2. Форма введення бухгалтерської проводки

Спроба введення в журнал операцій нового рядка приведе до того, що на екрані розгорнеться нове вікно, що містить поля для введення реквізитів операції і складових її проводок.

Вікно для введення проводок операції показане на рисунку. У вікні відображено дві області введення реквізитів. У верхній частині вводяться реквізити, що є загальними для всіх проводок операції. До їхнього складу входять:

Дата – дата здійснення господарської операції;

Номер – номер операції, Номера операцій є фактично номерами документів, яким вони належать. Операції уведені вручну, відповідно мають окрему нумерацію, як приналежним документам спеціального виду «Операція»;

Сума операції – сума операції. Числове значення, що відображає загальну чи основну суму операції. Дане значення довільно задається користувачем при введенні операції чи автоматично визначається при формуванні операції. Сума операції ніяк не впливає на бухгалтерські підсумки і служить тільки як додатковий коментар до операції;

Зміст – короткий опис операції.

У нижній частині вводяться проводки. Нижня частина побудована у вигляді багатострочної, багатографної таблиці і розрахована на введення довільного числа проводок, оскільки одна операція може породжувати велику кількість проводок. Кожна проводка описується набором реквізитів, причому не завжди потрібно заповнювати всі реквізити. Проте, розглянемо найбільш повну структуру проводки.

№	Дт	Субконто Дт	Кт	Субконто КТ	Валюта	Кол-во	ВалСум	Сумма
					Курс	СодПров			№Ж
1	2	3	6	7	10	12	13	14
		4		8	11	15		16
		5		9

1. № – порядковий номер проводки, що входить в операцію. Нумерація здійснюється програмою автоматично, але при необхідності може бути змінена користувачем вручну.

2. Дт – рахунок дебету проводки.

3,4,5 СубконтоДт – у цю графу вводяться субконто рахунка дебету. У даній графі реально може бути присутнім кілька стовпчиків чи рядків у залежності від максимальної кількості вимірів аналітичного обліку, який встановлено при конфігуруванні системи. У розглянутій конфігурації графа містить три рядки, що свідчить про те, що кожен рахунок може мати до трьох аналітичних вимірів. При введенні, проводки бухгалтер повинен визначити конкретні значення для всіх субконто, прикріплених до рахунка що дебетує. Якщо на рахунку не передбачений аналітичний облік, то реквізити 4, 5 не вводяться, якщо на рахунку передбачено менш трьох аналітичних розрізів – незадіяні субконто не заповнюються.

6. Кт – рахунок кредиту проводки.

7,8,9 СубконтоКт – вводяться субконто рахунка кредиту. Дані реквізити мають той же зміст і призначення, як і у випадку субконто рахунка дебету.

10. Валюта - валюта проводки, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки.

11. Курс – поточний курс валюти на дату операції. Він вводиться автоматично з довідника валют при визначенні попереднього реквізиту, при бажанні може бути введений бухгалтером вручну.

12. Кол-во – кількість, заповнюється, якщо в проводці на одному з рахунків ведеться кількісний облік.

13. Вал.Сум – сума у валюті, вводиться в тому випадку, якщо в проводці задіяні валютні рахунки.

14. Сума – сума операції в базовій валюті (гривнева сума) Даний реквізит вводиться вручну чи розраховується автоматично на підставі реквізитів які введено раніше, наприклад при уведенні валютних операцій сума може бути розрахована як добуток валютної суми на курс, також, якщо в проводку введено кількість, то сума може бути розрахована шляхом множення кількості на ціну.

15. Сод.Пров – вводиться текст, що пояснює зміст проводки.

16. №Ж – вводиться номер журналу, що представляє собою довільну комбінацію букв і цифр. У наступному цей номер може бути використано як додаткову ознаку, що групується, а також використовується за для швидкого пошуку й добору проводок. Надалі, в якості номерів журналів будемо вводити наступні умовні позначки, що показують приналежність операції до деякої ділянки обліку:

СО – введення початкових залишків;

БК – операції по банку касі;

ЗМ – операції закриття (завершення) місяця;

ЗП – операції по обліку заробітної плати;

ЗТ – операції по обліку витрат на виробництво;

МП – операції по обліку (МШВ);

МТ– операції по обліку матеріальних цінностей;

ОС – операції по обліку основних коштів;

ТВ – реалізація товарів (готової продукції);

УК – облік статутного капіталу;

ФР – облік фінансових результатів.