуються у вигляді інформаційної бази (ІБ) – сукупності упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС.

				Інформаційне забезпечення
↓				↓		↓
Методичні та інструктивні документи				Система класифікації і кодування			Інформаційна база
				↓			↓
				Позамашинна			Машинна
↓				↓			↓
Організаційні документи				Інформаційні документи			Інформаційні масиви

Рис. 1. Структура інформаційного забезпечений

Інформаційне забезпечення містить методичні та інструктивні документи, системи класифікації і кодування та інформаційну базу.

ІБ поділяється на позамашинну і машинну. До позамашинної належить ІБ, яка містить організаційні та інформаційні документи і сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Машинну ІБ складає сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях (інформаційні масиви)

Позамашинна інформаційна база

Організаційні документи

Інформаційні документи

Стандарти

З умовно-постійною інформацією

З оперативною інформацією

З результатною інформацією

Методи класифікації і кодування

Конструкторсько-технологічні

Прейскуранти цін

Інструкції з ведення документів

Планові

Довідкові

Нормативні

Рис. 2 Склад позамашинної інформаційної бази

Позамашинна ІБ містить усі документи, які використовуються у системі управління. їх можна розділити на дві групи організаційні та інформаційні.

До складу першої групи входять стандарти, методи, ти інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, інструкції з заповнення і коригування документів.

Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться у конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також у прейскурантах цін.

Решта документів, що циркулюють у системі управління підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).

До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують у результаті розв'язування задачі.

Під час створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи виконуються такі дії:

• формалізація даних;

• вибір форм первинних документів і машинних носіїв;

• вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;

• розробка форм вихідних документів;

• визначення та розробка логічної структури бази даних;

• вибір системи керування базою даних (СКБД);

• організація раціонального документообігу тощо.