Глава 20. Общие требования налоговых органов к проверяемым документам

Как правило, основу налоговой проверки составляет анализ документов (ст. ст. 88, 89 НК РФ). В их числе:

- документы, которые представил сам налогоплательщик. В основном это его налоговая и бухгалтерская отчетность, документы, прилагаемые к налоговой отчетности, и т.п.;

- документы, которые налоговики специально истребуют или изымают в ходе проверки у налогоплательщика, его контрагентов или иных лиц, располагающих нужной информацией (ст. ст. 93, 93.1, 94 НК РФ). Это первичные бухгалтерские и налоговые документы, договоры, бухгалтерские и налоговые регистры и т.п.

Примечание

Подробнее о том, какие документы могут быть истребованы налоговым органом в ходе камеральной и выездной проверок, читайте в разд. 4.1 "Документы, которые могут быть истребованы при камеральной проверке" и разд. 13.1 "Какие документы могут быть истребованы при выездной проверке".

О выемке документов см. разд. 10.8.3 "Выемка документов и предметов".

Кроме того, в ходе выездной проверки налоговики имеют право доступа ко всем документам налогоплательщика, которые могут касаться исчисления и уплаты проверяемых налогов (п. 12 ст. 89 НК РФ).

Таким образом, проверке могут подвергнуть не только отчетность, но и практически все бухгалтерские документы, в том числе первичные и платежные, все документы налогового учета, учетную политику, а также договоры, доверенности, учредительные документы, внутренние приказы и любые другие документы налогоплательщика, которые связаны с предметом налоговой проверки.

Прежде всего налоговиков интересуют, конечно, наличие и содержание указанных документов.

Примечание

О том, в течение какого срока вы должны обеспечивать сохранность документов на случай налоговой проверки, рассказано в разд. 20.1 "Хранение, утрата и восстановление документов".

Помимо этого они обращают внимание и на их оформление. Каждый исследуемый документ обязательно проходит формальную проверку на наличие необходимых реквизитов и соблюдение всех правил оформления.

Это связано с двумя основными причинами.

Во-первых, по мнению контролирующих органов, недостатки оформления документов, как и отсутствие документов, могут сами по себе стать основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности по ст. ст. 119, 120, 126 НК РФ.

Во-вторых, формальные изъяны в документах дают налоговикам основания для того, чтобы не принимать их в качестве доказательств правомерности учета затрат в налоговых расходах, применения вычетов, льгот и тому подобных оснований для уменьшения сумм налогов к уплате. В результате они производят доначисления по проверяемым налогам, а также привлекают налогоплательщиков к ответственности за их неуплату (ст. ст. 122, 123 НК РФ).

Ниже рассмотрим подробнее основные требования к оформлению некоторых видов документов и последствия их нарушения.

20.1. Хранение, утрата и восстановление документов

Порядок хранения бухгалтерской документации определен в п. п. 6.1 - 6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 <1> (далее - Положение о документообороте). Его можно использовать и для организации хранения прочих документов налогоплательщика, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов.

--------------------------------

<1> Положение о документообороте применяется в части, в которой оно не противоречит нормам Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ и других нормативных правовых актов, принятых в соответствии с этим Законом.

Обратите внимание!

Документы можно хранить и в электронном виде. Однако при этом вы должны обеспечить, чтобы они были подписаны электронно-цифровой подписью уполномоченных лиц с соблюдением требований п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ. Такие разъяснения дал Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314.

Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение организации или индивидуального предпринимателя к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета по п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы организации (предпринимателю) грозит доначисление налогов, пеней и штрафа по п. 3 ст. 120 или ст. ст. 122, 123 НК РФ в зависимости от квалификации правонарушения.

Примечание

О том, как разграничиваются правонарушения, предусмотренные п. 3 ст. 120 и ст. 122 НК РФ, см. разд. 8.2.3 "Налоговая ответственность при представлении уточненной декларации (расчета) в ходе камеральной проверки".

Нарушение порядка и сроков хранения учетных документов, которое привело к искажению сумм начисленных налогов и сборов или хотя бы одной статьи бухгалтерской отчетности на 10% и больше, влечет наложение на должностное лицо организации административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Обратите внимание!

Вопреки расхожему мнению за хранение бухгалтерской документации отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации (п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации. Передача оформляется внутренним приказом (распоряжением).

В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за недостатки хранения документации.

Отметим, что индивидуальный предприниматель не может быть привлечен к ответственности, которая установлена ст. 15.11 КоАП РФ (ст. 15.3 КоАП РФ).

Примечание

О том, что следует предпринять при утрате документов, см. разд. 20.1.2 "Утрата и восстановление документов".