3. Причини, за яких не проводиться накладна

Алгоритм проведення документа «Расходная накладная» (як майже всіх документів конфігурації) перевіряє перед записом документа в ІБ введену користувачем інформацію. Іноді після клацання на кнопці «ОК» на екран виводиться вікно з повідомленням про те, що документ не проведений.

У вікні повідомлень (в нижній частині екрану) виводиться звіт причинах відмови в проведенні документа. До речі, детальною коментарів, що виводяться, можна управляти. Відкрийте командою «Сервіс → Індивідуальна настройка» вікно настройки параметрів робочого місця. В реквізиті «Детальність коментарів» виберіть із списку потрібне значення.

На перших порах краще поставити значення «3: Максимальна», тоді «1С: Бухгалтерія» виводитиме найдокладніший звіт про дії документів. До речі, це ж вікно дозволяє встановити значення декількох констант індивідуально для кожного робочого місця. Звичайно, це не константи, що визначають облікову політику підприємства в цілому. Це сервісні константи, прискорюючі заповнення реквізитів документів. Константа «Хто звичайно відпускає товари», наприклад.

Документ «Расходная накладная» (і багато аналогічних) не проводяться із трьох основних причин:

• порушена хронологія документів;

• неправильно вказана аналітика;

• невірний бухгалтерський рахунок обліку ТМЦ.

Хронологія

Всі документи, що вводяться, автоматично упорядковуються по датах, в межах однієї дати – за часом їх записи. Час документа, окрім впорядковування журналів, виконує і іншу важливу роль. В «1С: Бухгалтерії» можна виконувати запити «на документ». Щоб вивести і перевірити залишки по ТМЦ при формуванні витратної накладної, «1С: Бухгалтерія» робить запит до ІБ на цей документ, фактично — на дату і час його створіння. А час створення документа програма запрошує у системного годинника комп'ютера, який іноді збивається і йде вперед. Користувач переводить години тому, в результаті не може провести витратну накладну: прихід товару виявився зареєстрований більш пізнім (неправильним) часом, потрібного товару в залишках нібито «ні». Ще неприємніше може скластися ситуація в розрахованих на багато користувачі файл-серверных версіях «1С: Бухгалтерії». Адже час створення документів реєструється по годиннику комп'ютерів що записали їх користувачів, а годинник на всіх комп'ютерах йде по-різному!

В спеціалізованих журналах, таких як «Договора», «Счета входящие», «Приходные накладные», «Расходные накладные» та інші, виводиться тільки дата, але документи шикуються в межах дати за часом їх створіння Колонка «час» є в загальному журналі і в журналі операцій. Час введення документів можна змінити. В будь-якому журналі виділите документ. Клацніть на ньому правою кнопкою миші і виберіть у випадаючому меню пункт «Зробити непроведеним». Час можна змінити тільки у непроведеного документа.

Підтвердіть відміну проведення документа в діалоговому вікні. Із значка документа, який виводиться в першій (службової) колонці журналу, буде знята синя галочка.

Ще раз клацніть правою кнопкою миші на документі і виберіть у випадаючому меню пункт «Змінити час документа». Відкриється діалогове вікно, за допомогою якого можна встановити час проведення документа:

• в початок дня, тобто на десять секунд раніше першого зареєстрованого цього дня документа;

• в кінець дня, тобто на десять секунд пізніше записи останнього за цей день документа;

• на поточний час (за свідченнями годинника комп'ютера);

• на будь-який довільний час.

Після цього документ потрібне перепровести. Якщо документів, час яких потрібно змінити, дуже багато, спочатку відмініть проведення потрібних документів за вибраний період, а потім проведіть їх знов. Це можна зробити обробкою «Проведення документів» з меню «Операції» або майстром «Обработка документів» з меню «Сервіс». А якщо встановити прапорець «Запрошувати час при введенні документів і операцій» на закладці «Бухгалтерія» вікна настройки параметрів системи, то вікно “Время документа” з'являтиметься кожного разу при проведенні документа. Тоді користувачі указуватимуть час створення документів явним чином.