13.9.1. Истребование отсутствующих документов

Иногда бывает, что налоговики требуют у налогоплательщика документы, которых у него нет. Причины могут быть разные, например:

- документы переданы по требованию другому органу власти или изъяты правоохранительными органами;

- документ передан другому лицу, а налогоплательщик не обязан хранить у себя его оригинал или заверенную копию;

- документы утрачены вследствие пожара, залива, других подобных обстоятельств;

- документы утеряны налогоплательщиком или похищены;

- документы, которых у налогоплательщика никогда не было и не должно быть.

Например, организация "Бета" применяет упрощенную систему налогообложения. Она не является плательщиком НДС, не исчисляет и не уплачивает данный налог (п. 2 ст. 346.11 НК РФ). Налоговый орган выставляет требование о представлении журналов полученных и выставленных счетов-фактур.

Данные документы у организации "Бета" отсутствуют, поскольку неплательщики НДС не должны их составлять;

- документы уничтожены в связи с истечением срока хранения <6>.

--------------------------------

<6> Напомним, что налогоплательщики, по общему правилу, обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Об исключениях из этого правила подробно рассказано в гл. 20 "Общие требования налоговых органов к проверяемым документам".

В этих случаях представить документы налоговикам невозможно по объективным причинам.

Однако на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

Причина отсутствия документов	Решения судов, в которых причина признана уважительной
Утрачены при пожаре	Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.06.2010 N А32-47682/2009, ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008, ФАС Дальневосточного округа от 28.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4557, ФАС Северо-Западного округа от 30.07.2007 N А26-7118/2006-25 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 18.10.2007 N 13416/07)
Изъяты следственными органами	Постановления ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 06.08.2009 N ВАС-9758/09), ФАС Уральского округа от 10.01.2008 N Ф09-10883/07-С2
Утрачены вследствие залива помещений налогоплательщика, где хранились документы	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)
Утеряны налогоплательщиком	Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.08.2010 N А32-7746/2010-58/156
Не составлялись или отсутствуют, поскольку у налогоплательщика не было обязанности их составлять (иметь на руках)	Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008, от 15.08.2006 N А17-6893/5-2005, от 06.03.2006 N А17-2408/5-2005, ФАС Поволжского округа от 28.12.2009 N А49-2910/2009, ФАС Северо-Западного округа от 18.06.2010 N А56-79155/2009, от 25.01.2008 N А42-6974/2006
Уничтожены в связи с истечением срока хранения	Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

В любом случае при получении требования о представлении документов, которыми вы не располагаете, имеет смысл уведомить налоговую инспекцию об отсутствии запрошенных документов и причинах их отсутствия. Сделать это надо в первый же рабочий день после получения требования (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению приложите копии документов, которыми вы можете подтвердить причины отсутствия истребуемых документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Заметим, что своевременное направление уведомления может помочь избежать лишних споров с проверяющими. Ведь они могут исследовать ваши доказательства и согласиться с тем, что вы действительно не можете представить соответствующие документы.

ПРИМЕР

уведомления налогового органа об отсутствии запрошенных документов

Ситуация

Руководителю ООО "Бета" Г.Н. Балашеву 17 февраля 2010 г. инспектором, проводящим выездную проверку, было вручено Требование о представлении документов от 17.02.2010 N 139/09-Т. Согласно данному требованию организации предписывалось представить в 10-дневный срок копии значительного количества документов, включая копии книг покупок и журналов полученных счетов-фактур организации за 2008 г.

В 2008 г. ООО "Бета" применяло упрощенную систему налогообложения. Поэтому таких документов у организации нет.

Решение

На следующий день после получения требования бухгалтер организации "Бета" вручила проверяющему инспектору уведомление об отсутствии запрошенных документов с приложениями и попросила поставить отметку о получении с датой и подписью на втором экземпляре уведомления. Текст уведомления следующий:

ИФНС России N 55 по г. Москве

173000, г. Москва,

ул. Малахова, д. 32

от ООО "Бета",

ИНН 7755135520, КПП 775501001,

173000, г. Москва,

ул. Малахова, д. 28

Исх. N 18/2010 от 22.02.2010

На N 139/09-Т от 17.02.2010

Уведомление

об отсутствии запрошенных документов

ООО "Бета" в соответствии с п. 3 ст. 93 НК РФ уведомляет, что запрошенные согласно Требованию о представлении документов от 17.02.2010 N 139/09-Т книги покупок ООО "Бета" за I, II, III и IV кварталы 2008 г. и журналы учета полученных счетов-фактур ООО "Бета" за I, II, III и IV кварталы 2008 г. не могут быть представлены в ИФНС России N 55 по г. Москве в установленный срок по следующей причине.

Указанные документы у общества отсутствуют в связи с тем, что ООО "Бета" в 2008 г. в качестве налогового режима применяло упрощенную систему налогообложения и не являлось в этот период плательщиком НДС на основании п. 2 ст. 346.11 НК РФ.

Прочие документы будут представлены согласно указанному Требованию в установленный срок.

Приложения:

1) декларация ООО "Бета" по УСН за I квартал 2008 г. с отметкой налогового органа о принятии;

2) декларация ООО "Бета" по УСН за I полугодие 2008 г. с отметкой налогового органа о принятии;

3) декларация ООО "Бета" по УСН за 9 месяцев 2008 г. с отметкой налогового органа о принятии;

4) декларация ООО "Бета" по УСН за 2008 г. с отметкой налогового органа о принятии.

Балашев

Генеральный директор ООО "Бета" ----------- Г.Н. Балашев