13.10. Истребование документов при проведении выездной проверки по месту нахождения налогового органа

Если налогоплательщик не может предоставить помещение для проведения выездной проверки, она проводится, как правило, по месту нахождения налогового органа (абз. 2 п. 1 ст. 89 НК РФ).

Примечание

Дополнительную информацию о проведении выездной проверки по месту нахождения налогового органа см. в разд. 10.2 "Место проведения выездной проверки".

В таком случае с необходимыми для проверки документами налоговики не могут ознакомиться на территории налогоплательщика. И поэтому все документы они запрашивают в порядке ст. 93 НК РФ.

При этом проверяющие вправе требовать от налогоплательщика подлинники документов (абз. 3 п. 12 ст. 89 НК РФ).

При представлении в инспекцию подлинников документов не забудьте сопроводить их актом приема-передачи оригиналов или письмом с полным перечнем документов. На втором экземпляре письма (акта) инспектор (должностное лицо канцелярии) должен расписаться в получении документов и (или) поставить оттиск соответствующего штампа.

Направлять подлинники документов по почте мы вам настоятельно не рекомендуем.

Примечание

Образец составления акта приема-передачи документов и сопроводительного письма вы можете найти в разд. 13.8 "Способы представления документов".

13.11. Компенсация расходов на копирование и доставку истребованных документов

Как было сказано выше, налоговый орган в определенных случаях имеет право запросить у вас документы, касающиеся исчисления и уплаты налогов, а вы обязаны их представить. Для процедуры истребования документов при проведении налоговых проверок определена форма представления документов - их заверенные копии (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Это означает, что, получив требование о представлении копий определенных документов относительно предмета налоговой проверки, вы должны сделать копии этих документов и представить (доставить) их в налоговый орган.

К сожалению, налоговое законодательство не предусматривает компенсацию налоговыми органами ваших расходов на представление истребованных документов. А в п. 4 ст. 103 НК РФ указано, что убытки, которые причинены проверяемым правомерными действиями должностных лиц налоговых органов, возмещению не подлежат, если это прямо не указано в законодательстве.

Таким образом, изготовление копий документов и их доставка осуществляются за ваш счет, даже если таких документов очень много.

Понесенные затраты вы вправе учесть в расходах по налогу на прибыль. Такое право вам дает пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Но и подобная косвенная компенсация не гарантирована. Так, налоговики могут снять расходы по налогу на прибыль, указав на то, что они экономически необоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). Именно этот аргумент использован в Письме УФНС России по г. Москве от 04.07.2007 N 20-12/063378.

Правда, Письмо посвящено истребованию документов в порядке встречной проверки (ст. 93.1 НК РФ). Однако его выводы вполне применимы и к истребованию документов у проверяемого налогоплательщика.

Примечание

О понятии экономической обоснованности расходов, а также об основных тенденциях судебной практики по спорам об обоснованности расходов вы можете узнать в разд. 3.1.1.1 "Обоснованность расходов" Практического пособия по налогу на прибыль.