2. Переваги та порядок здійснення електронного документообігу

Процес документально-інформаційного забезпечення управління (документообігу) традиційно складається з наступних етапів:

• створення документів та їх оформлення;

• приймання-передача документів;

• організація руху документів всередині підприємства;

• реєстрація і контроль виконання;

• зберігання документів.

Кожен з цих етапів з впровадженням комп’ютерних технологій зазнає певних змін. Підприємство, що використовує систему управління документами, за рахунок скорочення невиробничих втрат часу може здійснювати обсяг послуг меншою кількістю співробітників або збільшити обсяг послуг без збільшення чисельності персоналу. Клієнти таких підприємств обслуговуються швидше, отримують повнішу інформацію і звертаються до меншої кількості співробітників для її отримання.

Переваги електронного документообігу як для адміністрації підприємств, так і для його співробітників наведено на рис. 1.

ВИКОРИСТОВУЮЧИ КОМП’ЮТЕРНУ СИСТЕМУ ДОКУМЕНТООБІГУ

співробітник керівник

отримують можливість

виконувати роботу, не витрачаючи часу на пошуки інформації та необхідного інструментарію виконувати малознайому роботу без допомоги колег, користуючись лише інструкціями, які надаються системою знизити імовірність виникнення виробничих помилок

аналізувати ділові процеси в своїй організації і приймати рішення про їх оптимізацію контролювати завантаження співро-бітників і оперативно перерозподіляти завдання у випадку перезавантаження окремих співробітників контролювати хід виконаних завдань

Комп’ютерні технології дозволяють використати електронний варіант картотек – бази даних. В найпростішому варіанті база даних – це та ж картотека, тільки розташована в пам’яті комп’ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою одержання або складання документа, його номером тощо.

Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп’ютера на комп’ютер – це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготований, з включеними в нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені в інші документи, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп’ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про одержання документу.

Комп’ютерні програми документообігу автоматизують три основні види документообігу: офісний, спільний, адміністративний.

Офісний документообіг обслуговує рутинні офісні завдання і застосовується тільки в рамках конкретного виробничого завдання. Електронне повідомлення, що містить інструкцію та інформацію про її статус у процесі документообігу, передається від працівника до працівника відповідно до порядку, визначеного керівником.

Спільний документообіг має місце, коли нетипові процеси охоплюють декілька підрозділів або підприємств. Розробка нової продукції, що проходить стадії висування концепції, проектування, виробництва і маркетингу, є прикладом спільного документообігу.

Адміністративний документообіг обслуговує процеси, у яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів. Як і виробничий документообіг, він призначений для обробки звітів про витрати і реєстраційних форм з меншими адміністративними витратами. Замість заповнення паперової форми, наприклад, для одержання добових при відрядженні співробітник заповнює електронну форму на комп’ютері й електронною поштою надсилає її в бухгалтерію.

Самостійне вивчення

Заняття 1.5