4.6. Форма представления документов при камеральной налоговой проверке. Копии документов

Документы, которые налоговый орган требует в ходе камеральной проверки, налогоплательщик представляет в виде копий. Копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Это следует из абз. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ (см. также форму требования о представлении документов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@)).

При этом налоговики не вправе требовать нотариального удостоверения таких документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Примечание

Подробнее о том, как следует оформить копии документов, см. разд. 13.6 "Форма представления документов при выездной проверке".

На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.

Такое требование неправомерно. Это следует из ст. 93 НК РФ, которая такую обязанность не предусматривает. Вы должны передать налоговому органу заверенные копии документов в бумажном виде, а от представления их электронных копий можете отказаться.

Обратите внимание!

В отдельных случаях налогоплательщики имеют право представить документы по требованию налогового органа не в бумажном, а в электронном виде. Порядок направления документов по телекоммуникационным каналам связи должна установить ФНС России (абз. 3, 4 п. 2 ст. 93 НК РФ). Воспользоваться такой возможностью налогоплательщики смогут после разработки необходимых правовых актов и программного обеспечения (Письмо ФНС России от 03.09.2010 N АС-37-2/10613@ (п. 2)).

Подробнее об этом вы можете узнать в разд. 4.8 "Способы представления документов при камеральной проверке".

4.6.1. Право налогового инспектора на ознакомление с подлинниками документов при камеральной проверке

В случае необходимости при камеральной проверке налоговый инспектор вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Минфин России уточняет, что такая необходимость может возникнуть, например, в следующих ситуациях (п. 2 Письма от 11.01.2009 N 03-02-07/1-1):

- налоговый орган обнаружил несоответствие имеющихся у него сведений тем сведениям, которые представил налогоплательщик;

- необходима сверка представленных копий с соответствующими оригиналами документов.

Отметим, что налоговики вправе ознакомиться с подлинниками только тех документов, которые они вправе истребовать у вас в ходе проводимой камеральной проверки. Это следует из п. п. 6 - 9 ст. 88 НК РФ.

Примечание

Подробнее о том, в каких случаях в ходе камеральной проверки налоговики вправе требовать у вас документы, см. начало настоящей главы.

Для этого налоговый орган должен вручить или направить вам по почте специальное уведомление. Его рекомендуемая форма приведена ФНС России в Письме от 08.10.2010 N АС-37-2/12931@ (Приложение N 2). Также в указанном Письме приведена рекомендуемая форма акта о противодействии проведению налоговой проверки (Приложение N 4). Такой акт составляется, если налогоплательщик не представил оригиналы документов для ознакомления.

С подлинниками налоговики знакомятся непосредственно в инспекции. Это связано с тем, что вся камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа (п. 1 ст. 88 НК РФ, см. также Письмо Минфина России от 11.01.2009 N 03-02-07/1-1 (п. 3)).

Отметим, что способ представления оригиналов документов непосредственно в налоговую инспекцию Налоговым кодексом РФ не установлен. Следовательно, вы можете выбрать любой. Однако не рекомендуем направлять подлинники почтой. Лучше передать их лично проверяющему инспектору. При этом, если инспектор захочет оставить документы на время у себя, обязательно оформите передачу подлинников актом. В нем перечислите все передаваемые документы с указанием их реквизитов и количества листов, а также подчеркните, что переданы оригиналы документов. Проверяющий должен поставить свою подпись на обоих экземплярах акта и один вернуть вам.

Примечание

Образец акта приема-передачи документов приведен в разд. 13.8 "Способы представления документов".

СИТУАЦИЯ: Можно ли представить оригиналы документов вместо копий

Из положений п. 2 ст. 93 НК РФ следует, что подлинники документов представляются только по соответствующему требованию налогового органа для ознакомления. А в общем случае налогоплательщик должен представить именно их копии.

Однако, если налогоплательщик самостоятельно передаст в налоговый орган подлинники документов, он исполнит свою обязанность и его не вправе привлечь к ответственности на основании ст. 126 НК РФ. Об этом говорят суды (Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 17.10.2006 N А82-17975/2005-28, ФАС Уральского округа от 04.02.2008 N Ф09-107/08-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 25.04.2008 N 5565/08)).

Примечание

С судебной практикой по данному вопросу применительно к выездным проверкам вы можете ознакомиться в разделе "Ситуация: Можно ли представить оригиналы документов вместо копий".

Приведенные там решения актуальны и для камеральных проверок. Ведь порядок представления документов и привлечения к ответственности за их непредставление не зависит от вида проводимой проверки (ст. 93 НК РФ).